Ratgeber Compliance
Compliance-Kalender: Fristen im Jahreslauf eines Family Office
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein Compliance-Kalender bündelt alle wiederkehrenden und einmaligen Fristen eines Family Office: Meldungen für AIA/CRS und FATCA, Registeraktualisierungen, Berichte an die Stiftungsaufsicht, Steuererklärungen, periodische KYC-Überprüfungen, ablaufende Ausweise und Vollmachten sowie Kapitalabrufe. Entscheidend ist, dass jede Frist eine verantwortliche Person, eine Vorlaufzeit und einen Nachweis der Erledigung hat.
Warum ein eigener Kalender nötig ist
Fristen im Family Office kommen aus vielen Quellen: Steuerrecht, Geldwäscherecht, Gesellschafts- und Stiftungsrecht, Verträgen und Fondsdokumenten. Sie betreffen unterschiedliche Länder und Strukturen. In persönlichen Agenden oder verstreuten Tabellen gehen sie unter, sobald jemand ausfällt. Ein zentraler Kalender macht Fristen sichtbar, verteilt Verantwortung und schafft einen Nachweis für Prüfungen.
Wiederkehrende Meldefristen
| Pflicht | Schweiz | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|---|
| AIA/CRS-Meldung meldender Finanzinstitute | bis 30. Juni an die ESTV | bis 31. Juli an das BZSt | bis 30. Juni an das Finanzamt (GMSG) |
| FATCA | direkt an den IRS (Modell 2) | bis 31. Juli an das BZSt (Modell 1) | direkt an den IRS (Modell 2) |
| Register der wirtschaftlich Berechtigten | Transparenzregister (TJPG) seit 1. Oktober 2026: Ersteintragung, danach jede Änderung melden | Änderungen unverzüglich mitteilen | Jährliche Überprüfung nach WiEReG |
| Stiftungsaufsicht | Jahresbericht nach Vorgabe der Aufsicht | Nach Landesstiftungsrecht | Stiftungsprüfer jährlich (Privatstiftung) |
Fristen aus dem Mandat selbst
- Periodische KYC-Überprüfung je nach Risikostufe.
- Ablaufende Pässe und Identitätskarten der Familienmitglieder und Organe.
- Befristete Vollmachten und Zeichnungsberechtigungen.
- Kapitalabrufe aus Fondszusagen und Fälligkeiten von Darlehen.
- Generalversammlungen, Stiftungsratssitzungen und Abschlüsse der Gesellschaften.
- Kündigungsfristen von Versicherungen, Mietverträgen und Mandaten.
So wird der Kalender belastbar
- Alle Fristquellen erfassen: Gesetze, Verträge, Fondsdokumente, Statuten.
- Jeder Frist eine verantwortliche Person und eine Stellvertretung zuordnen.
- Vorlaufzeiten festlegen, etwa sechs Wochen für Meldungen und 60 Tage für Ausweise.
- Erledigung mit Datum und Beleg dokumentieren.
- Monatlich eine Übersicht der kommenden und überfälligen Fristen an die Leitung.
Umsetzung in FLIORE
Der Compliance-Kalender von FLIORE führt Fristen aus neun Quellen zusammen: Kontrollen, KYC-Überprüfungen, KYC-Datensätze, Governance-Fristen, Dokumente, Vollmachten, Kapitalabrufe, Aufgaben und wirtschaftlich Berechtigte. Archivierte Mandate bleiben außen vor. Der Kalender lässt sich als ICS-Datei in Outlook oder Google Kalender abonnieren.
Auf einen Blick
| Fristquellen | Steuer-, Geldwäsche-, Gesellschafts- und Stiftungsrecht, Verträge, Fonds |
|---|---|
| Pflichtbestandteile je Frist | Verantwortliche Person, Vorlaufzeit, Erledigungsnachweis |
| Typische Vorlaufzeit | Vier bis acht Wochen für Meldungen |
Häufige Fragen
Welche Frist wird am häufigsten verpasst?
In der Praxis sind es ablaufende Ausweise und befristete Vollmachten. Sie fallen erst auf, wenn eine Bank eine Transaktion blockiert. Eine automatische Erinnerung mit 60 Tagen Vorlauf verhindert das.
Gehören Steuererklärungen in den Compliance-Kalender?
Ja, zumindest die Fristen und Fristverlängerungen. Die Fristen unterscheiden sich in der Schweiz von Kanton zu Kanton und in Deutschland und Österreich je nach Beratungsmandat.
Wer sollte den Kalender verantworten?
Häufig die Compliance-Funktion oder der CFO. Wichtig ist eine Stellvertretung, damit der Kalender auch bei Abwesenheit funktioniert.
Reicht ein gemeinsamer Outlook-Kalender?
Für wenige Fristen vielleicht. Sobald Nachweise, Zuständigkeiten und Auswertungen gefragt sind, stößt ein reiner Terminkalender an Grenzen. Sinnvoll ist eine Quelle, die sich in den persönlichen Kalender abonnieren lässt.
Wie unterscheiden sich Fristen von Kontrollen?
Eine Frist hat ein festes Datum, etwa eine Meldung bis 30. Juni. Eine Kontrolle ist eine wiederkehrende Prüfung, etwa die halbjährliche Durchsicht der Zugriffsrechte. Beide gehören in denselben Kalender, damit nichts zwischen Steuer-, Compliance- und Betriebsthemen verloren geht.
Quellen
- Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) – Automatischer Informationsaustausch
- Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – CRS und FATCA
- Bundesministerium für Finanzen Österreich – GMSG und WiEReG
- IRS – Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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