Für Multi Family Offices
KYC und Geldwäscherei-Prävention im Multi Family Office
Stand: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Redaktionsgrundsätze · Weitere Sprachen: English
Kurzantwort
Im Multi Family Office gilt KYC für jede Familie einzeln: Vertragspartei identifizieren, wirtschaftlich berechtigte Personen feststellen, das Risiko begründet beurteilen und periodisch überprüfen. Entscheidend ist der Nachweis – wer hat wann was geprüft und warum. FLIORE führt dafür je Mandat ein KYC-Dossier mit Dokumentenstatus, Risikobeurteilung, Fristen und Prüfprotokoll.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Vertragspartei identifizieren: Ausweise, Handelsregisterauszüge, Statuten oder Trust-Urkunden erfassen.
- Wirtschaftlich Berechtigte feststellen: die Struktur bis zur natürlichen Person nachzeichnen.
- Risiko beurteilen: Länderbezüge, Branche, PEP-Status und Herkunft der Vermögenswerte begründet einstufen.
- Dokumente nachfordern: fehlende Unterlagen gezielt bei der Familie anfragen und Eingänge prüfen.
- Periodisch überprüfen: Fristen je Risikostufe setzen und die Überprüfung dokumentieren.
Warum es im Multi Family Office anspruchsvoller ist
Jede Familie bringt eigene Gesellschaften, Stiftungen und Trusts in mehreren Ländern mit. Mehrere Beraterinnen und Berater arbeiten an verschiedenen Mandaten, und die Aufsicht erwartet, dass die Qualität unabhängig davon gleich hoch ist, wer das Mandat betreut.
Tabellen und E-Mail-Ordner stossen hier schnell an Grenzen: Fristen gehen verloren, Begründungen fehlen, und niemand sieht auf einen Blick, welche Familie wo steht.
So unterstützt FLIORE
- KYC-Dossier je Mandat mit wirtschaftlich Berechtigten, Dokumenten und Gültigkeitsdaten.
- Risikobeurteilung mit Faktoren und schriftlicher Begründung; Hausbewertung der Organisation.
- Dokumentenanfragen an die Familie über das Portal – mit automatischer Aufgabe und Abschluss beim Eingang.
- Fristen und Benachrichtigungen für Überprüfungen; Vier-Augen-Freigaben für heikle Entscheide.
- Prüfprotokoll für jede Änderung und Export eines KYC-Pakets für Bank oder Prüfgesellschaft.
Häufige Fragen
Was gehört zum KYC im Multi Family Office?
Identifizierung der Vertragspartei, Feststellung der wirtschaftlich berechtigten Personen, risikobasierte Beurteilung, Dokumentation und periodische Überprüfung.
Wie oft muss ein Mandat überprüft werden?
Das hängt von der Risikostufe und den internen Weisungen ab. FLIORE setzt Überprüfungsfristen je Mandat und erinnert die verantwortliche Person.
Wie fordere ich fehlende Dokumente bei der Familie an?
Über eine Dokumentenanfrage im Portal. Die Familie lädt die Unterlage hoch; FLIORE prüft Format und Grösse und schliesst die zugehörige Aufgabe.
Ist die Risikobeurteilung nachvollziehbar dokumentiert?
Ja. Faktoren, Einstufung und Begründung werden gespeichert, jede Änderung steht im Prüfprotokoll.
Kann ich ein KYC-Paket für eine Bank erstellen?
Ja, als Export mit den relevanten Angaben und Dokumenten des Mandats.
Quellen
- Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0) – Fedlex
- FATF – Empfehlungen und risikobasierter Ansatz
- FINMA – Vermögensverwalter und Trustees
Diese Seite bietet Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Massgebend sind die zitierten Rechtsquellen in ihrer jeweils geltenden Fassung.
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