Für Single und Multi Family Offices
Dokumente sicher bei Familien anfordern
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze · Weitere Sprachen: English
Kurzantwort
Statt fehlende Unterlagen per E-Mail nachzufragen, stellt das Family Office in FLIORE eine Dokumentenanfrage an die Familie. Sie lädt das Dokument im geschützten Portal hoch; FLIORE prüft Dateityp, Grösse und Signatur, legt es im Mandat ab und schliesst die zugehörige Aufgabe. So entsteht ohne Zusatzaufwand ein vollständiger Nachweis, wer wann was angefordert und geliefert hat.
Das Problem mit E-Mail
Ausweise, Steuerbelege und Herkunftsnachweise per E-Mail zu senden, ist unsicher und unübersichtlich. Anhänge landen in persönlichen Postfächern, Fristen werden mündlich vereinbart, und am Ende weiss niemand, welche Version gilt.
Für Compliance und Aufsicht fehlt zudem der Nachweis: Wann wurde angefragt, wann geliefert, und wer hat geprüft?
So funktioniert die Anfrage
- Das Team wählt Mandat, Dokumentart, Frist und eine kurze Erklärung.
- FLIORE erzeugt automatisch eine Aufgabe für die verantwortliche Person.
- Die Familie sieht die Anfrage im Portal und lädt das Dokument hoch.
- FLIORE prüft Dateityp, Grösse und Signatur und legt das Dokument im Mandat ab.
- Die Aufgabe schliesst sich, das Team wird benachrichtigt, das Prüfprotokoll hält alles fest.
Sicherheit und Datenschutz
Familien sehen im Portal ausschliesslich ihre eigenen Mandate; die Trennung erzwingt die Datenbank. Datenbank und Dokumente liegen in der Schweiz (Region Zürich). Anfragen lassen sich zurückziehen, solange sie offen sind; erfüllte Anfragen bleiben als Nachweis erhalten.
Häufige Fragen
Wie fordere ich ein Dokument bei einer Familie an?
Im Mandat eine Dokumentenanfrage mit Dokumentart und Frist erstellen. Die Familie erhält sie im Portal.
Welche Dateien werden akzeptiert?
Gängige Dokument- und Bildformate. FLIORE prüft Dateityp, Grösse und Signatur, bevor das Dokument abgelegt wird.
Was passiert nach dem Upload?
Das Dokument wird im Mandat abgelegt, die Aufgabe geschlossen und das Team benachrichtigt.
Sieht eine Familie Anfragen anderer Familien?
Nein. Im Portal sieht jede Familie ausschliesslich ihre eigenen Mandate; das erzwingt die Datenbank.
Kann ich eine Anfrage zurückziehen?
Ja, solange sie offen ist. Die zugehörige Aufgabe wird dann ebenfalls geschlossen.
Quellen
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1) – Fedlex
- Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) – Fedlex
- FATF – Empfehlungen und risikobasierter Ansatz
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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