Software für das Multi Family Office

Kurzantwort

Ein Multi Family Office betreut mehrere Familien gleichzeitig – mit unterschiedlichen Strukturen, Rechtsordnungen und Risiken. Software dafür muss Mandate strikt trennen, die Sorgfaltspflichten je Familie nachweisbar machen, Reporting und Rechnungsstellung je Mandat erlauben und dem Team klare Rollen und Rechte geben. FLIORE ist dafür gebaut.

Was ein Multi Family Office anders macht

Im Multi Family Office sind Vertraulichkeit und Nachweisbarkeit nicht verhandelbar. Mitarbeitende dürfen nur sehen, wofür sie zuständig sind; externe Berater nur lesen, was ihnen freigegeben ist; Familien nur ihre eigenen Daten. Gleichzeitig verlangen Aufsicht und Banken Belege für jede Beurteilung.

Was FLIORE dem Multi Family Office bietet

• Strikte Trennung auf Datenbankebene (Row Level Security) – durch automatisierte Angriffstests gegen eine echte Datenbank abgesichert.
• Rollen für Inhaber, Berater, Compliance und externe Leser; Mandanten sehen im Portal nur ihre Freigaben.
• Risikobeurteilung je Mandat mit Länder-, Branchen- und PEP-Faktoren, Hausbewertung der Organisation und periodischen Überprüfungen.
• Unveränderliches Prüfprotokoll für jede Änderung.
• Monatsberichte im Corporate Design des Hauses, Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit Mahnwesen.
• Mandatsboard mit Status, Risiko und offenen Aufgaben über alle Familien.

Wachstum ohne Wildwuchs

Jede neue Familie folgt demselben Ablauf: Onboarding, Struktur, wirtschaftlich Berechtigte, Risikobeurteilung, Dokumente. Das macht das Haus skalierbar und die Qualität messbar – unabhängig davon, wer das Mandat betreut.

Praxis: ein Mandat vom Onboarding bis zur Überprüfung

Ein typischer Ablauf im Multi Family Office: Die Familie wird als Mandat angelegt, Gesellschaften, Stiftungen und Trusts werden verknüpft, Personen mit Rollen und Anteilen erfasst. Es folgt die Risikobeurteilung mit Land, Branche, PEP und den Länderbezügen aller Personen; Ausweise, Herkunftsnachweise und Verträge werden hochgeladen und kategorisiert. Danach plant das System die periodische Überprüfung.

Im laufenden Betrieb entstehen Monatsberichte für die Familie, Rechnungen aus erfassten Zeiten und Aufgaben aus Fristen und Lücken. Jede Änderung ist protokolliert – so bleibt nachvollziehbar, wer wann was entschieden hat, auch wenn das Team wechselt.

Häufige Fragen

Quellen

• FATF – risikobasierter Ansatz
• OECD – Common Reporting Standard

Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.

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