Aufbewahrungspflichten im Schweizer Family Office

Kurzantwort

In der Schweiz sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR). Finanzintermediäre bewahren die Belege zu ihren GwG-Abklärungen mindestens zehn Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. nach Abschluss der Transaktion auf. Gleichzeitig verlangt das Datenschutzrecht, Personendaten nicht länger als nötig aufzubewahren – beides muss zusammenpassen.

Fristen im Überblick

• Obligationenrecht: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres.
• Geldwäschereigesetz: Belege zu Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigten und besonderen Abklärungen mindestens zehn Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Abschluss der Transaktion.
• Mehrwertsteuer: Geschäftsbücher und Belege grundsätzlich zehn Jahre; für Immobilienbelege gelten längere Fristen.

Elektronische Aufbewahrung

Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können und ihre Integrität gewährleistet ist. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt unter anderem, dass Änderungen nachvollziehbar sind und die Archivierung geordnet erfolgt.

Für Family Offices bedeutet das: Dokumente sollten mit Datum, Kategorie und Bezug zum Mandat abgelegt und vor unbemerkter Veränderung geschützt sein.

Aufbewahren und löschen

Nach Ablauf der Fristen sind Personendaten zu löschen oder zu anonymisieren, soweit keine andere Pflicht besteht. Eine Dokumentenablage mit Gültigkeits- und Aufbewahrungsdaten macht das planbar. FLIORE führt Dokumente je Mandat mit Kategorie, Gültigkeit und Prüfprotokoll; Löschungen werden protokolliert.

Praxis: eine Aufbewahrungsmatrix

Bewährt hat sich eine einfache Matrix: Dokumentkategorie, gesetzliche Grundlage, Frist, Fristbeginn und verantwortliche Person. Sie zeigt auf einen Blick, was wann gelöscht werden darf – und verhindert, dass Unterlagen zu früh vernichtet oder zu lange aufbewahrt werden. Einmal jährlich lohnt sich ein kurzer Durchgang durch die Matrix, etwa nach dem Jahresabschluss.

Auf einen Blick

Häufige Fragen

Quellen

• Fedlex – Obligationenrecht (Art. 958f OR), Geschäftsbücherverordnung
• ESTV – Mehrwertsteuer

Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.

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