Leitfaden Technologie
Family-Office-Software einführen: der Projektplan
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Eine Family-Office-Software wird erfolgreich eingeführt, wenn das Projekt wie ein Projekt geführt wird: mit Zielbild, Verantwortlichen, Phasen und Abnahmekriterien. Bewährt hat sich die Abfolge Initialisierung, Konzept, Realisierung und Einführung – angelehnt an die Schweizer Projektmethode HERMES. Den größten Aufwand verursachen nicht die Funktionen, sondern saubere Daten: Strukturen, Personen, Bestände und Historie.
Warum Einführungen scheitern
Software-Einführungen im Family Office scheitern selten an der Software. Sie scheitern an unklaren Zielen, an Daten, die in zwanzig Tabellen verteilt und widersprüchlich sind, an fehlender Zeit des Teams neben dem Tagesgeschäft und an einem Go-live ohne Abnahme. Wer diese Risiken von Anfang an plant, führt auch ein mittelgrosses Family Office in überschaubarer Zeit auf eine neue Plattform.
Die Phasen
- Initialisierung: Ziele, Umfang, Budget, Projektleitung, Entscheidungsgremium und Risiken festlegen.
- Konzept: Anforderungen beschreiben, Datenbestand inventarisieren, Zielstruktur der Mandate und Rollen entwerfen, Migrationskonzept erstellen.
- Realisierung: Strukturen und Personen erfassen, Bankanbindungen einrichten, historische Bestände und Bewertungen übernehmen, Berichte und Rechte konfigurieren.
- Einführung: Parallelbetrieb, Abstimmung gegen das Altsystem, Schulung, Abnahme, Umstellung und Stilllegung der Altablagen.
Datenbestand: der kritische Pfad
Bevor etwas übernommen wird, gehört alles auf den Tisch: Strukturen mit Beteiligungsquoten und Gültigkeit, Personen mit Rollen und Ausweisdaten, Konten und Depots je Bank, Bestände zu einem Stichtag, Bewertungen illiquider Anlagen, Dokumente mit Ablaufdaten und offene Fristen. Für jede Datenart wird festgelegt, welche Quelle maßgebend ist, wer sie bereinigt und bis wann. Ein klarer Stichtag für die Übernahme – etwa das Monats- oder Quartalsende – erleichtert die Abstimmung.
Historische Daten werden bewusst begrenzt: Für Performance-Zeitreihen sind oft drei bis fünf Jahre sinnvoll, für die KYC-Akte die vollständigen Belege der laufenden Beziehungen.
Rollen im Projekt
| Rolle | Aufgabe | Typische Besetzung |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Ziele, Budget, Entscheide bei Zielkonflikten | Leitung des Family Office oder Familienvertreter |
| Projektleitung | Planung, Steuerung, Risiken, Berichterstattung | Interne Person mit Zeitbudget oder externe Projektleitung |
| Fachverantwortliche | Anforderungen, Datenbereinigung, Abnahme je Bereich | CFO, Compliance, Reporting |
| Anbieter | Konfiguration, Anbindungen, Migration, Schulung | Projektteam des Softwareanbieters |
| Datenschutz und Sicherheit | Auftragsbearbeitung, Rechtekonzept, Datenstandort | Compliance oder externe Beratung |
Abnahme und Parallelbetrieb
Die Abnahme prüft, ob die neue Plattform die vereinbarten Ergebnisse liefert: Bestände je Konto stimmen mit den Bankauszügen überein, das konsolidierte Nettovermögen entspricht der bisherigen Berechnung oder die Abweichung ist erklärt, wirtschaftlich Berechtigte sind je Struktur korrekt, Berichte enthalten die festgelegten Module, Rechte entsprechen dem Berechtigungskonzept. Ein Parallelbetrieb über ein bis zwei Monatsabschlüsse schafft Sicherheit; länger sollte er nicht dauern, weil doppelte Arbeit die Akzeptanz senkt.
Praxisbeispiel (vereinfacht)
Ein Single Family Office mit 28 Strukturen in drei Ländern führt eine neue Plattform ein. In der Initialisierung werden drei Ziele festgelegt: eine konsolidierte Monatsübersicht, eine vollständige KYC-Akte je Struktur und ein Compliance-Kalender. Im Konzept zeigt die Inventur, dass Beteiligungsquoten in zwei Tabellen voneinander abweichen – die Bereinigung dauert länger als jede technische Arbeit. Nach zwei Monatsabschlüssen im Parallelbetrieb stimmen die Bestände; die Abnahme erfolgt mit einem Protokoll, die alten Tabellen werden schreibgeschützt archiviert.
Datenschutz und Vertrag
Vor der Übernahme personenbezogener Daten müssen ein Vertrag über die Auftragsbearbeitung, die Liste der Unterauftragsbearbeiter und der Datenstandort geklärt sein. Das Schweizer Datenschutzgesetz und die DSGVO verlangen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen; das Family Office bleibt verantwortlich. Ebenso wichtig ist die Exportfähigkeit: Daten müssen bei einem späteren Wechsel vollständig und lesbar herausgegeben werden können.
Risiken und Gegenmassnahmen
Die typischen Risiken einer Einführung sind bekannt – und lassen sich mit einfachen Mitteln vermindern:
- Zu wenig Zeit des Teams: Fachverantwortliche für die Projektdauer teilweise freistellen und Aufgaben im Tagesgeschäft umverteilen.
- Unklare Datenqualität: Inventur und Bereinigung vor der Übernahme, mit Verantwortlichen je Datenart.
- Wachsender Umfang: Anforderungen priorisieren und Erweiterungen bewusst auf eine zweite Phase verschieben.
- Fehlende Akzeptanz: Nutzer früh einbeziehen, Schulung am eigenen Datenbestand, spürbare Erleichterungen zuerst einführen.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Datenexport, Dokumentation und vertragliche Regeln für einen Ausstieg vorab klären.
- Go-live ohne Abnahme: Abnahmekriterien vorab festlegen und schriftlich bestätigen.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE unterstützt die Einführung mit Import für Strukturen, Personen und Bankauszüge (CAMT.053, MT940), einem Handbuch je Modul, rollenbasierten Rechten und vollständigem Datenexport. Daten liegen in der Schweiz (Region Zürich); Vertrag über die Auftragsbearbeitung und Liste der Unterauftragsbearbeiter sind verfügbar.
Auf einen Blick
| Phasen | Initialisierung, Konzept, Realisierung, Einführung (angelehnt an HERMES) |
|---|---|
| Kritischer Pfad | Datenbestand: Strukturen, Personen, Bestände, Historie |
| Abnahme | Bestände, Nettovermögen, wirtschaftlich Berechtigte, Berichte, Rechte |
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Einführung?
Das hängt von Anzahl Strukturen, Banken und Datenqualität ab. Den Ausschlag gibt fast immer die Datenbereinigung, nicht die Konfiguration.
Wie viel Historie sollte übernommen werden?
So viel wie für Performance, Steuern und Compliance nötig. Häufig genügen drei bis fünf Jahre Zeitreihen; die KYC-Belege der laufenden Beziehungen werden vollständig übernommen.
Braucht es eine externe Projektleitung?
Nicht zwingend. Entscheidend ist eine Person mit Zeitbudget und Mandat. Neben dem Tagesgeschäft scheitert eine Projektleitung ohne freigestellte Zeit häufig.
Wie lange sollte der Parallelbetrieb dauern?
Ein bis zwei Monatsabschlüsse genügen meist, um Abweichungen zu erkennen und zu erklären. Längerer Parallelbetrieb bindet Kapazität und senkt die Akzeptanz.
Was gehört in die Abnahme?
Abgestimmte Bestände je Konto, erklärte Abweichungen beim Nettovermögen, korrekte wirtschaftlich Berechtigte, vollständige Berichte und ein umgesetztes Berechtigungskonzept.
Was passiert mit den alten Tabellen?
Sie werden schreibgeschützt archiviert und bleiben während der Aufbewahrungsfristen verfügbar, aber nicht mehr bearbeitet.
Was kostet eine Einführung?
Neben Lizenzen fallen interne Zeit, gegebenenfalls externe Projektleitung und Datenbereinigung an. Der interne Aufwand wird am häufigsten unterschätzt; er sollte im Budget ausdrücklich erscheinen.
Wie wird die Familie einbezogen?
Über die Ziele zu Beginn und über den Zugang zum Portal am Ende. Dazwischen genügt meist eine kurze Information über Fortschritt und Termine; die fachliche Arbeit liegt beim Team.
Wie wird die Schulung organisiert?
Am eigenen Datenbestand und nach Rollen: Buchhaltung, Compliance, Leitung und Familie lernen jeweils, was sie brauchen. Kurze Einheiten kurz vor dem Go-live wirken besser als eine lange Schulung Wochen vorher; ein Handbuch je Modul hilft danach im Alltag.
Quellen
- HERMES – Projektmanagementmethode der Bundesverwaltung
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) – Fedlex
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 – EUR-Lex
- ISO/IEC 27001 – Informationssicherheits-Managementsysteme
- ISO 20022 – Nachrichtenstandard (CAMT.053)
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