Ratgeber Betrieb
Vollmachten verwalten: Bankvollmachten, Generalvollmachten, Fristen
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein Family Office handelt fast immer auf Grundlage von Vollmachten: Bankvollmachten, Zeichnungsrechte für Gesellschaften, General- und Spezialvollmachten sowie Vorsorgeaufträge oder Vorsorgevollmachten. Entscheidend ist ein zentrales Verzeichnis mit Umfang, Bevollmächtigten, Befristung, Geltung über den Tod hinaus und Ablageort. Veraltete Vollmachten sind ein Risiko – ebenso fehlende im Ernstfall.
Die wichtigsten Arten
- Bankvollmachten: Verfügungs- oder Informationsrechte über Konten und Depots, meist auf Formularen der Bank.
- Zeichnungsrechte: Einzel- oder Kollektivunterschrift für Gesellschaften, eingetragen im Handelsregister.
- Generalvollmacht: umfassende Vertretung in allen Vermögensangelegenheiten.
- Spezialvollmacht: für ein bestimmtes Geschäft, etwa einen Immobilienverkauf.
- Vorsorgeauftrag (Schweiz), Vorsorgevollmacht (Deutschland, Österreich): Vertretung bei Urteils- bzw. Geschäftsunfähigkeit.
Geltung über den Tod hinaus
Ob eine Vollmacht mit dem Tod der vollmachtgebenden Person erlischt, hängt von ihrem Inhalt und dem anwendbaren Recht ab. Vollmachten «über den Tod hinaus» (transmortal) ermöglichen es, in der Zeit bis zur Klärung der Erbfolge handlungsfähig zu bleiben – etwa um Rechnungen zu bezahlen. Banken handhaben solche Vollmachten unterschiedlich; ihre Wirkung sollte vorab mit jeder Bank geklärt werden. Erben können eine solche Vollmacht widerrufen.
Register und Hinterlegung
In der Schweiz kann die Existenz und der Hinterlegungsort eines Vorsorgeauftrags beim Zivilstandsamt registriert werden. In Deutschland nimmt das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer Vorsorgevollmachten auf, in Österreich das Österreichische Zentrale Vertretungsverzeichnis. Die Registrierung erleichtert es Gerichten und Behörden, im Ernstfall die richtige Person zu finden.
Ein Vollmachtenverzeichnis führen
- Alle Vollmachten erfassen: Vollmachtgeber, Bevollmächtigte, Umfang, Einzel- oder Kollektivrecht.
- Befristung, Widerrufsvorbehalte und Geltung über den Tod hinaus festhalten.
- Ablageort des Originals und der Kopien notieren.
- Fristen für Ablauf und Überprüfung in den Kalender übernehmen.
- Bei Personalwechsel und Austritten Vollmachten sofort widerrufen und Banken informieren.
Typische Risiken
Ehemalige Mitarbeitende mit weiterhin gültigen Bankvollmachten, Vollmachten an verstorbene Personen, Kollektivunterschriften, die wegen eines Austritts nicht mehr ausgeübt werden können, und fehlende Vorsorgeaufträge bei der älteren Generation. Gerade das letzte Risiko zeigt sich oft erst, wenn es zu spät ist: Dann muss eine Behörde oder ein Gericht eine Vertretung bestimmen.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE führt Vollmachten je Mandat mit Bevollmächtigten, Umfang und Ablaufdatum. Ablaufende Vollmachten erscheinen im Compliance-Kalender; das Original liegt verschlüsselt im Dokumentenspeicher.
Auf einen Blick
| Kerninhalt des Verzeichnisses | Umfang, Bevollmächtigte, Befristung, Tod, Ablageort |
|---|---|
| Register | Zivilstandsamt (CH), Zentrales Vorsorgeregister (DE), ÖZVV (AT) |
| Größtes Risiko | Veraltete Vollmachten und fehlende Vorsorgeregelungen |
Häufige Fragen
Wie oft sollten Vollmachten überprüft werden?
Mindestens jährlich und bei jedem Personalwechsel. Banken verlangen zudem teils eine regelmäßige Bestätigung der Zeichnungsberechtigten.
Ersetzt eine Generalvollmacht den Vorsorgeauftrag?
Nicht zuverlässig. In der Schweiz ist für den Fall der Urteilsunfähigkeit der Vorsorgeauftrag mit seinen Formvorschriften vorgesehen. Auch in Deutschland und Österreich sollte die Vollmacht ausdrücklich für diesen Fall gelten.
Muss die Bank eine allgemeine Vollmacht akzeptieren?
Banken bevorzugen ihre eigenen Formulare und können allgemeine Vollmachten zurückweisen oder zusätzliche Prüfungen verlangen. Es lohnt sich, Bankvollmachten zusätzlich auf den Formularen jeder Bank zu erteilen.
Wer darf eine Vollmacht widerrufen?
Die vollmachtgebende Person jederzeit, nach ihrem Tod in der Regel die Erben. Der Widerruf sollte schriftlich erfolgen und allen Banken und Vertragspartnern mitgeteilt werden.
Quellen
- Schweizerisches Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 360 ff. Vorsorgeauftrag – Fedlex
- Zentrales Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer
- oesterreich.gv.at – Vorsorgevollmacht und Vertretungsverzeichnis
- Obligationenrecht (OR, SR 220) – Fedlex
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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