Vergleich
Family-Office-Software oder CRM?
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein CRM verwaltet Kontakte, Termine und Verkaufschancen. Ein Family Office braucht dagegen ein Datenmodell für Strukturen, Beteiligungsquoten, Rollen wie Stifter oder Trustee, Vermögenswerte, Sorgfaltspflichten und Dokumente. Ein angepasstes CRM kann Kontakte gut abbilden, stößt aber bei Durchschau, Bewertung und Compliance an Grenzen. Für Multi Family Offices kann ein CRM für die Akquise neben der Family-Office-Software sinnvoll sein.
Unterschiedliche Datenmodelle
Im CRM stehen Personen und Firmen mit Kontaktdaten, Aktivitäten und Verkaufschancen im Mittelpunkt. Beziehungen sind einfache Verknüpfungen. Im Family Office sind Beziehungen das Wesentliche: Wer hält wie viel woran, wer ist Stifter, Trustee, Protektor oder Begünstigter, wer ist wirtschaftlich berechtigt? Diese Beziehungen tragen Quoten, Zeiträume und rechtliche Bedeutung – und daraus werden Vermögen, Risiko und Meldepflichten berechnet.
Vergleich
| CRM | Family-Office-Software | |
|---|---|---|
| Kernobjekt | Kontakt und Verkaufschance | Mandat mit Struktur und Vermögen |
| Beziehungen | Einfache Verknüpfungen | Beteiligungen mit Quoten und Rollen |
| Vermögen | Nicht vorgesehen | Konsolidiert, mehrwährungsfähig, mit Durchschau |
| Compliance | Allenfalls Felder | Wirtschaftlich Berechtigte, Risiko, Screening, Fristen |
| Dokumente | Anhänge | Verschlüsselter Speicher mit Versionen und Freigaben |
Warum angepasste CRMs oft scheitern
Viele Family Offices beginnen mit einem flexibel anpassbaren CRM. Mit eigenen Feldern und Objekten lässt sich vieles nachbauen. Die Grenzen zeigen sich bei der Berechnung: Durchschau über mehrere Ebenen, Währungsumrechnung, Performance und die Ableitung wirtschaftlich Berechtigter aus Quoten verlangen Logik, die ein CRM nicht mitbringt. Was dann entsteht, ist eine individuelle Entwicklung mit entsprechendem Wartungsaufwand.
Wann ein CRM sinnvoll ist
- Multi Family Offices mit aktiver Akquise neuer Familien.
- Pflege eines großen Netzwerks von Banken, Beratern und Co-Investoren.
- Marketing und Veranstaltungen.
Saubere Aufteilung
- CRM für Interessenten, Netzwerk und Vertrieb.
- Family-Office-Software für Mandate, sobald eine Familie Kundin wird.
- Übergang klar definieren: Welche Daten wandern bei Mandatsbeginn mit?
- Vertrauliche Mandatsdaten nicht im CRM speichern.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE ist auf Mandate ausgerichtet: Personen und Rechtsträger mit Rollen und Quoten, konsolidiertes Vermögen, Risikobeurteilung, Screening, Dokumente und Fristen. Über die offene API lassen sich Daten mit anderen Systemen verbinden.
Auf einen Blick
| CRM | Kontakte, Aktivitäten, Vertrieb |
|---|---|
| Family-Office-Software | Strukturen, Vermögen, Compliance |
| Typische Kombination | CRM für Akquise, Family-Office-Software für Mandate |
Häufige Fragen
Kann man ein CRM zur Family-Office-Software ausbauen?
Technisch teilweise, mit erheblichem Entwicklungs- und Wartungsaufwand. Berechnungen wie Durchschau, Performance und wirtschaftlich Berechtigte müssen dann selbst gebaut und gepflegt werden.
Braucht ein Single Family Office ein CRM?
Selten. Es betreut eine Familie und braucht vor allem eine Gesamtsicht über Strukturen und Vermögen. Kontakte zu Banken und Beratern lassen sich dort mitführen.
Wie werden die Systeme verbunden?
Über Schnittstellen oder einen definierten Export bei Mandatsbeginn. Wichtig ist, dass vertrauliche Vermögensdaten nicht ins CRM zurückfließen.
Welche Daten gehören nicht ins CRM?
Vermögenswerte, KYC-Unterlagen, Ausweiskopien und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten. Sie verlangen einen Speicher mit strengeren Zugriffsrechten.
Wann lohnt sich ein CRM für ein Multi Family Office?
Wenn aktiv neue Familien gewonnen werden und viele Gespräche, Veranstaltungen und Empfehlungen zu verfolgen sind. Für die Betreuung bestehender Familien ist es kein Ersatz für eine Plattform mit Strukturen, Vermögen und Compliance.
Wie wird ein Interessent zum Mandat?
Mit einem klaren Übergang: Nach der Mandatsvereinbarung werden die nötigen Grunddaten übernommen, die KYC-Abklärungen beginnen in der Family-Office-Software, und vertrauliche Angaben werden ab diesem Zeitpunkt nur noch dort geführt.
Quellen
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 – EUR-Lex
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) – Fedlex
- FATF – Guidance on Beneficial Ownership of Legal Persons
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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