Seguridad
Pista de auditoría: por qué cada cambio debe ser trazable
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
Una pista de auditoría registra quién creó, modificó, aprobó o eliminó qué datos y cuándo, de forma inalterable y con sello de tiempo. En un family office demuestra que se cumplió la diligencia, que los pagos se aprobaron correctamente y que las valoraciones no se maquillaron después. El derecho antiblanqueo, mercantil y fiscal exige registros trazables e inalterables; una pista de auditoría completa lo resuelve de forma sencilla.
Qué registra una pista de auditoría
- Quién: la persona que actúa, identificada de forma inequívoca.
- Qué: el tipo de acción y el objeto afectado, como un mandato, una persona, un documento o un pago.
- Cuándo: fecha y hora, fijadas por el sistema.
- Antes y después: el valor anterior y el nuevo en los cambios.
- Contexto: aprobaciones, comentarios, motivos.
Requisitos legales
La LBA suiza exige registros que permitan a terceros expertos formarse un juicio fiable. La ordenanza sobre la llevanza y conservación de los libros de cuentas exige integridad, trazabilidad e inalterabilidad en los libros llevados electrónicamente; libros y justificantes deben conservarse diez años. En Alemania, las GoBD del Ministerio Federal de Finanzas precisan la inalterabilidad de los registros electrónicos; desde 2025, el plazo de conservación de los justificantes contables es de ocho años y el de los libros y cuentas anuales de diez. En Austria, el § 132 del código tributario federal (BAO) prevé por regla general un plazo de siete años.
Contra qué protege la pista de auditoría
Protege a la familia frente a manipulaciones y errores inadvertidos, como una cuenta bancaria modificada justo antes de un pago importante. Protege al equipo, porque demuestra que las decisiones se tomaron correctamente. Y facilita mucho las auditorías: en lugar de reunir pruebas con esfuerzo, cada pregunta puede responderse con un extracto.
Requisitos de un buen registro
- Generado automáticamente, sin que los usuarios puedan desactivarlo.
- Inalterable: las entradas no pueden editarse ni eliminarse.
- Completo: también se registran las consultas de datos especialmente sensibles.
- Analizable: filtrable y exportable por persona, objeto y periodo.
- Disponible durante todo el plazo de conservación, también tras un cambio de sistema.
Protección de datos dentro del registro
Una pista de auditoría contiene a su vez datos personales. Solo unos pocos roles deberían tener acceso, como la dirección y cumplimiento. La conservación sigue a la finalidad: mientras deban conservarse los registros de base.
En FLIORE
FLIORE registra automáticamente los cambios en mandatos, personas, documentos y ajustes con la persona y la hora. Los documentos renombrados, las aprobaciones y las exportaciones aparecen en la pista de auditoría; la actividad de cada mandato puede consultarse directamente en el mandato.
De un vistazo
| Contenido central | Quién, qué, cuándo, antes/después, contexto |
|---|---|
| Suiza | LBA, ordenanza sobre los libros de cuentas, conservación de 10 años |
| Alemania | GoBD; justificantes contables 8 años, libros 10 años |
| Austria | § 132 BAO, por regla general 7 años |
Términos de esta página
- Registro de auditoría
- Registro inalterable que recoge quién creó, modificó, aprobó o eliminó qué datos y cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Basta el historial de versiones de los documentos de ofimática?
En parte, para documentos aislados, pero no como pista de auditoría del family office. Puede modificarse, no cubre los cambios en la base de datos y no puede analizarse de forma central.
¿Hay que registrar también las consultas?
La ley rara vez lo exige expresamente, pero es una buena práctica para los datos especialmente sensibles. Permite saber quién consultó información confidencial.
¿Cuánto tiempo se conserva la pista de auditoría?
Al menos tanto como los registros a los que se refiere. Para los registros antiblanqueo en Suiza, eso significa al menos diez años tras el fin de la relación de negocios.
¿Qué pasa con la pista de auditoría al cambiar de software?
Debe exportarse y conservarse en forma legible. Al elegir un software conviene aclarar en qué formato puede exportarse el registro.
Fuentes
- Ordenanza suiza sobre la llevanza y conservación de los libros de cuentas (GeBüV/Olico, RS 221.431) – Fedlex
- Ministerio Federal de Finanzas de Alemania – GoBD
- Código tributario alemán (AO), § 147 – reglas de conservación
- Código tributario federal austriaco (BAO) – RIS
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
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