Cumplimiento
Calendario de cumplimiento: los plazos del año de un family office
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
Un calendario de cumplimiento reúne todos los plazos recurrentes y puntuales de un family office: comunicaciones AEOI/CRS y FATCA, actualizaciones de registros, informes a la supervisión de fundaciones, declaraciones de impuestos, revisiones KYC periódicas, documentos de identidad y poderes que caducan y llamadas de capital. Lo decisivo es que cada plazo tenga un responsable, una antelación y una prueba de cumplimiento.
Por qué hace falta un calendario propio
Los plazos de un family office proceden de muchas fuentes: derecho fiscal, normativa contra el blanqueo, derecho de sociedades y de fundaciones, contratos y documentos de fondos. Afectan a distintos países y estructuras. En agendas personales u hojas de cálculo dispersas se pierden en cuanto alguien falta. Un calendario central hace visibles los plazos, reparte la responsabilidad y crea una prueba para las auditorías.
Plazos de comunicación recurrentes
| Obligación | Suiza | Alemania | Austria |
|---|---|---|---|
| Comunicación AEOI/CRS de instituciones obligadas | Hasta el 30 de junio a la AFC (ESTV) | Hasta el 31 de julio al BZSt | Hasta el 30 de junio a la administración tributaria (GMSG) |
| FATCA | Directamente al IRS (modelo 2) | Hasta el 31 de julio al BZSt (modelo 1) | Directamente al IRS (modelo 2) |
| Registro de beneficiarios efectivos | Registro de transparencia desde el 1 de octubre de 2026: inscripción inicial y cada cambio | Comunicar los cambios sin demora | Revisión anual según la WiEReG |
| Supervisión de fundaciones | Informe anual según la autoridad | Según el derecho de fundaciones del Land | Auditor de la fundación cada año (fundación privada) |
Plazos que nacen del propio mandato
- Revisión KYC periódica según el nivel de riesgo.
- Pasaportes y documentos de identidad que caducan, de familiares y órganos.
- Poderes y firmas autorizadas con plazo.
- Llamadas de capital de compromisos con fondos y vencimientos de préstamos.
- Juntas generales, reuniones del consejo de fundación y cierres de las sociedades.
- Plazos de preaviso de seguros, contratos de arrendamiento y mandatos.
Hacer fiable el calendario
- Registrar todas las fuentes de plazos: leyes, contratos, documentos de fondos, estatutos.
- Asignar a cada plazo una persona responsable y un sustituto.
- Fijar antelaciones, por ejemplo seis semanas para comunicaciones y 60 días para documentos de identidad.
- Documentar el cumplimiento con fecha y justificante.
- Enviar cada mes a la dirección un resumen de los plazos próximos y vencidos.
En FLIORE
El calendario de cumplimiento de FLIORE reúne plazos de nueve fuentes: controles, revisiones KYC, registros KYC, plazos de gobernanza, documentos, poderes, llamadas de capital, tareas y beneficiarios efectivos. Los mandatos archivados quedan fuera. El calendario puede suscribirse como archivo ICS en Outlook o Google Calendar.
De un vistazo
| Fuentes de plazos | Derecho fiscal, antiblanqueo, de sociedades y fundaciones, contratos, fondos |
|---|---|
| Obligatorio en cada plazo | Responsable, antelación, prueba de cumplimiento |
| Antelación típica | Cuatro a ocho semanas para comunicaciones |
Términos de esta página
- Beneficiario efectivo
- La persona física que en última instancia posee o controla una sociedad, una fundación o un trust, o por cuya cuenta se realiza una transacción.
- Llamada de capital
- Solicitud de un fondo de private equity o de infraestructuras a sus inversores para que desembolsen parte del capital comprometido.
Preguntas frecuentes
¿Qué plazo se incumple con más frecuencia?
En la práctica, los documentos de identidad que caducan y los poderes con plazo. Solo se notan cuando un banco bloquea una transacción. Un recordatorio automático con 60 días de antelación lo evita.
¿Deben estar las declaraciones de impuestos en el calendario de cumplimiento?
Sí, al menos los plazos y las prórrogas. En Suiza los plazos varían de un cantón a otro, y en Alemania y Austria según el mandato de asesoramiento.
¿Quién debería ser responsable del calendario?
A menudo la función de cumplimiento o el director financiero. Es importante un sustituto para que el calendario funcione también durante las ausencias.
¿Basta con un calendario compartido de Outlook?
Para pocos plazos, quizá. En cuanto se necesitan pruebas, responsabilidades y análisis, un simple calendario de citas llega a su límite. Tiene sentido una única fuente que pueda suscribirse en los calendarios personales.
¿En qué se diferencian los plazos de los controles?
Un plazo tiene una fecha fija, como una comunicación hasta el 30 de junio. Un control es una comprobación recurrente, como la revisión semestral de los derechos de acceso. Ambos deben estar en el mismo calendario para que nada se pierda entre fiscalidad, cumplimiento y operaciones.
Fuentes
- Administración Federal de Contribuciones (AFC/ESTV) – intercambio automático de información
- Oficina Central Federal de Impuestos de Alemania (BZSt) – CRS y FATCA
- Ministerio Federal de Finanzas de Austria – GMSG y WiEReG
- IRS – Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
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