Ratgeber Technologie

Elektronische Signatur im Family Office

Stand: 17. Oktober 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze

Kurzantwort

Elektronische Signaturen beschleunigen Beschlüsse, Verträge und Bankformulare im Family Office erheblich. Der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist nur die qualifizierte elektronische Signatur: in der Schweiz nach ZertES und Art. 14 Abs. 2bis OR, in der EU nach der eIDAS-Verordnung. Für viele Dokumente genügt eine einfache oder fortgeschrittene Signatur; Testamente, Erbverträge und Grundstücksgeschäfte haben eigene Formvorschriften.

Drei Stufen

Stufen elektronischer Signaturen
Stufe	Merkmal	Beweiskraft	Typische Verwendung
Einfach	Name, Klick, eingescannte Unterschrift	Frei zu würdigen	Interne Freigaben, Bestätigungen
Fortgeschritten	Eindeutig zugeordnet, Änderungen erkennbar	Erhöht	Verträge ohne Formvorschrift
Qualifiziert	Qualifiziertes Zertifikat eines anerkannten Anbieters, Identitätsprüfung	Der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt	Schriftform, Bankformulare, Beschlüsse

Rechtlicher Rahmen

In der Schweiz regelt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) die Anforderungen; Art. 14 Abs. 2bis OR stellt die qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleich. In Deutschland und Österreich gilt die eIDAS-Verordnung der EU unmittelbar: Eine qualifizierte elektronische Signatur hat nach Art. 25 Abs. 2 die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche.

Wichtig für grenzüberschreitende Familien: Schweizer und EU-Qualifizierungen werden nicht automatisch gegenseitig anerkannt. Viele Anbieter stellen deshalb Signaturen nach beiden Regimen aus. Vor dem Einsatz sollte geklärt werden, welches Recht für das Dokument gilt.

Wo die Grenzen liegen

Eigenhändige Testamente müssen von Hand geschrieben und unterschrieben sein (Art. 505 ZGB, § 2247 BGB).
Erbverträge, Grundstückskäufe und viele gesellschaftsrechtliche Akte verlangen eine öffentliche Beurkundung.
Manche Banken verlangen für bestimmte Formulare weiterhin eine Unterschrift auf Papier oder akzeptieren nur bestimmte Signaturanbieter.
Vollmachten gegenüber Behörden können eigene Formvorgaben haben.

Einführung in der Praxis

Dokumenttypen nach erforderlicher Form einteilen: frei, Schriftform, beurkundungspflichtig.
Einen Anbieter wählen, der qualifizierte Signaturen für die Schweiz und die EU ausstellt.
Familienmitglieder und Organe einmalig identifizieren lassen.
Vorlagen für Stiftungsrats- und Verwaltungsratsbeschlüsse auf elektronische Unterzeichnung ausrichten.
Signierte Dokumente mit Prüfbericht unveränderbar ablegen.

Nutzen für Gremien

Zirkularbeschlüsse von Stiftungsrat, Verwaltungsrat oder Beirat lassen sich mit elektronischer Signatur in Tagen statt Wochen einholen – gerade bei Mitgliedern in verschiedenen Ländern. Voraussetzung ist, dass Statuten und Organisationsreglemente Zirkularbeschlüsse zulassen und die gewählte Signaturform den Anforderungen genügt.

Umsetzung in FLIORE

FLIORE speichert signierte Dokumente verschlüsselt und versioniert im Dokumentenspeicher, ordnet sie Mandaten zu und hält jeden Zugriff und jede Änderung im Prüfprotokoll fest. Der Signaturvorgang selbst läuft über den gewählten Signaturanbieter.

Auf einen Blick

Gleichgestellt mit Handschrift	Nur die qualifizierte elektronische Signatur
Schweiz	ZertES, Art. 14 Abs. 2bis OR
EU	eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014, Art. 25
Nicht geeignet für	Eigenhändige Testamente, beurkundungspflichtige Geschäfte

Häufige Fragen

Ist eine eingescannte Unterschrift eine elektronische Signatur?

Rechtlich eine einfache elektronische Signatur mit geringer Beweiskraft. Für Dokumente mit Schriftformerfordernis genügt sie nicht.

Wird eine Schweizer qualifizierte Signatur in Deutschland anerkannt?

Nicht automatisch, weil es kein Anerkennungsabkommen gibt. Für Dokumente nach deutschem Recht sollte eine qualifizierte Signatur nach eIDAS verwendet werden.

Können Stiftungsratsbeschlüsse elektronisch unterzeichnet werden?

Ja, wenn Statuten und Reglemente Zirkularbeschlüsse erlauben und keine besondere Form vorgeschrieben ist. Für Handelsregisteranmeldungen gelten eigene Vorgaben.

Wie lange bleibt eine elektronische Signatur gültig?

Die Signatur bleibt gültig, aber Zertifikate laufen ab. Für die langfristige Beweiskraft sollten Dokumente mit Zeitstempel und Prüfbericht archiviert werden.

Quellen

Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.

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