Zeiterfassung im Family Office

Kurzantwort

Zeiterfassung dient im Family Office drei Zwecken: dem Nachweis gegenüber Familien bei Stunden- oder Mischhonoraren, der Verteilung der Kosten auf Familienmitglieder und Strukturen und der Steuerung der Rentabilität je Mandat. Daneben bestehen arbeitsrechtliche Pflichten: In der Schweiz verlangt die Arbeitsgesetzgebung Aufzeichnungen, in Deutschland folgt eine Erfassungspflicht aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.

Drei betriebliche Zwecke

• Honorarnachweis: Bei Stunden- und Mischmodellen ist die Zeitaufstellung Teil der Rechnung.
• Kostenverteilung: Ein Single Family Office belastet seine Kosten oft verursachergerecht an Familienmitglieder, Gesellschaften und Stiftungen weiter – auch aus steuerlichen Gründen.
• Steuerung: Ein Multi Family Office erkennt, welche Mandate ihren Aufwand decken und wo Leistungen neu verhandelt werden müssen.

Kostenverteilung im Single Family Office

Erbringt eine Family-Office-Gesellschaft Leistungen für mehrere Familienmitglieder und Strukturen, stellt sich die Frage nach der richtigen Verteilung. Leistungen an Gesellschaften sollten zu marktüblichen Konditionen verrechnet werden; sonst drohen steuerliche Korrekturen, etwa als verdeckte Gewinnausschüttung in Deutschland oder als geldwerte Leistung in der Schweiz. Eine nachvollziehbare Zeiterfassung ist die einfachste Grundlage, um Verteilschlüssel zu begründen.

Rechtliche Pflichten

In der Schweiz verpflichtet die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz Arbeitgeber, Arbeits- und Ruhezeiten aufzuzeichnen; unter bestimmten Voraussetzungen sind vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht für Mitarbeitende mit großer Autonomie möglich. In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen, gestützt auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. In Österreich verlangt das Arbeitszeitgesetz Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden.

Arbeitsrechtliche und betriebliche Zeiterfassung lassen sich verbinden, verfolgen aber unterschiedliche Ziele: Die eine erfasst Arbeitszeit, die andere ordnet Leistungen Mandaten zu.

Gute Praxis

1. Tätigkeitskategorien festlegen, etwa Reporting, Compliance, Steuern, Verwaltung, Projekte.
2. Zeit direkt dem Mandat oder der Struktur zuordnen, nicht nur der Familie.
3. Täglich oder zumindest wöchentlich erfassen – nachträgliche Schätzungen sind ungenau.
4. Nicht verrechenbare Zeit separat ausweisen, damit sie sichtbar bleibt.
5. Monatlich auswerten: Aufwand je Mandat im Vergleich zum Honorar.

Vertraulichkeit

Zeitbuchungen enthalten oft vertrauliche Stichworte zu Familienangelegenheiten. Sie gehören deshalb in ein System mit Berechtigungen und nicht in eine geteilte Tabelle. Familien sehen auf Wunsch ihre eigenen Leistungen, aber nie die anderer Mandate.

Umsetzung in FLIORE

FLIORE enthält eine Zeiterfassung mit Timer, die Zeit Mandaten zuordnet. Erfasste Zeit fließt in die Rechnungsstellung ein; Auswertungen zeigen den Aufwand je Mandat. Rechte je Rolle schützen vertrauliche Einträge.

Auf einen Blick

Häufige Fragen

Quellen

• Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, SR 822.111), Art. 73 ff. – Fedlex
• Bundesarbeitsgericht – Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
• EuGH – Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO)

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