Embedded Family Office: im Familienunternehmen angesiedelt

Kurzantwort

Ein Embedded Family Office ist im Familienunternehmen angesiedelt: Mitarbeitende des Unternehmens – oft aus Finanzabteilung oder Sekretariat der Geschäftsleitung – erledigen nebenbei die privaten Vermögensangelegenheiten der Familie. Das ist günstig und vertraut, birgt aber Risiken bei Vertraulichkeit, Interessenkonflikten und Steuern, weil Leistungen an die Familie zu Drittkonditionen verrechnet werden müssen. Bei Verkauf oder Generationenwechsel stellt sich die Frage der Ausgliederung.

Wie es entsteht

Viele Single Family Offices beginnen im Unternehmen: Der Finanzchef kümmert sich zusätzlich um die Liegenschaften des Unternehmers, die Assistenz verwaltet private Versicherungen, die Buchhaltung bucht auch die Holding. Über Jahre wächst daraus ein faktisches Family Office, ohne dass es je bewusst organisiert wurde.

Vorteile

• Tiefe Kosten, weil vorhandene Infrastruktur und Personal genutzt werden.
• Hohes Vertrauen in bekannte Mitarbeitende.
• Kurze Wege zwischen Unternehmen und Familienvermögen.
• Fachwissen aus Finanzen, Recht und Steuern ist im Haus.

Risiken

Vertraulichkeit: Mitarbeitende des Unternehmens erhalten Einblick in private Vermögensverhältnisse, die sie nichts angehen sollten. Interessenkonflikte: Die Finanzabteilung arbeitet für das Unternehmen und dessen Minderheitsaktionäre, nicht für die Familie. Steuern: Erbringt das Unternehmen Leistungen für die Familie, ohne sie zu marktüblichen Konditionen zu verrechnen, drohen Korrekturen – in Deutschland als verdeckte Gewinnausschüttung, in der Schweiz als geldwerte Leistung, in Österreich ebenfalls als verdeckte Ausschüttung. Abhängigkeit: Bei einem Verkauf des Unternehmens verliert die Familie ihr Family Office über Nacht.

Sauber organisieren

1. Tätigkeiten für die Familie erfassen und vom Unternehmensgeschäft trennen.
2. Leistungen schriftlich vereinbaren und zu marktüblichen Konditionen verrechnen.
3. Zugriffsrechte so einrichten, dass private Daten nur die zuständigen Personen sehen.
4. Private Dokumente und Daten getrennt von den Unternehmenssystemen führen.
5. Frühzeitig prüfen, ob und wann eine Ausgliederung in eine eigene Gesellschaft sinnvoll ist.

Der Weg zur Ausgliederung

Anlässe für eine Ausgliederung sind ein geplanter Unternehmensverkauf, der Einstieg familienfremder Investoren, ein Generationenwechsel oder wachsende Komplexität des Privatvermögens. Die Ausgliederung gelingt deutlich leichter, wenn die Daten der Familie bereits getrennt und strukturiert vorliegen – dann wechselt nur die Organisation, nicht die Datenbasis.

Umsetzung in FLIORE

FLIORE trennt das Familienvermögen organisatorisch vom Unternehmen: eigene Organisation, eigene Rollen und Rechte, eigene Dokumente. Das erleichtert die saubere Führung im Unternehmen ebenso wie eine spätere Ausgliederung ohne Datenmigration.

Auf einen Blick

Häufige Fragen

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen – verdeckte Gewinnausschüttung (KStG)
• Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) – geldwerte Leistungen
• STEP – Society of Trust and Estate Practitioners

Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.

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