Ratgeber
Family-Office-Team aufbauen: Rollen, Reihenfolge, Risiken
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein Family-Office-Team beginnt meist mit einer Leitungsperson, die das Vertrauen der Familie hat, und einer Fachkraft für Finanzen und Administration. Danach folgen je nach Schwerpunkt Investment, Compliance oder Rechnungswesen. Vieles bleibt ausgelagert: Vermögensverwaltung, Steuern, Recht, IT-Betrieb. Entscheidend sind klare Rollen, Stellvertretungen und eine Arbeitsweise, die Wissen dokumentiert statt in Köpfen speichert.
Die typische Reihenfolge
- Leitung: Vertrauensperson der Familie, Generalist mit Führungserfahrung.
- Finanzen und Administration: Buchhaltung, Zahlungen, Reporting, Dokumente.
- Schwerpunktfunktion: Investment (CIO) bei großem liquidem Vermögen, Compliance bei vielen Strukturen und regulierten Tätigkeiten.
- Assistenz und Familienservice: Termine, Reisen, Liegenschaften, Versicherungen.
- Weitere Spezialisten, sobald Volumen und Komplexität es rechtfertigen.
Intern oder extern?
Intern gehört, was Vertrauen, Gesamtsicht und Steuerung verlangt: Koordination, Reporting, Kontrolle der Dienstleister, Vorbereitung von Entscheidungen. Extern lässt sich gut einkaufen, was spezialisiertes Fachwissen oder Skaleneffekte braucht: Vermögensverwaltung einzelner Mandate, Steuererklärungen, Rechtsberatung, IT-Betrieb, Lohnbuchhaltung. Die Grenze verschiebt sich mit der Größe; ein schlankes Team mit guter Technologie kann erstaunlich viel leisten.
Profile und Rekrutierung
Gesucht sind Menschen, die Diskretion, Urteilsvermögen und Generalistenwissen verbinden. Viele kommen aus Privatbanken, Wirtschaftsprüfung, Treuhand oder Unternehmensfinanzierung. Neben Fachwissen zählt die Passung zur Familie: Ein Family Office ist eine kleine Organisation mit enger Beziehung zu den Eigentümern. Referenzen und eine Probezeit mit klaren Zielen sind wichtiger als in großen Unternehmen.
Schlüsselpersonenrisiko begrenzen
- Jede Rolle mit einer Stellvertretung besetzen, auch wenn sie extern ist.
- Abläufe, Zugänge und Fristen dokumentieren, nicht nur im Kopf behalten.
- Vollmachten und Zeichnungsrechte so verteilen, dass niemand allein handeln muss.
- Daten zentral führen statt in persönlichen Ablagen und Postfächern.
- Nachfolge für die Leitung frühzeitig besprechen.
Vergütung und Bindung
Family Offices konkurrieren mit Banken und Beratungsunternehmen um Personal. Neben einem marktgerechten Fixgehalt helfen langfristige Komponenten, Weiterbildung und die besondere Qualität der Aufgabe: Nähe zu Entscheidungen, Vielfalt und Kontinuität. Vertraulichkeitspflichten und Konkurrenzklauseln gehören in jeden Arbeitsvertrag.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE unterstützt schlanke Teams mit Rollen und Rechten, Aufgaben mit Fälligkeiten, Prüfprotokoll und einem Handbuch zu jedem Modul. So bleibt Wissen im System, wenn Personen wechseln, und neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht.
Auf einen Blick
| Erste Besetzungen | Leitung und Finanzen/Administration |
|---|---|
| Typisch ausgelagert | Vermögensverwaltung, Steuern, Recht, IT-Betrieb |
| Größtes Risiko | Wissen in den Köpfen weniger Personen |
Häufige Fragen
Wie groß ist ein typisches Family-Office-Team?
Die Spannweite ist groß, von einer einzelnen Person bis zu großen Teams. Viele Single Family Offices arbeiten mit wenigen Mitarbeitenden und externen Partnern.
Braucht es einen eigenen CIO?
Bei großem, aktiv verwaltetem liquidem Vermögen oft ja. Bei Vermögen, das überwiegend in einem Unternehmen oder in Immobilien steckt, genügt häufig die Überwachung externer Verwalter.
Sollen Familienmitglieder im Family Office arbeiten?
Das kann sinnvoll sein, verlangt aber klare Rollen, marktgerechte Bedingungen und eine Regelung für Konflikte zwischen familiärer und beruflicher Rolle.
Wie wird die Leitung beaufsichtigt?
Über den Familienrat, einen Beirat oder den Verwaltungsrat der Family-Office-Gesellschaft – mit klaren Zielen, regelmäßigen Berichten und Vier-Augen-Prinzip bei wesentlichen Entscheidungen.
Wie lange dauert der Aufbau eines Teams?
Für die ersten Schlüsselfunktionen sollte man mit mehreren Monaten rechnen, weil passende Profile selten sind und Vertrauen Zeit braucht. Eine Übergangslösung mit externen Partnern und guter Technologie überbrückt diese Phase.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220) – Fedlex
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Dienstvertrag §§ 611 ff.
- STEP – Society of Trust and Estate Practitioners
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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