Leitfaden Technologie
Das Datenmodell des Familienvermögens
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein tragfähiges Datenmodell bildet das Familienvermögen als Netz ab: Personen und Rechtsträger sind Objekte, Rollen und Beteiligungen sind datierte Beziehungen mit Quoten, Konten und Vermögenswerte gehören Rechtsträgern, Bewertungen tragen Datum, Quelle und Währung. Wer Historie, Stammdaten und Originalwährungen von Anfang an richtig modelliert, kann Konsolidierung, wirtschaftlich Berechtigte, Meldungen und Berichte aus derselben Quelle ableiten.
Warum das Modell entscheidet
Ob ein Family Office Fragen in Minuten oder in Tagen beantwortet, entscheidet sich im Datenmodell. Liegen Personen in mehreren Tabellen, Beteiligungen als Text in einer Spalte und Bewertungen ohne Datum vor, lässt sich weder das Vermögen je Familienstamm noch die Liste der wirtschaftlich Berechtigten zuverlässig berechnen. Ein gutes Modell bildet die Wirklichkeit so ab, dass sich jede wiederkehrende Frage aus denselben Daten beantworten lässt – ohne Nacherfassung.
Die Kernobjekte
| Objekt | Wichtige Merkmale | Beziehungen |
|---|---|---|
| Person | Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Wohnsitze, Steuerdomizile mit TIN, Ausweise mit Ablaufdatum | Rollen in Rechtsträgern, Vollmachten |
| Rechtsträger | Rechtsform, Sitz, Registernummer, LEI, Klassifizierung für CRS und FATCA | Beteiligungen, Organe, Konten |
| Rolle | Art (Gesellschafter, Stifter, Trustee, Begünstigter …), gültig von–bis | Verbindet Person bzw. Rechtsträger mit Rechtsträger |
| Beteiligung | Quote Kapital, Quote Stimmen, gültig von–bis | Rechtsträger an Rechtsträger, Person an Rechtsträger |
| Konto und Depot | Bank, IBAN, Währung, Inhaber | Gehört einem Rechtsträger oder einer Person |
| Vermögenswert | Art, Kennung, Originalwährung | Gehalten über Konto oder direkt |
| Bewertung | Datum, Wert, Währung, Quelle, Methode | Gehört zu einem Vermögenswert |
| Dokument | Typ, Version, gültig bis, Vertraulichkeit | Zu Person, Rechtsträger oder Vorgang |
Grundsätze
- Eine Person, ein Datensatz: Stammdaten werden einmal geführt und überall verwendet, nicht je Mandat kopiert.
- Beziehungen statt Text: Rollen und Beteiligungen sind eigene Datensätze mit Quoten und Gültigkeit, keine Freitextfelder.
- Historie bewahren: Änderungen beenden alte Einträge mit Datum, statt sie zu überschreiben – nur so lässt sich sagen, wer wann berechtigt war.
- Originalwährung behalten: Umgerechnet wird in der Auswertung, nicht beim Speichern.
- Herkunft jeder Zahl: Bewertungen mit Datum, Quelle und Methode.
- Prüfpfad: Jede Änderung mit Person und Zeitpunkt.
Zwei Zeitachsen
Für Family Offices ist eine Unterscheidung besonders wertvoll: die Zeit, in der ein Sachverhalt galt, und die Zeit, in der er erfasst wurde. Wird eine Anteilsübertragung vom März erst im Juni erfasst, muss eine Auswertung per April den neuen Stand zeigen können – und gleichzeitig nachvollziehbar bleiben, was ein Bericht im April tatsächlich ausgewiesen hat. Gültigkeitsdatum und Erfassungszeitpunkt getrennt zu führen, beantwortet beide Fragen.
Vom Modell zu den Antworten
- Konsolidiertes Vermögen: Beteiligungen mit Quoten durchrechnen, Bewertungen zum Stichtag in die Reporting-Währung umrechnen.
- Wirtschaftlich Berechtigte: Rollen und Beteiligungen nach den Regeln der jeweiligen Rechtsordnung auswerten.
- AIA/CRS: Klassifizierung der Rechtsträger, beherrschende Personen aus Rollen, Steuerdomizile mit TIN.
- Fristen: Ablaufdaten von Ausweisen, Vollmachten und Dokumenten, Prüfintervalle aus der Risikostufe.
- Berichte: Sichten je Person, Familienstamm, Struktur oder Vermögensklasse.
Praxisbeispiel (vereinfacht)
Ein Family Office führte Beteiligungen bisher in einer Tabelle mit einer Spalte «Eigentümer». Als ein Sohn 20 Prozent der Holding geschenkt erhielt, wurde der Eintrag überschrieben. Ein Jahr später fragte die Bank, wer zum Zeitpunkt einer früheren Transaktion wirtschaftlich berechtigt war – die Antwort liess sich nur aus E-Mails rekonstruieren. Im neuen Modell endet die alte Beteiligung mit Datum, die neue beginnt; die Abfrage per Stichtag liefert die Antwort in Sekunden.
Typische Modellierungsfehler
Die meisten Datenprobleme im Family Office gehen auf wenige Modellierungsfehler zurück, die sich anfangs harmlos anfühlen und später teuer werden:
- Eigentümer als Textfeld: Wer «Familie Muster» in eine Spalte schreibt, kann weder Quoten rechnen noch wirtschaftlich Berechtigte bestimmen.
- Kopierte Personen: Dieselbe Person existiert in drei Mandaten mit unterschiedlichen Adressen – welche gilt?
- Überschriebene Historie: Eine Anteilsübertragung ersetzt den alten Eintrag, die frühere Lage ist verloren.
- Umgerechnete Werte gespeichert: Werte werden in der Reporting-Währung abgelegt, die Originalwährung geht verloren und spätere Auswertungen werden falsch.
- Bewertungen ohne Datum und Quelle: Niemand weiß mehr, wie aktuell eine Zahl ist.
- Dokumente ohne Bezug: Dateien in Ordnern statt verknüpft mit Person, Rechtsträger und Ablaufdatum.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE folgt diesen Grundsätzen: Personen werden einmal geführt und über datierte Rollen mit Mandaten verknüpft, Beteiligungen tragen Quoten und Gültigkeit, Werte behalten ihre Originalwährung, Bewertungen ihr Datum, und jede Änderung steht im Prüfprotokoll. Daraus rechnen Konsolidierung, Risikobeurteilung, AIA/CRS-Vorabprüfung und Berichte.
Auf einen Blick
| Kernobjekte | Person, Rechtsträger, Rolle, Beteiligung, Konto, Vermögenswert, Bewertung, Dokument |
|---|---|
| Wichtigster Grundsatz | Historie bewahren statt überschreiben |
| Zwei Zeitachsen | Gültigkeit und Erfassungszeitpunkt getrennt |
Häufige Fragen
Warum nicht einfach Tabellen je Bank?
Weil Fragen über Banken, Strukturen und Personen hinweg gestellt werden. Tabellen je Bank zwingen zu manueller Zusammenführung und erzeugen Widersprüche.
Wozu braucht es Gültigkeitsdaten bei Rollen?
Um sagen zu können, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Stifter, Trustee oder wirtschaftlich berechtigt war – eine typische Frage von Banken, Behörden und Prüfern.
Was ist ein LEI?
Der Legal Entity Identifier ist eine weltweit eindeutige 20-stellige Kennung für Rechtsträger. Er erleichtert die eindeutige Zuordnung, etwa im Wertpapierhandel.
Wie wird mit Kapital- und Stimmrechtsquoten umgegangen?
Getrennt, wo sie abweichen, etwa bei Stimmrechtsaktien. Für die Vermögenssicht zählt das Kapital, für die Kontrolle oft die Stimmen.
Sollen Dokumente im selben System liegen?
Ja, verknüpft mit Person, Rechtsträger oder Vorgang. So lassen sich Ablaufdaten überwachen und Unterlagen für Banken gezielt zusammenstellen.
Was passiert bei einem Systemwechsel?
Ein sauberes Modell lässt sich vollständig exportieren und übernehmen. Je strukturierter die Daten, desto geringer der Migrationsaufwand.
Wie detailliert sollen Vermögenswerte erfasst werden?
So detailliert, wie es Berichte und Steuern verlangen: liquide Wertschriften einzeln mit Kennung, illiquide Anlagen je Beteiligung mit Bewertung, Sachwerte je Objekt. Feinere Erfassung ohne Nutzen erhöht nur den Pflegeaufwand.
Wer pflegt die Stammdaten?
Eine klar zuständige Person je Datenart, mit Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Änderungen wie Bankverbindungen. Jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Wie geht man mit widersprüchlichen Daten verschiedener Banken um?
Mit einer festgelegten führenden Quelle je Datenart und einer Abstimmung: Bestände kommen von der verwahrenden Bank, Stammdaten vom Family Office, Bewertungen illiquider Anlagen von der jeweiligen Bewertungsquelle. Abweichungen werden geklärt und dokumentiert.
Quellen
- GLEIF – Legal Entity Identifier (ISO 17442)
- ISO 20022 – Nachrichtenstandard
- OECD – Common Reporting Standard (Datenfelder, TIN)
- ISO – Währungscodes (ISO 4217) und Länderkodes (ISO 3166)
- FATF – Guidance on Beneficial Ownership
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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