Ratgeber Betrieb
Dokumentenmanagement im Family Office
Stand: 10. Oktober 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE
Kurzantwort
Im Family Office entscheidet die Dokumentenablage darüber, wie schnell eine Bankanfrage beantwortet, eine Prüfung bestanden oder ein Generationenwechsel vorbereitet ist. Bewährt hat sich: jedes Dokument gehört zu einem Mandat oder einer Person, trägt eine Kategorie, einen sprechenden Namen und – wo relevant – ein Gültigkeitsdatum. Versionen bleiben erhalten, Freigaben sind gezielt, und Aufbewahrungsfristen sind bekannt.
Ordnung, die trägt
- Bezug: jedes Dokument hängt an einem Mandat (Gesellschaft, Stiftung, Trust) oder einer Person.
- Kategorie: Vertrag, Bankauszug, Bewertung, KYC, Steuern, Versicherung, Korrespondenz.
- Sprechender Name statt «Scan_0001.pdf» – idealerweise schon beim Hochladen vergeben.
- Gültigkeit für Ausweise, Vollmachten, Zertifikate und Policen, mit Ablaufwarnung.
- Versionierung: neue Fassung ersetzt die alte, die alte bleibt nachvollziehbar.
Freigabe und Vertraulichkeit
Nicht jedes Dokument ist für jedes Familienmitglied bestimmt. Eine gute Ablage erlaubt es, einzelne Dokumente gezielt im Mandantenportal freizugeben oder über zeitlich begrenzte Links zu teilen – und protokolliert, wer wann was gesehen hat.
Aufbewahren und löschen
Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je Land und Dokumentart. Wer die Frist je Kategorie kennt, kann planbar löschen und erfüllt zugleich den Datenschutz. Wichtig ist, dass Löschungen protokolliert werden.
FLIORE legt Dokumente je Mandat und Person ab, kategorisiert sie automatisch, erlaubt das Umbenennen beim Hochladen und danach, warnt vor Ablauf, versioniert und gibt gezielt frei. Dokumente verknüpfter Personen erscheinen im Dokumentenreiter des Mandats.
Praxis: Kategorien für den Start
Für den Einstieg genügen wenige, klare Kategorien: Verträge, Bankauszüge, Bewertungen, KYC und Ausweise, Steuern, Versicherungen, Korrespondenz. Wichtiger als eine perfekte Struktur ist, dass sie konsequent genutzt wird – und dass jedes Dokument beim richtigen Mandat liegt.
Auf einen Blick
| Grundregel | jedes Dokument mit Bezug, Kategorie, Name und ggf. Gültigkeit |
|---|---|
| Freigabe | gezielt, protokolliert |
| Löschung | nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, protokolliert |
Häufige Fragen
Wie benenne ich E-Mail-Anhänge richtig?
Beim Hochladen einen sprechenden Namen vergeben, etwa «Pass Anna Muster 2031». FLIORE behält die Dateiendung bei und protokolliert jede Umbenennung.
Wie behalte ich ablaufende Ausweise im Blick?
Über ein Gültigkeitsdatum je Dokument und automatische Ablaufwarnungen.
Kann die Familie Dokumente selbst sehen?
Ja, wenn sie im Mandantenportal freigegeben sind.
Quellen
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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