Für Private-Client-Kanzleien
Software für Private-Client-Kanzleien
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Kanzleien mit Private-Client-Praxis betreuen Familien über Jahre: Sie gründen Stiftungen und Holdings, sitzen in Organen, vollstrecken Testamente und koordinieren Steuern. Neben der klassischen Kanzleisoftware brauchen sie ein Werkzeug, das Strukturen, Personen mit Rollen, Organmandate, Sorgfaltspflichten, Fristen und Dokumente je Familie abbildet – mit strikter Trennung der Mandate und nachweisbarer Vertraulichkeit.
Die Lücke in der Kanzleisoftware
Kanzleisoftware ist für Akten, Fristen in Verfahren, Leistungserfassung und Rechnungsstellung gebaut. Private-Client-Arbeit verlangt mehr: ein Bild der Familie mit allen Strukturen, Beteiligungsquoten und Rollen, Vermögenswerte, wiederkehrende Organpflichten und geldwäscherechtliche Abklärungen. Diese Informationen landen sonst in Word-Dokumenten, Tabellen und E-Mails – verteilt über viele Personen.
Geldwäscherechtliche Pflichten
Anwältinnen und Notare unterstehen nicht für jede Tätigkeit dem Geldwäscherecht, wohl aber für bestimmte Geschäfte. In der Schweiz gelten Anwälte als Finanzintermediäre, wenn sie etwa als Organ einer Sitzgesellschaft oder als Vermögensverwalter handeln, nicht bei der typischen Berufstätigkeit. In Deutschland sind Rechtsanwälte und Notare nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG für bestimmte Transaktionen verpflichtet, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nach Nr. 12. In Österreich enthalten die Berufsgesetze entsprechende Pflichten. Die Kanzlei muss deshalb nachweisen können, welche Mandate erfasst sind und wie die Pflichten erfüllt wurden.
Was die Software leisten muss
- Familien und Strukturen mit Personen, Rollen und Quoten.
- Organmandate der Kanzleimitglieder mit Fristen und Haftungsrelevanz.
- Sorgfaltspflichten mit Risikoeinstufung, Screening und Belegen.
- Fristen für Beschlüsse, Register, Steuern und Überprüfungen.
- Verschlüsselte Dokumente mit Versionen und Freigabe an Mandanten.
- Strikte Trennung der Familien und Protokoll aller Zugriffe.
Berufsgeheimnis und Datenschutz
Anwalts- und Notariatsgeheimnis verlangen besondere Sorgfalt bei der Wahl von Cloud-Diensten: Datenstandort, Verschlüsselung, Zugriffsrechte des Anbieters und vertragliche Geheimhaltung. Kanzleien sollten Auftragsbearbeitungsverträge prüfen und sicherstellen, dass der Anbieter keinen Zugriff auf Inhalte erhält und Daten nicht für andere Zwecke verwendet.
Einführung in der Kanzlei
- Private-Client-Mandate und Organmandate erfassen.
- Strukturen je Familie abbilden und Dokumente zuordnen.
- Geldwäscherechtliche Mandate kennzeichnen und Abklärungen nachführen.
- Fristen übernehmen und Verantwortliche festlegen.
- Mandantenportal für ausgewählte Familien öffnen.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE bildet Familien als Mandate mit Strukturen, Rollen, Risikobeurteilung, Screening, Dokumenten und Fristen ab. Daten liegen in der Schweiz (Region Zürich), Organisationen sind auf Datenbankebene getrennt, Mandantendaten werden nicht für KI-Training verwendet. Zeiterfassung und Rechnungsstellung ergänzen die Kanzleisoftware für Private-Client-Leistungen.
Auf einen Blick
| Zielgruppe | Anwalts-, Notariats- und Steuerkanzleien mit Private-Client-Praxis |
|---|---|
| Geldwäscherecht | Nur für bestimmte Tätigkeiten, z. B. § 2 Abs. 1 Nr. 10 und 12 GwG (DE) |
| Kernanforderung | Familienstrukturen, Organmandate, Vertraulichkeit |
Häufige Fragen
Ersetzt die Plattform die Kanzleisoftware?
Nein. Akten, Verfahrensfristen und Kanzleibuchhaltung bleiben in der Kanzleisoftware. Die Plattform ergänzt sie um Familienstrukturen, Vermögen, Sorgfaltspflichten und Organfristen.
Ist eine Cloud-Lösung mit dem Berufsgeheimnis vereinbar?
Grundsätzlich ja, wenn Datenstandort, Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Geheimhaltung vertraglich und technisch gesichert sind. Die Prüfung liegt in der Verantwortung der Kanzlei.
Können Familien eigene Unterlagen einsehen?
Über ein Mandantenportal mit ausdrücklich freigegebenen Dokumenten und Übersichten, ohne Zugriff auf interne Notizen.
Wie werden Organmandate überwacht?
Mit einer Liste aller Organfunktionen je Person, Fristen für Beschlüsse und Abschlüsse und regelmässiger Prüfung, ob die Mandate noch bestehen.
Wie wird die Trennung der Mandate sichergestellt?
Durch eine Plattform, die Familien auf Datenbankebene voneinander trennt, Rechte je Person und Mandat vergibt und jeden Zugriff protokolliert. So sehen Mitarbeitende nur die Familien, die sie betreuen.
Quellen
- Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) – Fedlex
- § 2 Geldwäschegesetz (GwG) – Verpflichtete
- Schweizerischer Anwaltsverband (SAV)
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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