Ratgeber Compliance
Die KYC-Akte: Aufbau, Inhalte, Prüfbarkeit
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Die KYC-Akte enthält alles, womit ein Family Office belegt, dass es seine Sorgfaltspflichten erfüllt hat: Identifikation der Vertragspartei, Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten, Risikoprofil, Belege zur Vermögensherkunft, Screening-Ergebnisse, Abklärungen und Entscheidungen. Prüffest ist sie, wenn eine fachkundige Drittperson ohne Rückfragen nachvollziehen kann, was wann geprüft und entschieden wurde.
Der Maßstab: die fachkundige Drittperson
Geldwäscherechtliche Dokumentation hat ein klares Ziel: Eine Prüfgesellschaft, eine Selbstregulierungsorganisation oder eine Behörde soll sich ohne Erklärungen der Beteiligten ein zuverlässiges Urteil bilden können. Das Schweizer GwG verlangt ausdrücklich, Belege so zu erstellen, dass sachverständige Dritte sich ein zuverlässiges Urteil bilden können (Art. 7 GwG). Dieselbe Logik gilt in Deutschland und Österreich.
Bewährte Gliederung
- Deckblatt mit Mandat, Risikostufe, verantwortlicher Person und nächstem Prüfdatum.
- Identifikation der Vertragspartei: Ausweiskopien, Registerauszüge, Vollmachten.
- Wirtschaftlich Berechtigte: Strukturdiagramm, Erklärungen, Belege je Ebene.
- Risikoprofil mit Begründung der Einstufung.
- Vermögens- und Mittelherkunft mit Herleitung und Belegen.
- Screening: PEP, Sanktionen, Medien – mit Datum, Ergebnis und Würdigung von Treffern.
- Abklärungen, Korrespondenz und Entscheidungen, chronologisch.
- Periodische Überprüfungen mit Ergebnis.
Aktualität ist Pflicht
Eine Akte, die bei Aufnahme vollständig war, ist nach einigen Jahren oft veraltet: abgelaufene Pässe, umgezogene Begünstigte, neue Gesellschaften. Seit der Revision 2023 verlangt das Schweizer GwG ausdrücklich, die Aktualität der Kundendaten periodisch zu überprüfen; in Deutschland gehört die Aktualisierung zur laufenden Überwachung nach § 10 GwG. Ablaufdaten von Ausweisen gehören deshalb in eine Fristenliste und nicht in den Kopf einzelner Mitarbeitender.
Aufbewahrung
- Schweiz: mindestens zehn Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Abschluss der Transaktion (Art. 7 Abs. 3 GwG).
- Deutschland: fünf Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet (§ 8 GwG).
- Österreich: fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung nach dem FM-GwG.
- Steuer- und handelsrechtliche Fristen können länger sein und gelten daneben.
Typische Lücken in Prüfungen
Fehlende Würdigung von Screening-Treffern, Strukturdiagramme ohne Datum, Erklärungen zum wirtschaftlich Berechtigten ohne Unterschrift, Risikoeinstufungen ohne Begründung, Herkunftsbelege ohne Herleitung und Akten, in denen niemand erkennen kann, welche Fassung gilt. Fast alle diese Lücken entstehen nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Unterlagen in E-Mails, Laufwerken und Papierordnern verteilt sind.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE führt die Akte am Mandat: Personen mit Ausweisdaten und Ablaufwarnung, Struktur, Risikobeurteilung, Screening und verschlüsselte Dokumente mit Versionen. Das KYC-Paket fasst die gewählten Unterlagen auf Knopfdruck zu einem PDF mit Deckblatt und Beilagenverzeichnis zusammen – etwa für eine Bank oder eine Prüfung.
Auf einen Blick
| Maßstab | Nachvollziehbar für fachkundige Dritte ohne Rückfragen |
|---|---|
| Aufbewahrung | CH mindestens 10 Jahre, DE und AT 5 Jahre nach Ende der Beziehung |
| Häufigste Lücke | Belege ohne Würdigung und Begründung |
Häufige Fragen
Darf die KYC-Akte rein elektronisch geführt werden?
Ja, in der Schweiz, in Deutschland und Österreich. Voraussetzung ist, dass die Unterlagen vollständig, lesbar, gegen nachträgliche Veränderung geschützt und während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind.
Was gehört nicht in die KYC-Akte?
Unterlagen ohne Bezug zur Sorgfaltspflicht, etwa private Korrespondenz ohne Relevanz. Datenschutzrechtlich gilt das Prinzip der Datenminimierung: Gesammelt wird, was für die Pflichten nötig ist.
Wer darf die Akte einsehen?
Nur Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen, sowie Prüfgesellschaft und Aufsicht. Ein Berechtigungskonzept mit Rollen und ein Protokoll der Zugriffe schützen die sensiblen Daten der Familie.
Muss die Akte bei einem Anbieterwechsel übergeben werden?
Die Aufbewahrungspflicht bleibt beim verpflichteten Family Office. Bei einem Softwarewechsel muss die Akte vollständig und lesbar exportiert werden können, damit die Frist eingehalten bleibt.
Quellen
- Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) – Fedlex
- § 8 Geldwäschegesetz (GwG) – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht
- Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) – Rechtsinformationssystem des Bundes
- FATF Recommendations – Financial Action Task Force
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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