Manuel FLIORE

Briefing du jour : revues KYC dues, tâches ouvertes, lacunes de conformité, patrimoine dans la monnaie de référence et mandats ouverts récemment.

Où: Tableau de bord

L'assistant répond aux questions sur vos données et sur chaque fonction de ce manuel. Sur demande, il crée et modifie des éléments – uniquement après votre confirmation et avec vos droits. Il ne supprime, n'archive, ne modifie les droits ni ne touche à la facturation.

Où: Partout : bouton de l'assistant, en bas à droite

Trouver des mandats et des pages au clavier et les ouvrir directement.

Où: Partout : recherche en haut (⌘K / Ctrl+K)

Alertes sur les échéances, les validations et l'activité ; réglables sous Paramètres → Notifications.

Où: Tableau de bord

Utiliser l'interface en allemand, anglais, français ou espagnol. Le choix est enregistré dans le profil et s'applique sur tous les appareils.

Où: Partout : choix de la langue dans l'en-tête ou Paramètres → Profil

Les erreurs inattendues sont signalées automatiquement, sans données de contenu, afin d'être corrigées.

Où: Tableau de bord

Ce manuel : chaque fonction avec sa finalité, son emplacement et ses étapes, avec recherche.

Où: Aide

Tous les mandats avec recherche et filtres par type, risque et statut ; les mandats archivés s'affichent séparément.

Où: Mandats

Vue en tableau de tous les mandats avec actions groupées : statut, risque, screening continu et échéances KYC pour plusieurs mandats à la fois.

Où: Mandats → Personnes

Créer un mandat pour une personne, une société, un trust ou une fondation. Le niveau de risque est fixé par le moteur de risque, et non saisi manuellement.

Où: Mandats → Créer un mandat

Chiffres clés, personnes impliquées et évaluation du mandat par l'IA en un coup d'œil.

Où: Mandats → Open a mandate → Aperçu

Les personnes et leurs fonctions dans le mandat : ayants droit économiques, organes, signataires – avec part et période de validité. Les fonctions terminées restent dans l'historique.

Où: Mandats → Open a mandate → Structure & Personnes → Propriétaires & UBO

Relier des participations entre mandats (holding, filiale, trust) ; elles apparaissent sur la carte du patrimoine.

Où: Mandats → Open a mandate → Structure & Personnes → Structure

Saisir les membres de la famille, les inviter au portail et documenter le plan de succession.

Où: Mandats → Open a mandate → Structure & Personnes → Famille

Afficher le mandat tel qu'il était à une date passée.

Où: Mandats → Open a mandate → Patrimoine → Voyage temporel

Chronologie de toutes les modifications du mandat, issue du journal d'audit.

Où: Mandats → Open a mandate → Opérations → Activité

Modifier les données de base, archiver ou restaurer le mandat et – réservé aux owners et à la conformité – l'effacer définitivement. Les données soumises à une obligation légale de conservation (p. ex. LBA) empêchent l'effacement.

Où: Mandats → Open a mandate → Paramètres

Dossier du mandat prêt à imprimer, enregistrable en PDF.

Où: Mandats → Open a mandate → Dossier

Créer un rapport client (rédigé au besoin par l'IA dans la langue du client) et le publier au portail ou l'en retirer.

Où: Mandats → Open a mandate → Rapports

Chaque personne une seule fois, avec toutes les entités où elle exerce une fonction. Fusionner les doublons.

Où: Mandats → Personnes

Données de base, fonctions actuelles et passées, pièces d'identité avec date d'expiration ; les owners et la conformité peuvent effacer définitivement la personne (pièces d'identité comprises), sauf obligation de conservation.

Où: Mandats → Personnes → Open a person

Saisir, évaluer et rapprocher les actifs et passifs du mandat ; importer des relevés bancaires.

Où: Mandats → Open a mandate → Patrimoine → Actifs & passifs

Rendement pondéré dans le temps (TWR), taux de rendement interne (TRI) et MOIC à partir des évaluations et des flux.

Où: Mandats → Open a mandate → Patrimoine → Performance

Gérer les engagements sur les marchés privés avec appels de capital, distributions et VNI.

Où: Mandats → Open a mandate → Patrimoine → Actifs privés

Comptes bancaires et liquidités ; importer des relevés (CAMT, MT940, PDF) et comptabiliser les lignes.

Où: Mandats → Open a mandate → Patrimoine → Liquidité

Saisir des transactions et les valider par leur statut ; joindre des justificatifs.

Où: Mandats → Open a mandate → Patrimoine → Transactions

Barèmes et calcul des honoraires, comptes de séquestre et ordres de paiement avec validation à quatre yeux.

Où: Mandats → Open a mandate → Opérations → Comptabilité

Lots fiscaux avec prix de revient selon FIFO, LIFO, HIFO ou coût moyen.

Où: Mandats → Open a mandate → Patrimoine → Lots fiscaux

Patrimoine consolidé de tous les mandats, converti dans la monnaie de référence.

Où: Patrimoine → Vue d'ensemble

Gérer des indices de référence personnalisés avec leurs rendements et les attribuer aux mandats.

Où: Patrimoine → Benchmarks

Structure de détention graphique de tous les mandats et ayants droit économiques.

Où: Patrimoine → Carte du patrimoine

Configurer, synchroniser et désactiver les connexions bancaires.

Où: Patrimoine → Flux bancaires

Importer des tableaux (CSV/Excel) : FLIORE associe automatiquement les colonnes, formats numériques suisses compris, et affiche un aperçu avant l'import.

Où: Patrimoine → Importer

Définir des directives de placement, détecter automatiquement les dépassements et les clore avec une justification.

Où: Mandats → Open a mandate → Conformité

Dossiers KYC, contrôles, screening des sanctions et des PPE, origine du patrimoine et des fonds, revues KYC périodiques et niveau de risque.

Où: Mandats → Open a mandate → Conformité

Réutiliser des identités déjà vérifiées dans le réseau FLIORE, avec un consentement révocable.

Où: Mandats → Open a mandate → Aperçu

Consigner des décisions, accorder et révoquer des procurations, suivre les échéances de gouvernance.

Où: Mandats → Open a mandate → Structure & Personnes → Gouvernance

Accorder des mandats limités à des agents IA, journaliser leurs actions et révoquer le mandat.

Où: Mandats → Open a mandate → Paramètres → Confiance agent

État de conformité de tous les mandats ; générer un rapport de conformité.

Où: Conformité → Aperçu

Informations et justificatifs manquants par mandat, classés par urgence.

Où: Conformité → Rapport d'écarts

Examiner les anomalies détectées automatiquement et les clore avec une justification.

Où: Conformité → Anomalies

Activer le screening continu des sanctions et des PPE et évaluer les nouvelles correspondances.

Où: Conformité → Surveillance

CRS/EAR : classer les mandats, établir la déclaration, enregistrer l'institution déclarante, journaliser et exporter la transmission.

Où: Conformité → CRS / EAR

Tenir à jour le profil de surveillance et le statut d'autorisation (LEFin) ; vérifier les contreparties dans le registre des établissements surveillés.

Où: Conformité → Surveillance

Courts modules de formation à la conformité avec attestation de suivi.

Où: Conformité → Académie

Rapports sur les mandats et la conformité.

Où: Conformité → Rapports

Téléverser les documents du mandat ; FLIORE attribue automatiquement une catégorie et fixe le délai légal de conservation.

Où: Mandats → Open a mandate → Opérations → Documents

Tous les documents de tous les mandats : recherche plein texte, filtres, association automatique, corbeille avec restauration, partage au portail et liens de partage. Les délais de conservation sont fixés automatiquement.

Où: Documents

Liens limités dans le temps et révocables permettant à des tiers de récupérer un seul document.

Vérifier et appliquer les données reconnues par l'IA (date, contrepartie, montant).

Où: Documents → Extractions

Point d'accès à la comptabilité, aux documents, aux messages et à l'activité du mandat.

Où: Mandats → Open a mandate → Opérations

Créer, attribuer, terminer ou écarter des tâches ; FLIORE génère aussi des tâches à partir des échéances et des lacunes.

Où: Tâches

Demander, décider ou retirer des validations à quatre yeux pour les actions sensibles ; personne ne valide sa propre demande.

Où: Approbations

Vue d'ensemble des opérations avec les ordres de paiement validés prêts à être exécutés.

Où: Opérations

Définir des processus récurrents comme modèles, les lancer et les valider étape par étape.

Où: Opérations → Workflows

Messages sécurisés avec les clients du mandat, avec pièces jointes et liens de partage.

Où: Mandats → Open a mandate → Opérations → Messages

Créer des factures clients avec QR-facture, les envoyer, relancer et marquer comme payées ; factures récurrentes et temps saisi compris.

Où: Cabinet → Facturation

Saisir le temps avec le chronomètre de l'en-tête ou manuellement, et le facturer ensuite.

Où: Cabinet → Suivi du temps

Boîte de réception de tous les messages clients, tous mandats confondus.

Où: Cabinet → Messages

Inviter des clients au portail client ; ils ne voient que les documents, rapports et messages partagés de leur mandat.

Où: Mandats → Open a mandate → Opérations → Messages

Pour les clients : un aperçu de leur propre mandat.

Où: Portail client

Pour les clients : consulter et télécharger les documents partagés.

Où: Portail client → Documents

Pour les clients : messages sécurisés avec le family office, avec pièces jointes.

Où: Portail client → Messages

Pour les clients : rapports publiés.

Où: Portail client → Rapports

Accès à tous les paramètres personnels et de l'organisation.

Où: Paramètres

Modifier votre nom et votre langue ; la langue s'applique immédiatement et sur tous les appareils.

Où: Paramètres → Profil

Nom et pays de l'organisation, monnaie de référence et taux de change, authentification à deux facteurs obligatoire pour tous (réservé aux owners).

Où: Paramètres → Général

Inviter des membres, attribuer des rôles, accorder l'accès à des mandats précis et inviter des conseillers externes en lecture seule.

Où: Paramètres → Équipe & rôles

Configurer l'authentification à deux facteurs et changer de mot de passe.

Où: Paramètres → Sécurité

Exporter toutes les données de l'organisation ou programmer sa suppression (restaurable pendant 30 jours).

Où: Paramètres → Données & confidentialité

Consulter le journal d'activité et télécharger un export d'audit.

Où: Paramètres → Journal d’activité

Activer ou désactiver l'IA et utiliser au besoin votre propre clé API.

Où: Paramètres → IA & clés

Choisir une offre, acheter des crédits IA, tenir à jour le profil de facturation et télécharger les factures.

Où: Paramètres → Abonnement & facturation

Se connecter avec e-mail et mot de passe, Google ou Microsoft ; réinitialiser le mot de passe ; confirmer l'authentification à deux facteurs si elle est activée.

Accepter une invitation dans une équipe ou au portail client ; le compte rejoint l'organisation qui invite.

Lors de la première connexion, créer l'organisation et définir les paramètres de base.

Où: Après la première connexion (automatique)

Gérer les clés de l'API REST et les webhooks pour les événements.

Où: Paramètres → API & données

API REST pour les mandats et les actifs, authentifiée par clé API et limitée à votre organisation.

Tâches automatiques en arrière-plan : résumé quotidien, contrôles des anomalies et du screening, directives, factures récurrentes, suppressions tenant compte de la conservation.

Point d'entrée : présentation du système d'exploitation pour family offices et de ses principales fonctions.

Où: Site web → /

Pages de fonctions sur les mandats, les documents, la conformité, l'IA et le patrimoine, ainsi qu'une comparaison avec les outils de reporting.

Où: Site web → /product

Pages de solutions sur le logiciel pour family offices et la conformité KYC/LBA.

Où: Site web → /solutions/family-office-software

Comparaison des offres, des mandats inclus, des sièges et des crédits IA.

Où: Site web → /pricing

Modèle de sécurité, hébergement des données en Suisse et architecture.

Où: Site web → /security

Articles sur les ayants droit économiques, le KYC, le CRS et la conformité pour family offices, ainsi que ce manuel.

Où: Site web → /wissenshub

Informations sur FLIORE et moyens de nous contacter.

Où: Site web → /about

Lancer votre propre espace de démonstration sans inscription : données d'exemple fictives, entièrement utilisable, accessible 24 heures puis supprimé automatiquement (au plus tard après 48 heures). Les e-mails, invitations, paiements et interfaces y sont désactivés. Ou demander une présentation personnalisée.

Où: Site web → /demo

Politique de confidentialité, conditions d'utilisation, mentions légales, cookies, contrat de sous-traitance et sous-traitants.

Où: Site web → /privacy