Leitfaden Vermögen
Das Berichtswesen eines Family Office aufbauen
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein Berichtswesen legt fest, wer welche Berichte wann erhält und wie die Zahlen entstehen. Es unterscheidet Empfänger – Familienrat, Prinzipal, nächste Generation, Stiftungsrat, Berater –, definiert feste Module wie Nettovermögen, Allokation, Performance, Liquidität, Risiken und Fristen und regelt den Datenfluss von der Bankmeldung über Abstimmung und Bewertung bis zur Freigabe im Vier-Augen-Prinzip.
Vom Bericht zum Berichtswesen
Viele Family Offices erstellen gute Einzelberichte, aber kein Berichtswesen: Jeder Bericht entsteht neu, mit eigenen Zahlen, eigener Gliederung und eigenem Stichtag. Das kostet Zeit und führt zu Widersprüchen, sobald zwei Berichte dieselbe Frage unterschiedlich beantworten. Ein Berichtswesen trennt die Datenbasis von der Darstellung: Die Zahlen entstehen einmal, abgestimmt und freigegeben; die Berichte sind Sichten auf diese Zahlen, zugeschnitten auf ihre Empfänger.
Empfänger und ihre Fragen
| Empfänger | Kernfrage | Rhythmus | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Prinzipal bzw. Gründergeneration | Wie steht das Vermögen, was ist zu entscheiden? | Monatlich | Nettovermögen, Entwicklung, offene Entscheidungen, Liquidität |
| Familienrat | Entwickelt sich das Vermögen im Sinne der Strategie? | Quartalsweise | Allokation gegen Strategie, Performance gegen Benchmark, Risiken |
| Nächste Generation | Was gehört zur Familie und warum? | Halbjährlich | Vereinfachte Übersicht, Erklärungen, Lernteil |
| Stiftungsrat | Erfüllt die Stiftung ihren Zweck? | Je Sitzung | Vermögen der Stiftung, Ausschüttungen, Fristen der Aufsicht |
| Steuerberatung, Revision | Stimmen die Zahlen je Rechtseinheit? | Jährlich | Bestände, Erträge, Transaktionen je Struktur und Stichtag |
Die Module eines Monatsberichts
- Nettovermögen mit Veränderung zum Vormonat und zum Jahresbeginn, aufgeteilt in Marktentwicklung, Zu- und Abflüsse und Neubewertungen.
- Allokation nach Vermögensklasse, Währung und Struktur, jeweils gegen die strategische Aufteilung.
- Performance: zeitgewichtet für liquide Mandate, IRR und MOIC für Privatmarktanlagen, jeweils mit Benchmark.
- Liquidität: verfügbare Mittel, erwartete Abflüsse wie Kapitalabrufe und Steuern, Reichweite.
- Risiken und Auffälligkeiten: Klumpen, überschrittene Limiten, offene Compliance-Punkte.
- Fristen und Entscheidungen der nächsten Wochen.
Der Datenfluss
- Bankdaten elektronisch einlesen (CAMT.053, MT940, Depotauszüge) und Duplikate ausschließen.
- Bestände je Konto und Depot mit den Bankauszügen abstimmen; Differenzen klären.
- Illiquide Werte mit Methode, Datum und Quelle bewerten oder fortschreiben.
- Durchschau durch die Strukturen und Konsolidierung in der Reporting-Währung.
- Plausibilitätsprüfung: große Veränderungen erklären, fehlende Kurse kennzeichnen.
- Freigabe im Vier-Augen-Prinzip, dann Versand bzw. Freischaltung im Mandantenportal.
Kontrollen, die das Vertrauen sichern
Ein Bericht ist nur so gut wie die Kontrollen dahinter. Mindestens monatlich sollten Bestände mit den Banken abgestimmt, Bewertungen auf Aktualität geprüft und Veränderungen über einer Schwelle erklärt werden. Jeder freigegebene Bericht wird versioniert abgelegt, damit sich später zeigen lässt, welche Zahlen zu welchem Zeitpunkt berichtet wurden. Die GIPS formulieren für Performance-Darstellungen die Leitlinien der fairen Darstellung und vollständigen Offenlegung – ein guter Maßstab auch für interne Berichte.
Praxisbeispiel (vereinfacht)
Ein Single Family Office erstellte bisher für jede Familiensitzung einen eigenen Bericht aus Excel. Nach der Umstellung entstehen die Zahlen monatlich in einem Ablauf: Bankdaten werden am dritten Arbeitstag eingelesen, bis zum fünften abgestimmt, bis zum siebten bewertet und freigegeben. Der Prinzipal erhält den Monatsbericht, der Familienrat quartalsweise einen Strategiebericht aus denselben Zahlen, die Kinder halbjährlich eine vereinfachte Fassung über das Portal. Widersprüche zwischen den Berichten sind seither ausgeschlossen, weil es nur noch eine Zahlenbasis gibt.
Berichte für Familienmitglieder ohne Fachwissen
Nicht jedes Familienmitglied liest gern Tabellen. Für Empfänger ohne Fachwissen gelten drei Regeln: erstens eine Seite vorne mit den drei bis fünf Aussagen, die wirklich zählen – Nettovermögen, Veränderung und ihre Gründe, wichtigste Entscheidung; zweitens Erklärungen in ganzen Sätzen statt Abkürzungen, etwa «Die Wertschriften haben im Quartal 2,1 Prozent zugelegt, vor allem wegen gestiegener Aktienkurse; die Immobilien wurden nicht neu bewertet»; drittens wiederkehrende Grafiken, damit Veränderungen auf einen Blick sichtbar sind.
Für die nächste Generation eignet sich ein kurzer Lernteil, der jedes Quartal ein Thema erklärt – etwa den Unterschied zwischen Rendite und Ertrag oder die Rolle einer Stiftung. Wichtig ist Konsistenz: dieselben Begriffe, dieselbe Reihenfolge, dieselben Farben in jedem Bericht. Wer Zahlen jedes Quartal anders darstellt, erzeugt Misstrauen, auch wenn die Zahlen stimmen.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE liest Bankauszüge ein, konsolidiert Vermögen durch alle Strukturen in der gewählten Reporting-Währung, berechnet TWR, IRR und MOIC und erzeugt den Monatsbericht als PDF. Über das Mandantenportal sehen Familienmitglieder nur freigegebene Inhalte; der Datenqualitäts-Abgleich meldet veraltete Bewertungen und fehlende Kurse vor der Freigabe.
Auf einen Blick
| Grundprinzip | Eine abgestimmte Zahlenbasis, viele Sichten |
|---|---|
| Kernmodule | Nettovermögen, Allokation, Performance, Liquidität, Risiken, Fristen |
| Kontrollen | Bankabstimmung, Bewertungsaktualität, Erklärung großer Veränderungen, Vier-Augen-Freigabe |
Häufige Fragen
Wie schnell nach Monatsende sollte der Bericht vorliegen?
Das hängt von Datenlage und Bewertungen ab. Verbreitet sind fünf bis zehn Arbeitstage. Wichtiger als die Geschwindigkeit ist ein verlässlicher, immer gleicher Ablauf.
Wie geht man mit verspäteten Bewertungen von Privatmarktanlagen um?
Mit dem letzten verfügbaren NAV, fortgeschrieben um Kapitalabrufe und Ausschüttungen, und mit sichtbarem Stichtag. Leser müssen erkennen, wie aktuell ein Wert ist.
Sollen alle Familienmitglieder denselben Bericht erhalten?
Nein. Inhalte und Detailtiefe richten sich nach Rolle und Informationsrechten, die idealerweise in der Familienverfassung festgelegt sind.
Welche Kennzahlen gehören auf die erste Seite?
Nettovermögen, Veränderung mit Ursachen, Abweichung von der Strategie, verfügbare Liquidität und die wichtigsten offenen Entscheidungen.
Wer gibt Berichte frei?
Eine zweite fachkundige Person nach der erstellenden, bei Berichten an Gremien häufig die Leitung des Family Office.
Wie lange werden Berichte aufbewahrt?
Mindestens so lange, wie sie für Entscheidungen, Steuern oder Prüfungen relevant sein können. Versionierte Ablage zeigt, was zu welchem Zeitpunkt berichtet wurde.
Welche Grafiken eignen sich?
Wenige, wiederkehrende: Verlauf des Nettovermögens, Aufteilung nach Vermögensklassen gegen die Strategie und eine Übersicht der Liquidität. Ungewohnte Diagrammtypen erschweren den Vergleich zwischen den Berichten.
Sollen Berichte digital oder auf Papier verteilt werden?
Digital über einen gesicherten Zugang ist sicherer als E-Mail-Anhänge und erlaubt abgestufte Rechte. Papier kann für Sitzungen sinnvoll sein, sollte aber nummeriert und nach der Sitzung eingesammelt oder sicher vernichtet werden.
Wer sollte Zugang zu den Rohdaten haben?
Das Team des Family Office mit Rollen und Rechten, nicht die Berichtsempfänger. Empfänger erhalten freigegebene Berichte; Rohdaten werden nur für Prüfungen oder auf ausdrücklichen Wunsch mit Erläuterung bereitgestellt, damit keine abweichenden Eigenauswertungen entstehen.
Quellen
- Global Investment Performance Standards (GIPS) – CFA Institute
- CFA Institute – Standards und Research
- Institutional Limited Partners Association (ILPA)
- ISO 20022 – Nachrichtenstandard (CAMT.053)
- IFRS Foundation – Grundsätze der Finanzberichterstattung
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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