Frage aus der Praxis
Wie archiviere ich E-Mails im Family Office rechtssicher?
Stand: 11. Oktober 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE
Kurzantwort
Geschäftsrelevante E-Mails sind wie Geschäftsbriefe aufzubewahren – in der Schweiz grundsätzlich zehn Jahre, in Deutschland je nach Inhalt sechs bis zehn Jahre, in Österreich sieben Jahre. Wichtig ist, dass sie vollständig, unveränderbar und auffindbar sind. Im Family Office gehört relevante Korrespondenz zudem zum jeweiligen Mandat, nicht in persönliche Postfächer.
Was aufzubewahren ist
Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails mit geschäftlichem Inhalt: Aufträge, Bestätigungen, Vereinbarungen, Korrespondenz mit Banken und Behörden, Belege für Entscheidungen. Rein interne Absprachen ohne Relevanz und private Nachrichten gehören nicht dazu. Anhänge sind Teil der E-Mail.
Anforderungen
- Vollständigkeit und Unveränderbarkeit über die gesamte Frist.
- Jederzeitige Lesbarkeit und Auffindbarkeit.
- Zugriffsschutz und Protokollierung.
- Löschung nach Ablauf der Frist, soweit keine andere Pflicht besteht.
- In Deutschland zusätzlich die Anforderungen der GoBD.
Praxis: vom Postfach zum Mandat
Das größte Risiko ist nicht die Technik, sondern dass wichtige Korrespondenz im persönlichen Postfach einer Person bleibt. Bewährt ist eine einfache Regel: Was für ein Mandat relevant ist, wird dort abgelegt – mit sprechendem Namen und Kategorie. In FLIORE lassen sich E-Mail-Anhänge beim Hochladen umbenennen und dem Mandat zuordnen; für den direkten Austausch mit der Familie gibt es die verschlüsselte Nachrichtenfunktion.
Kurz-Checkliste
- Geschäftsrelevante E-Mails definieren.
- Archiv mit Unveränderbarkeit und Suche einrichten.
- Relevante Korrespondenz dem Mandat zuordnen.
- Löschfristen festlegen und Löschungen protokollieren.
Häufige Fragen
Wie gehe ich mit Messenger-Nachrichten um?
Geschäftsrelevante Nachrichten aus Messengern sind grundsätzlich ebenso aufbewahrungspflichtig. Besser ist, verbindliche Kommunikation über Kanäle zu führen, die sich archivieren lassen.
Reicht ein Backup des Mailservers?
Ein Backup ist kein Archiv. Für die Aufbewahrung braucht es Unveränderbarkeit, Auffindbarkeit und geregelte Löschung.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Wie Geschäftsbriefe: in der Schweiz grundsätzlich zehn Jahre, in Deutschland sechs bis zehn Jahre je nach Inhalt, in Österreich sieben Jahre.
Was gilt für private E-Mails?
Sie sind nicht aufbewahrungspflichtig und sollten vom geschäftlichen Archiv getrennt bleiben.
Quellen
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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