Ratgeber Sicherheit
Berechtigungskonzept: wer im Family Office was sehen darf
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein Berechtigungskonzept legt fest, wer im Family Office auf welche Daten zugreifen und welche Handlungen ausführen darf. Grundsätze sind das Need-to-know-Prinzip, Rollen statt Einzelrechte, Funktionstrennung bei Zahlungen und Freigaben, befristete Zugänge für externe Berater und eine regelmäßige Überprüfung aller Rechte. Datenschutzrecht und ISO 27001 verlangen genau diese Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Daten.
Warum es ein Konzept braucht
Im Family Office liegen die vertraulichsten Daten einer Familie: Vermögen, Erbregelungen, Gesundheitsvollmachten, Konflikte. Gleichzeitig arbeiten viele Personen damit – Team, Familienmitglieder, Steuerberater, Anwälte, Vermögensverwalter. Ohne Konzept wachsen Rechte über die Jahre unkontrolliert: Ehemalige Berater behalten Zugänge, Praktikanten sehen das Gesamtvermögen, und niemand weiß mehr, wer was darf.
Grundsätze
- Need-to-know: Jede Person sieht nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
- Rollen statt Einzelrechte: Rechte werden über Rollen vergeben, etwa Leitung, Buchhaltung, Compliance, Assistenz, externer Berater.
- Funktionstrennung: Wer eine Zahlung erfasst, gibt sie nicht selbst frei.
- Befristung: Externe Zugänge enden automatisch nach Projektende.
- Nachvollziehbarkeit: Vergabe, Änderung und Nutzung von Rechten werden protokolliert.
Familienmitglieder richtig einbinden
Nicht jedes Familienmitglied soll alles sehen. Häufig gilt: Jeder sieht das eigene Vermögen und die Strukturen, an denen er beteiligt ist; das Gesamtvermögen sehen nur bestimmte Personen, etwa die Gründergeneration oder der Familienrat. Die nächste Generation erhält Einblick schrittweise. Diese Regeln sollten mit der Familie besprochen und schriftlich festgehalten werden, idealerweise in der Familienverfassung.
Ein Konzept einführen
- Datenbereiche und deren Schutzbedarf erfassen: Vermögen, Dokumente, Personendaten, Zahlungen, Compliance.
- Rollen definieren und je Rolle Lese-, Schreib- und Freigaberechte festlegen.
- Bestehende Zugänge gegen das Konzept abgleichen und bereinigen.
- Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Nutzer verbindlich einführen.
- Rechte mindestens halbjährlich überprüfen und bei Austritten sofort entziehen.
Rechtlicher Rahmen
Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit; die DSGVO verlangt in Art. 32 geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. ISO/IEC 27001 enthält konkrete Anforderungen an Zugriffssteuerung und Zugriffsrechte. Für beaufsichtigte Finanzintermediäre kommen aufsichtsrechtliche Anforderungen an die operationellen Risiken hinzu.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE vergibt Rechte über Rollen, trennt Organisationen auf Datenbankebene (Row Level Security), unterstützt organisationsweit erzwingbare Zwei-Faktor-Anmeldung und kennzeichnet externe Berater gesondert. Das Mandantenportal zeigt Familien nur ausdrücklich freigegebene Inhalte; jede Änderung steht im Prüfprotokoll.
Auf einen Blick
| Leitprinzip | Need-to-know und Funktionstrennung |
|---|---|
| Überprüfung | Mindestens halbjährlich, bei Austritten sofort |
| Rechtsrahmen | DSG (CH), Art. 32 DSGVO, ISO/IEC 27001 |
Häufige Fragen
Wer verantwortet das Berechtigungskonzept?
Die Leitung des Family Office trägt die Verantwortung; die Umsetzung liegt oft bei der Compliance oder einer IT-verantwortlichen Person. Wichtig ist, dass jemand die regelmäßige Überprüfung tatsächlich durchführt.
Sollen externe Berater eigene Zugänge erhalten?
Ja, besser als geteilte Zugänge oder E-Mail-Anhänge. Eigene, befristete Zugänge mit begrenzten Rechten sind sicherer und nachvollziehbar.
Wie geht man mit Notfallzugängen um?
Ein dokumentierter Notfallzugang, versiegelt oder im Vier-Augen-Prinzip zugänglich, verhindert Stillstand bei Ausfall einer Schlüsselperson. Seine Nutzung muss protokolliert und nachträglich geprüft werden.
Brauchen kleine Family Offices ein formelles Konzept?
Auch mit drei Mitarbeitenden lohnt eine einfache schriftliche Regelung. Sie verhindert, dass Rechte über die Jahre unkontrolliert wachsen.
Was ist der Unterschied zwischen Rolle und Recht?
Ein Recht erlaubt eine konkrete Handlung, etwa Dokumente eines Mandats lesen. Eine Rolle bündelt mehrere Rechte für eine Funktion, etwa Buchhaltung. Wer Rechte über Rollen vergibt, muss bei einem Personalwechsel nur die Rolle neu zuordnen.
Quellen
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) – Fedlex
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 – EUR-Lex
- ISO/IEC 27001 – Informationssicherheits-Managementsysteme
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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