Leitfaden Compliance
Der KYC-Prozess im Family Office: von der Aufnahme bis zur Überprüfung
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Der KYC-Prozess eines Family Office besteht aus acht Phasen: Vorprüfung, Identifikation und Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten, Klärung der Vermögensherkunft, Risikoeinstufung, Freigabe, laufende Überwachung, ereignisbezogene Prüfung und periodische Überprüfung bis zur Beendigung. Jede Phase braucht eine verantwortliche Person, klare Ergebnisse und einen dokumentierten Abschluss, damit eine Prüfgesellschaft den Ablauf ohne Rückfragen nachvollziehen kann.
Warum ein durchgängiger Prozess
Viele Family Offices erfüllen einzelne Pflichten sorgfältig, aber ohne verbindenden Ablauf: Ausweise liegen vor, das Risikoprofil fehlt; die Einstufung ist begründet, aber niemand prüft sie nach zwei Jahren erneut. Prüfungen bemängeln selten einzelne Dokumente, sondern Lücken zwischen den Schritten. Ein durchgängiger Prozess mit festen Übergaben schließt diese Lücken und macht die Arbeit unabhängig von einzelnen Personen.
Die acht Phasen
- Vorprüfung: Zweck der Beziehung, erste Struktur, Screening auf Sanktionen und PEP, Entscheid über die Aufnahme der Abklärungen.
- Identifikation: Vertragspartei und wirtschaftlich Berechtigte identifizieren und verifizieren, Struktur mit Rollen erfassen.
- Herkunft: Vermögens- und Mittelherkunft erfragen, belegen und plausibilisieren.
- Risikoeinstufung: Faktoren bewerten, Stufe festlegen, Begründung festhalten.
- Freigabe: Entscheid über die Aufnahme, bei hohem Risiko durch eine Person der Geschäftsleitung.
- Laufende Überwachung: Transaktionen, Screening bei Listenänderungen, Fristen für Ausweise und Vollmachten.
- Ereignisbezogene Prüfung: neue Begünstigte, Wohnsitzwechsel, politisches Amt, Treffer im Screening.
- Periodische Überprüfung und Beendigung: Aktualisierung nach Risikostufe, dokumentiertes Ende der Beziehung.
Rollen und Verantwortung
| Phase | Mandatsverantwortliche | Compliance | Geschäftsleitung |
|---|---|---|---|
| Vorprüfung | Führt durch | Wird informiert | – |
| Identifikation und Herkunft | Führt durch | Prüft Vollständigkeit | – |
| Risikoeinstufung | Schlägt vor | Bestätigt bei mittlerem und hohem Risiko | – |
| Freigabe | Beantragt | Gibt bei tiefem und mittlerem Risiko frei | Gibt bei hohem Risiko frei |
| Überwachung und Ereignisse | Meldet Auffälligkeiten | Klärt ab, entscheidet über Meldung | Wird bei Verdacht informiert |
| Periodische Überprüfung | Aktualisiert | Prüft und schließt ab | Bestätigt bei hohem Risiko |
Ergebnisse je Phase
Jede Phase endet mit einem prüfbaren Ergebnis: Die Vorprüfung mit einem Aufnahmeentscheid, die Identifikation mit vollständigen Personendaten und Strukturdiagramm, die Herkunftsklärung mit einer Herleitung des Vermögens, die Risikoeinstufung mit Stufe und Begründung, die Freigabe mit Datum und Namen, die Überprüfung mit einem Vermerk über geänderte oder bestätigte Angaben. Ein Prozessschritt gilt erst als erledigt, wenn sein Ergebnis in der Akte steht.
Hilfreich sind wenige, klar definierte Kennzahlen: Durchlaufzeit von der Vorprüfung bis zur Freigabe, Anteil überfälliger periodischer Überprüfungen, Anzahl offener Screening-Treffer und Zahl ablaufender Ausweise in den nächsten 60 Tagen.
Praxisbeispiel (vereinfacht)
Ein Multi Family Office übernimmt eine Unternehmerfamilie mit Holding, Familienstiftung und zwei Privatdepots. In der Vorprüfung zeigt das Screening keinen Treffer. Bei der Identifikation fällt auf, dass ein Sohn kürzlich in den Gemeinderat einer Schweizer Stadt gewählt wurde – als kommunales Amt kein PEP-Tatbestand, aber ein Faktor, der in der Begründung erwähnt wird. Die Herkunft lässt sich über den Verkauf eines Unternehmensteils belegen. Die Einstufung lautet «mittel» wegen einer Struktur über zwei Länder; die Compliance bestätigt, die Freigabe erfolgt nach acht Arbeitstagen. Ein Jahr später meldet die Familie den Umzug der Tochter nach Dubai – ein Ereignis, das eine neue Prüfung auslöst.
Häufige Schwachstellen
- Freigabe vor abgeschlossener Herkunftsklärung, «weil die Familie bekannt ist».
- Ereignisse werden zwar bemerkt, lösen aber keine dokumentierte Neubewertung aus.
- Periodische Überprüfungen ohne festes Datum und ohne Verantwortliche.
- Treffer im Screening werden mündlich geklärt, aber nicht festgehalten.
- Beendete Beziehungen ohne Dokumentation, wohin die Vermögenswerte gingen.
Übergaben zwischen den Phasen
Die meisten Lücken entstehen an den Übergängen. Zwischen Identifikation und Risikoeinstufung geht verloren, was im Erstgespräch auffiel; zwischen Freigabe und Überwachung fehlen die erwarteten Transaktionen als Maßstab; zwischen Ereignis und Neubewertung vergeht zu viel Zeit.
Drei einfache Regeln helfen. Erstens endet jede Phase mit einem Status in der Akte – offen, in Prüfung, abgeschlossen –, und die nächste Phase beginnt erst, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Zweitens wird das Risikoprofil bei der Freigabe in konkrete Überwachungsparameter übersetzt, etwa erwartete Beträge, Länder und Gegenparteien. Drittens hat jedes Ereignis eine Frist für die Neubewertung, zum Beispiel zehn Arbeitstage. So wird aus einzelnen Pflichten ein geschlossener Kreislauf, der auch bei Personalwechseln funktioniert. Dokumentiert wird nicht nur das Ergebnis, sondern auch, wer wann entschieden hat – für Prüfungen oft die erste Frage.
Umsetzung in FLIORE
In FLIORE bildet das Mandat den ganzen Ablauf ab: Personen und Rollen, Struktur, Screening, Risikobeurteilung, Dokumente und Freigaben im Vier-Augen-Prinzip. Fällige Überprüfungen und ablaufende Ausweise erscheinen im Compliance-Kalender, jede Änderung im Prüfprotokoll, und das KYC-Paket stellt die Akte für Banken oder Prüfungen zusammen.
Auf einen Blick
| Phasen | Acht, von der Vorprüfung bis zur Beendigung |
|---|---|
| Maßstab | Jede Phase mit prüfbarem Ergebnis in der Akte |
| Kennzahlen | Durchlaufzeit, überfällige Überprüfungen, offene Treffer, ablaufende Ausweise |
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein KYC-Prozess?
Das hängt von Struktur und Risiko ab. Einfache Fälle sind in Tagen erledigt, komplexe Strukturen mit Herkunftsklärung über mehrere Länder können Wochen dauern. Entscheidend ist, dass keine Freigabe vor abgeschlossenen Abklärungen erfolgt.
Darf ein Family Office vor Abschluss der Abklärungen tätig werden?
Grundsätzlich nicht. Die Sorgfaltspflichten sind vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung zu erfüllen; Ausnahmen sind eng und müssen begründet sein.
Wer gibt eine Hochrisikobeziehung frei?
Eine Person der Geschäftsleitung, nach Vorbereitung durch Mandatsverantwortliche und Compliance. So verlangen es die Regeln zu verstärkten Sorgfaltspflichten.
Was gilt als Ereignis für eine neue Prüfung?
Unter anderem neue wirtschaftlich Berechtigte oder Begünstigte, Wohnsitzwechsel, ein politisches Amt, Screening-Treffer, deutlich höhere Zuflüsse als erwartet und geänderte Länderlisten.
Wie wird das Ende einer Beziehung dokumentiert?
Mit Datum, Grund, Verbleib der Vermögenswerte und gegebenenfalls Hinweis auf eine Meldung. Die Akte bleibt während der Aufbewahrungsfrist verfügbar.
Braucht ein kleines Family Office alle acht Phasen?
Ja, aber in angemessenem Umfang. Die Phasen können schlank sein, müssen jedoch vorhanden und dokumentiert sein.
Wie wird der Prozess bei einem Personalwechsel gesichert?
Durch einheitliche Status je Phase, eine Stellvertretung für jede Rolle und eine Akte, die ohne Erklärungen der bisherigen Person verständlich ist. Ein zentrales System statt persönlicher Ablagen ist dafür die wichtigste Voraussetzung.
Quellen
- Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) – Fedlex
- § 10 Geldwäschegesetz (GwG) – Allgemeine Sorgfaltspflichten
- § 15 Geldwäschegesetz (GwG) – Verstärkte Sorgfaltspflichten
- Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) – Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS)
- FATF Recommendations und Guidance on Beneficial Ownership
- FINMA – Geldwäschereiverordnung-FINMA (GwV-FINMA)
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