Regulierung Österreich
Aufbewahrungspflichten im österreichischen Family Office
Stand: 10. Oktober 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE
Kurzantwort
In Österreich sind Bücher, Aufzeichnungen und Belege grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO, § 212 UGB). Für Unterlagen zu Grundstücken gelten im Umsatzsteuerrecht längere Fristen, und solange Unterlagen für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind, sind sie weiter aufzubewahren. Elektronische Archivierung ist zulässig, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet und unveränderbar wiedergegeben werden können.
Fristen im Überblick
- Bücher, Aufzeichnungen, Belege: sieben Jahre (§ 132 BAO, § 212 UGB), gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres.
- Unterlagen zu Grundstücken im Umsatzsteuerrecht: verlängerte Fristen.
- Unterlagen, die für ein anhängiges Abgaben- oder Gerichtsverfahren von Bedeutung sind: bis zu dessen Abschluss.
- Geldwäscheunterlagen von Verpflichteten: nach den jeweiligen Berufs- bzw. Aufsichtsgesetzen.
Elektronische Archivierung
Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist. Für Family Offices heißt das: Dokumente mit Datum, Kategorie und Bezug zu Struktur und Person ablegen und vor unbemerkter Veränderung schützen.
Aufbewahrung und Löschung
Nach Ablauf der Fristen sind personenbezogene Daten zu löschen, soweit keine andere Pflicht besteht. FLIORE führt Dokumente je Mandat mit Kategorie, Gültigkeit und Prüfprotokoll; Änderungen und Löschungen sind nachvollziehbar.
Praxis: eine Aufbewahrungsmatrix
Eine einfache Matrix mit Dokumentkategorie, Rechtsgrundlage, Frist und Fristbeginn verhindert Fehler in beide Richtungen: Unterlagen werden weder zu früh vernichtet noch länger als nötig aufbewahrt. Bei Privatstiftungen gehören Stiftungsurkunde, Zusatzurkunde und Vorstandsbeschlüsse dazu; Urkunden sollten dauerhaft verfügbar bleiben. Ein jährlicher Durchgang nach dem Jahresabschluss genügt.
Auf einen Blick
| Grundfrist | 7 Jahre (§ 132 BAO, § 212 UGB) |
|---|---|
| Grundstücke (USt) | verlängerte Fristen |
| Elektronisch | zulässig bei vollständiger, unveränderbarer Wiedergabe |
Häufige Fragen
Ab wann läuft die siebenjährige Frist?
Ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragung erfolgt ist bzw. auf das sich die Unterlage bezieht.
Gilt für Privatstiftungen dasselbe?
Ja, für Bücher und Belege der Privatstiftung gelten die allgemeinen Fristen.
Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
Grundsätzlich ja, wenn die elektronische Aufbewahrung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt; Ausnahmen gelten für bestimmte Urkunden.
Quellen
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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