Frage aus der Praxis
Was passiert, wenn die Leitung des Family Office ausfällt?
Stand: 11. Oktober 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE
Kurzantwort
In vielen Family Offices hängt das Wissen an einer oder zwei Personen. Fallen sie aus, fehlen Passwörter, Ansprechpartner, Fristen und der Überblick über Strukturen. Vorsorge heißt: Stellvertretung regeln, Vollmachten und Zeichnungsrechte doppelt besetzen, einen Notfallordner führen und das Wissen über Strukturen, Vermögen und Fristen in einem System statt in Köpfen und Postfächern halten.
Die häufigsten Lücken
- Nur eine Person kennt alle Bankzugänge und Ansprechpartner.
- Zeichnungsrechte und Vollmachten sind nicht doppelt besetzt.
- Fristen liegen in einem persönlichen Kalender.
- Dokumente liegen verstreut in Postfächern und lokalen Ordnern.
- Die Struktur der Familie existiert nur im Kopf der Leitung.
Vorsorge
Eine benannte Stellvertretung mit regelmäßigem Einblick, doppelt besetzte Vollmachten bei Banken, ein Notfallordner mit Kontakten, Zugängen (sicher verwahrt) und Abläufen sowie ein jährlicher Test: Kann die Stellvertretung eine Zahlung freigeben, einen Monatsbericht erstellen und eine Bankanfrage beantworten?
Praxis: Systeme statt Köpfe
Der wichtigste Schritt ist, Wissen aus Köpfen in ein gemeinsames System zu bringen. In FLIORE liegen Strukturen, Rollen, Vermögen, Dokumente, Fristen und Entscheidungen an einem Ort, mit Rechten je Rolle und Prüfprotokoll. Eine Stellvertretung kann so innerhalb von Stunden übernehmen – nicht erst nach Wochen der Rekonstruktion.
Kurz-Checkliste
- Stellvertretung benennen und regelmäßig einbinden.
- Bankvollmachten und Zeichnungsrechte doppelt besetzen.
- Notfallordner mit Kontakten und Abläufen anlegen.
- Zugangsdaten sicher und mit Notfallzugriff verwahren.
- Den Ernstfall einmal jährlich durchspielen.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Notfallordner?
Kontakte zu Banken, Beratern und Familie, Übersicht über Strukturen und Vollmachten, laufende Fristen, Hinweise auf Zugänge und die wichtigsten Abläufe – etwa Zahlungen und Monatsbericht.
Wer sollte die Stellvertretung übernehmen?
Eine Person im Team oder ein vertrauter externer Partner, die regelmäßig Einblick hat und die Abläufe kennt.
Wie bewahre ich Zugangsdaten sicher auf?
In einem professionellen Passwortmanager mit Notfallzugriff oder versiegelt an einem sicheren Ort – nie unverschlüsselt in Dokumenten.
Wie oft sollte der Notfallplan getestet werden?
Mindestens einmal jährlich.
Quellen
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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