Regulierung Deutschland
Aufbewahrungsfristen im deutschen Family Office
Stand: 10. Oktober 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE
Kurzantwort
In Deutschland sind Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine verkürzte Frist von acht Jahren; Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Unterlagen zu den GwG-Sorgfaltspflichten sind fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufzubewahren, längstens zehn Jahre. Elektronische Aufbewahrung muss den GoBD entsprechen; danach sind personenbezogene Daten zu löschen.
Fristen im Überblick
- Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte: zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
- Buchungsbelege: acht Jahre – verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, Übergangsregeln beachten.
- Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre.
- GwG-Unterlagen: fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. Durchführung der Transaktion, längstens zehn Jahre (§ 8 GwG).
Elektronische Aufbewahrung nach GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Änderungen müssen nachvollziehbar sein; eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege erfasst und archiviert werden.
Aufbewahrung und DSGVO
Personenbezogene Daten dürfen so lange gespeichert werden, wie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; danach sind sie zu löschen. Ein Family Office sollte deshalb für jede Dokumentkategorie die Frist kennen. FLIORE legt Dokumente je Mandat mit Kategorie, Gültigkeit und Prüfprotokoll ab; Änderungen und Löschungen sind nachvollziehbar.
Praxis: eine Aufbewahrungsmatrix
Eine Matrix mit Dokumentkategorie, Rechtsgrundlage, Frist, Fristbeginn und Verantwortlichen schafft Klarheit. Sie zeigt, was nach Ablauf gelöscht werden darf, und verhindert, dass GwG-Unterlagen oder Buchungsbelege zu früh vernichtet werden. Ein jährlicher Durchgang nach dem Jahresabschluss genügt in der Regel.
Auf einen Blick
| Bücher, Abschlüsse | 10 Jahre |
|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre (seit 2025) |
| Handelsbriefe | 6 Jahre |
| GwG-Unterlagen | 5 Jahre nach Ende der Beziehung, längstens 10 Jahre |
Häufige Fragen
Gilt die verkürzte Frist von acht Jahren für alle Belege?
Sie gilt für Buchungsbelege; für bestimmte Bereiche gibt es Übergangs- und Sonderregeln. Im Einzelfall mit dem Steuerberater klären.
Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
Grundsätzlich ja, wenn das ersetzende Scannen GoBD-konform erfolgt und dokumentiert ist. Ausnahmen gelten für bestimmte Originale.
Wann beginnt die Frist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist bzw. die letzte Eintragung erfolgte.
Quellen
- Abgabenordnung (§ 147 AO) – Gesetze im Internet
- Bundesministerium der Finanzen – GoBD
- Geldwäschegesetz (§ 8 GwG)
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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