Ratgeber Compliance
Interne Weisungen zur Geldwäschebekämpfung
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Interne Weisungen übersetzen die gesetzlichen Sorgfaltspflichten in die Abläufe eines konkreten Family Office: wer zuständig ist, nach welchen Kriterien Risiken eingestuft werden, wie Identifikation, Überwachung und Abklärungen ablaufen, wann und wie gemeldet wird und wie Mitarbeitende geschult werden. Sie müssen schriftlich vorliegen, von der Geschäftsleitung verabschiedet und regelmäßig aktualisiert werden.
Wozu interne Weisungen dienen
Das Gesetz sagt, was zu tun ist; die Weisungen sagen, wie es im eigenen Haus geschieht. Sie geben Mitarbeitenden Sicherheit, sorgen für einheitliche Entscheidungen und sind für Prüfungen der erste Maßstab. Eine Prüfgesellschaft vergleicht zuerst, ob die Weisungen dem Gesetz entsprechen, und danach, ob die Praxis den Weisungen folgt.
In der Schweiz verlangt die GwV-FINMA von beaufsichtigten Finanzintermediären interne Weisungen; Selbstregulierungsorganisationen stellen ähnliche Anforderungen. In Deutschland gehören sie zu den internen Sicherungsmassnahmen nach § 6 GwG, in Österreich zu den Strategien und Verfahren nach dem FM-GwG.
Pflichtinhalte
- Zuständigkeiten: Geldwäschereifachstelle bzw. Geldwäschebeauftragter, Stellvertretung, Eskalationswege.
- Kriterien für erhöhte Risiken und die daraus folgenden Maßnahmen.
- Ablauf von Identifikation und Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten.
- Überwachung von Transaktionen und Kriterien für Auffälligkeiten.
- Vorgehen bei Verdacht und Meldewege an die zuständige Meldestelle.
- Aufbewahrung, Schulung und interne Kontrollen.
So entstehen gute Weisungen
- Mit der Risikoanalyse des eigenen Betriebs beginnen: Welche Kunden, Länder und Produkte prägen das Family Office?
- Gesetzliche Anforderungen und Vorgaben der Aufsicht oder SRO abgleichen.
- Abläufe so beschreiben, wie sie tatsächlich stattfinden sollen – mit Formularen und Vorlagen.
- Von der Geschäftsleitung verabschieden lassen und allen Mitarbeitenden bekanntmachen.
- Mindestens jährlich und bei Gesetzesänderungen überprüfen; Änderungen versionieren.
Häufige Schwächen
Weisungen, die aus einer Vorlage kopiert wurden und Tätigkeiten beschreiben, die das Family Office gar nicht ausübt; Weisungen, die seit Jahren nicht aktualisiert wurden; Kriterien ohne konkrete Maßnahmen. Ebenso problematisch ist das Gegenteil: so detaillierte Weisungen, dass sie im Alltag niemand befolgen kann.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE bildet zentrale Elemente der Weisungen im System ab: Risikokriterien in der Risikobeurteilung, Prüfintervalle je Stufe, Freigaben mit Vier-Augen-Prinzip und Kontrollen mit Fälligkeiten. Die Compliance-Akademie unterstützt die Schulung, und das Prüfprotokoll zeigt, dass die Abläufe tatsächlich eingehalten wurden.
Auf einen Blick
| Rechtsgrundlagen | GwV-FINMA (CH), § 6 GwG (DE), FM-GwG (AT) |
|---|---|
| Verabschiedung | Durch die Geschäftsleitung, schriftlich |
| Überprüfung | Mindestens jährlich und bei Rechtsänderungen |
Häufige Fragen
Braucht ein kleines Family Office eigene Weisungen?
Ja, wenn es dem Geldwäscherecht untersteht. Umfang und Detailtiefe dürfen der Größe entsprechen. Ein Family Office mit drei Mitarbeitenden braucht keine hundert Seiten, aber klare Regeln für die wesentlichen Abläufe.
Können Weisungen einer SRO übernommen werden?
Musterweisungen einer Selbstregulierungsorganisation sind ein guter Ausgangspunkt. Sie müssen aber an die eigene Tätigkeit und Risikoanalyse angepasst werden.
Wer muss die Weisungen kennen?
Alle Mitarbeitenden, die mit Kunden, Strukturen oder Zahlungen zu tun haben. Die Kenntnisnahme sollte dokumentiert werden, zum Beispiel im Rahmen der jährlichen Schulung.
Was passiert, wenn die Praxis von den Weisungen abweicht?
Das ist ein Prüfbefund. Entweder wird die Praxis korrigiert oder die Weisung angepasst – Abweichungen ohne Grundlage gelten als Organisationsmangel.
Wie lang sollten interne Weisungen sein?
So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Viele Family Offices kommen mit einem Hauptdokument von zehn bis zwanzig Seiten aus, ergänzt um Formulare und Checklisten. Entscheidend ist, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die eigenen Pflichten darin schnell findet.
Quellen
- FINMA – Geldwäschereiverordnung-FINMA (GwV-FINMA)
- § 6 Geldwäschegesetz (GwG) – Interne Sicherungsmaßnahmen
- Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) – Rechtsinformationssystem des Bundes
- Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) – Fedlex
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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