Cumplimiento
El expediente KYC: estructura, contenido y auditabilidad
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
El expediente KYC contiene todo aquello con lo que un family office demuestra que ha cumplido sus obligaciones de diligencia: identificación de la parte contratante, determinación de los beneficiarios efectivos, perfil de riesgo, pruebas del origen del patrimonio, resultados del filtrado, aclaraciones y decisiones. Resiste una auditoría cuando un tercero experto puede seguir, sin preguntar, qué se comprobó y decidió y cuándo.
La referencia: el tercero experto
La documentación antiblanqueo tiene un objetivo claro: una firma auditora, un organismo de autorregulación o una autoridad deben poder formarse un juicio fiable sin explicaciones de los implicados. La ley suiza exige expresamente elaborar los documentos de forma que terceros expertos puedan formarse un juicio fiable (art. 7). La misma lógica rige en Alemania y Austria.
Un índice probado
- Portada con mandato, nivel de riesgo, persona responsable y próxima fecha de revisión.
- Identificación de la parte contratante: copias de documentos de identidad, extractos de registro, poderes.
- Beneficiarios efectivos: gráfico de estructura, declaraciones, justificantes por nivel.
- Perfil de riesgo con la motivación de la calificación.
- Origen del patrimonio y de los fondos, con derivación y justificantes.
- Filtrado: PEP, sanciones, medios, con fecha, resultado y valoración de coincidencias.
- Aclaraciones, correspondencia y decisiones, en orden cronológico.
- Revisiones periódicas con su resultado.
La actualidad es obligatoria
Un expediente completo al inicio suele estar desactualizado tras unos años: pasaportes caducados, beneficiarios que se han mudado, nuevas sociedades. Desde la revisión de 2023, la ley suiza exige expresamente revisar periódicamente la actualidad de los datos de los clientes; en Alemania, la actualización forma parte de la supervisión continua según el § 10 GwG. Las fechas de caducidad de los documentos de identidad deben estar en una lista de plazos, no en la cabeza de algunos empleados.
Conservación
- Suiza: al menos diez años tras el fin de la relación de negocio o la conclusión de la transacción (art. 7 apartado 3 de la ley suiza).
- Alemania: cinco años, a contar desde el final del año natural en que termina la relación (§ 8 GwG).
- Austria: cinco años tras el fin de la relación según la FM-GwG.
- Los plazos fiscales y mercantiles pueden ser más largos y se aplican en paralelo.
Lagunas típicas en las auditorías
Falta de valoración de las coincidencias del filtrado, gráficos de estructura sin fecha, declaraciones sobre el beneficiario efectivo sin firma, calificaciones de riesgo sin motivación, pruebas del origen sin derivación y expedientes en los que nadie sabe qué versión es la válida. Casi todas estas lagunas no nacen de la negligencia, sino de documentos repartidos entre correos, unidades de red y carpetas en papel.
Una prueba útil antes de cualquier auditoría es entregar un expediente a un colega que nunca ha trabajado en el mandato y pedirle que explique la calificación. Donde tenga que preguntar, el expediente tiene una laguna.
En FLIORE
FLIORE lleva el expediente en el mandato: personas con datos de identidad y aviso de caducidad, estructura, evaluación de riesgos, filtrado y documentos cifrados con versiones. El paquete KYC reúne con un clic los documentos elegidos en un PDF con portada e índice de anexos, por ejemplo para un banco o una auditoría.
De un vistazo
| Referencia | Comprensible para terceros expertos sin preguntas |
|---|---|
| Conservación | CH al menos 10 años; DE y AT 5 años tras el fin de la relación |
| Laguna más frecuente | Justificantes sin valoración ni motivación |
Términos de esta página
- Beneficiario efectivo
- La persona física que en última instancia posee o controla una sociedad, una fundación o un trust, o por cuya cuenta se realiza una transacción.
- Origen del patrimonio
- Cómo se formó el patrimonio total de una persona, por ejemplo mediante actividad empresarial, herencia o actividad profesional.
Preguntas frecuentes
¿Puede llevarse el expediente KYC solo en formato electrónico?
Sí, en Suiza, Alemania y Austria. El requisito es que los documentos estén completos, sean legibles, estén protegidos contra modificaciones posteriores y disponibles durante todo el plazo de conservación.
¿Qué no debe ir en el expediente KYC?
Documentos sin relación con la diligencia debida, como correspondencia privada irrelevante. En protección de datos rige el principio de minimización: se recoge lo que exigen las obligaciones.
¿Quién puede consultar el expediente?
Solo quienes lo necesitan para su tarea, además de la firma auditora y la autoridad de supervisión. Un concepto de acceso por funciones y un registro de accesos protegen los datos sensibles de la familia.
¿Hay que entregar el expediente al cambiar de proveedor?
La obligación de conservación sigue siendo del family office obligado. Al cambiar de software, el expediente debe poder exportarse completo y legible para seguir cumpliendo el plazo.
Fuentes
- Ley suiza contra el blanqueo de capitales (GwG/LBA, RS 955.0) – Fedlex
- Ley alemana contra el blanqueo (GwG), § 8 – obligación de registro y conservación
- Ley austriaca de prevención del blanqueo en los mercados financieros (FM-GwG) – RIS
- GAFI – Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
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