Leitfaden Technologie
Anforderungskatalog für Family-Office-Software
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze
Kurzantwort
Ein Anforderungskatalog beschreibt, was eine Family-Office-Software leisten muss, bevor Anbieter verglichen werden: Ziele, beteiligte Personen, Systemkontext, funktionale Anforderungen, Qualitätsanforderungen wie Sicherheit und Datenstandort sowie Randbedingungen wie Datenschutz und Aufbewahrung. Jede Anforderung erhält eine Priorität und ein prüfbares Abnahmekriterium. So werden Angebote vergleichbar und die spätere Abnahme eindeutig.
Warum ein Katalog vor der Auswahl
Ohne schriftliche Anforderungen vergleicht ein Family Office Präsentationen statt Lösungen: Jeder Anbieter zeigt seine Stärken, und am Ende entscheidet der Gesamteindruck der Präsentation. Ein Anforderungskatalog dreht das Verhältnis um. Er hält fest, was die eigene Organisation braucht, gewichtet es und macht prüfbar, ob eine Lösung es erfüllt. Die Systematik folgt dem Requirements Engineering, wie es etwa das International Requirements Engineering Board (IREB) und die Norm ISO/IEC/IEEE 29148 beschreiben.
Aufbau des Katalogs
- Ziele: Welche Ergebnisse soll die Software ermöglichen, etwa eine konsolidierte Monatsübersicht oder eine prüffeste KYC-Akte?
- Stakeholder: Leitung, Buchhaltung, Compliance, Familie, Berater, Prüfer – mit ihren Erwartungen.
- Systemkontext: Banken, Buchhaltung, E-Mail, Signatur, Behördenportale und ihre Schnittstellen.
- Funktionale Anforderungen: was das System tun muss.
- Qualitätsanforderungen: wie gut es das tun muss, etwa Sicherheit, Verfügbarkeit, Bedienbarkeit, Exportfähigkeit.
- Randbedingungen: Recht, Datenstandort, Aufbewahrung, Budget, Zeitplan.
- Priorisierung und Abnahmekriterien je Anforderung.
Beispielanforderungen
| ID | Anforderung | Priorität | Abnahmekriterium |
|---|---|---|---|
| F-01 | Strukturen mit Beteiligungsquoten und Gültigkeit über beliebig viele Ebenen abbilden | Muss | Eine Struktur mit vier Ebenen wird erfasst; das Vermögen je Person stimmt mit der manuellen Berechnung überein |
| F-02 | Wirtschaftlich Berechtigte je Rechtsordnung bestimmen | Muss | Für ein Testbeispiel liefert das System die erwarteten Personen für CH und DE |
| F-03 | Bankauszüge im Format CAMT.053 einlesen und Duplikate erkennen | Muss | Doppelt eingelesener Auszug erzeugt keine doppelten Buchungen |
| F-04 | Ablaufende Ausweise und Vollmachten 60 Tage vorher melden | Soll | Testdokument mit Ablauf in 59 Tagen erscheint im Kalender |
| Q-01 | Daten werden in der Schweiz gespeichert | Muss | Vertraglich zugesicherter Datenstandort und Liste der Unterauftragsbearbeiter |
| Q-02 | Zwei-Faktor-Anmeldung organisationsweit erzwingbar | Muss | Anmeldung ohne zweiten Faktor wird abgewiesen |
| Q-03 | Vollständiger Datenexport in offenem Format | Muss | Export aller Strukturen, Personen, Werte und Dokumente ist ohne Anbieter möglich |
Gute Anforderungen schreiben
Eine gute Anforderung ist eindeutig, prüfbar und lösungsneutral. «Das System soll benutzerfreundlich sein» ist keine prüfbare Anforderung; «Eine Mitarbeiterin der Buchhaltung erfasst nach einer Stunde Einführung eine neue Gesellschaft mit drei Gesellschaftern ohne Hilfe» schon. Abnahmekriterien lassen sich im Muster «Gegeben – Wenn – Dann» formulieren: Gegeben ein Mandat mit abgelaufenem Ausweis, wenn der Kalender geöffnet wird, dann erscheint der Ausweis als überfällig. Für Qualitätsanforderungen bietet die Norm ISO/IEC 25010 eine Gliederung, etwa nach Sicherheit, Zuverlässigkeit, Benutzbarkeit und Übertragbarkeit.
Priorisieren
Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig. Die MoSCoW-Methode unterscheidet Muss, Soll, Kann und Nicht-in-diesem-Projekt. Muss-Anforderungen sind Ausschlusskriterien: Eine Lösung, die eine davon nicht erfüllt, scheidet aus. Soll- und Kann-Anforderungen fliessen gewichtet in den Vergleich ein. Wer zu viele Muss-Anforderungen formuliert, findet keine Lösung; wer zu wenige formuliert, vergleicht Äpfel mit Birnen.
Praxisbeispiel (vereinfacht)
Ein Multi Family Office sammelt in zwei Workshops 140 Wünsche aus Team und Familie. Nach Bereinigung bleiben 62 Anforderungen, davon 18 Muss. Drei Anbieter erhalten den Katalog mit der Bitte, jede Anforderung mit erfüllt, teilweise oder nicht erfüllt zu beantworten und einen Nachweis anzubieten. Ein Anbieter scheidet aus, weil er keinen Datenstandort in der Schweiz zusichert. Mit den beiden anderen werden die Abnahmekriterien in einem Testlauf mit echten, anonymisierten Strukturen geprüft – die Entscheidung fällt auf Basis der Ergebnisse, nicht der Präsentation.
Vom Katalog zur Entscheidung
Der Katalog entfaltet seinen Wert erst im Vergleich. Bewährt hat sich ein zweistufiges Vorgehen: Zuerst beantworten die Anbieter jede Anforderung schriftlich mit erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt und nennen einen Nachweis – eine Funktion, eine Dokumentation, eine Referenz. Nicht erfüllte Muss-Anforderungen führen zum Ausschluss. Dann prüfen die verbleibenden Anbieter ausgewählte Abnahmekriterien in einem Testlauf mit eigenen, anonymisierten Daten.
Die Bewertung erfolgt mit einer gewichteten Matrix aus Funktionen, Qualität, Kosten über mehrere Jahre und Anbieter – Stabilität, Support, Weiterentwicklung. Wichtig ist, die Gewichtung vor dem Öffnen der Angebote festzulegen, sonst passt man sie unbewusst dem Favoriten an. Das Ergebnis wird mit Begründung dokumentiert; es ist zugleich die Grundlage für Vertrag und spätere Abnahme.
Umsetzung in FLIORE
FLIORE lässt sich gegen einen solchen Katalog in einem Testmandat prüfen: Strukturen über mehrere Ebenen, wirtschaftlich Berechtigte je Rechtsordnung, Import von Bankauszügen, Fristen, Rechte, Datenstandort Schweiz und vollständiger Export. Das Handbuch je Modul hilft, Anforderungen den Funktionen zuzuordnen.
Auf einen Blick
| Methodik | Requirements Engineering (IREB, ISO/IEC/IEEE 29148) |
|---|---|
| Qualitätsmodell | ISO/IEC 25010 |
| Priorisierung | MoSCoW: Muss, Soll, Kann, Nicht-in-diesem-Projekt |
Häufige Fragen
Wie viele Anforderungen braucht ein Katalog?
So viele wie nötig, um die Ziele abzudecken. Für ein Family Office sind 40 bis 80 klar formulierte Anforderungen meist aussagekräftiger als mehrere Hundert unscharfe.
Wer schreibt den Katalog?
Die Fachverantwortlichen mit Unterstützung einer Person mit Erfahrung im Requirements Engineering. Wichtig ist, dass die Nutzer ihre Anforderungen selbst formulieren und abnehmen.
Sollen Anbieter beim Katalog helfen?
Besser nicht vor der Ausschreibung, weil der Katalog sonst auf einen Anbieter zugeschnitten wird. Rückfragen der Anbieter während der Ausschreibung sind dagegen sinnvoll.
Was ist ein Abnahmekriterium?
Eine prüfbare Bedingung, an der sich entscheidet, ob eine Anforderung erfüllt ist – idealerweise mit einem konkreten Testfall.
Wie wird der Katalog bei der Einführung genutzt?
Als Grundlage für Konfiguration, Testfälle und Abnahme. So bleibt nachvollziehbar, ob die vereinbarten Leistungen erbracht wurden.
Was gehört zu den Randbedingungen?
Rechtliche Vorgaben wie Datenschutz und Aufbewahrung, Datenstandort, Budget, Zeitplan sowie bestehende Systeme, mit denen die Software zusammenarbeiten muss.
Wie werden Kosten verglichen?
Über die Gesamtkosten für mehrere Jahre: Lizenzen, Einführung, Datenübernahme, interne Zeit, Schulung und Betrieb. Ein günstiger Einstieg kann über fünf Jahre teurer sein als eine höhere Lizenz mit geringerem Aufwand.
Wie geht man mit nicht erfüllten Soll-Anforderungen um?
Sie fliessen gewichtet in die Bewertung ein und können Verhandlungsgegenstand sein, etwa eine Umsetzung in einer späteren Version. Vertraglich zugesicherte Erweiterungen sollten mit Termin festgehalten werden.
Quellen
- IREB – International Requirements Engineering Board (CPRE)
- ISO – ISO/IEC/IEEE 29148 Requirements engineering
- ISO – ISO/IEC 25010 Qualitätsmodell für Software
- HERMES – Projektmanagementmethode der Bundesverwaltung
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) – Fedlex
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