Conformité
Calendrier de conformité : les délais de l’année d’un family office
Mise à jour: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español
Réponse courte
Un calendrier de conformité réunit tous les délais récurrents et ponctuels d’un family office : déclarations EAR/CRS et FATCA, mises à jour des registres, rapports à l’autorité de surveillance des fondations, déclarations d’impôt, revues KYC périodiques, pièces d’identité et procurations qui expirent, et appels de fonds. L’essentiel est que chaque délai ait un responsable, un préavis et une preuve d’exécution.
Pourquoi un calendrier séparé est nécessaire
Dans un family office, les délais proviennent de nombreuses sources : droit fiscal, droit anti-blanchiment, droit des sociétés et des fondations, contrats et documents de fonds. Ils concernent différents pays et différentes structures. Dans des agendas personnels ou des tableurs dispersés, ils se perdent dès qu’une personne est absente. Un calendrier central rend les délais visibles, attribue les responsabilités et crée des preuves pour les audits.
Délais de déclaration récurrents
| Obligation | Suisse | Allemagne | Autriche |
|---|---|---|---|
| Déclaration EAR/CRS des institutions financières déclarantes | Au 30 juin à l’AFC | Au 31 juillet au BZSt | Au 30 juin à l’office des impôts (GMSG) |
| FATCA | Directement à l’IRS (modèle 2) | Au 31 juillet au BZSt (modèle 1) | Directement à l’IRS (modèle 2) |
| Registre des ayants droit économiques | Registre de transparence (LTPM) depuis le 1er octobre 2026 : inscription initiale, puis annonce de chaque changement | Annoncer les changements sans délai | Contrôle annuel selon le WiEReG |
| Surveillance des fondations | Rapport annuel selon les exigences de l’autorité de surveillance | Selon le droit des fondations du Land | Réviseur de la fondation chaque année (fondation privée) |
Délais découlant du mandat lui-même
- Revue KYC périodique selon la notation du risque.
- Passeports et cartes d’identité des membres de la famille et des organes qui expirent.
- Procurations et pouvoirs de signature à durée limitée.
- Appels de fonds au titre d’engagements dans des fonds et échéances de prêts.
- Assemblées générales, séances du conseil de fondation et clôtures annuelles des sociétés.
- Délais de résiliation des polices d’assurance, baux et mandats.
Rendre le calendrier fiable
- Recenser chaque source de délais : lois, contrats, documents de fonds, statuts.
- Attribuer un responsable et un suppléant à chaque délai.
- Fixer des préavis, par exemple six semaines pour les déclarations et 60 jours pour les pièces d’identité.
- Documenter l’exécution avec la date et la preuve.
- Envoyer chaque mois à la direction un aperçu des délais à venir et en retard.
Dans FLIORE
Le calendrier de conformité de FLIORE réunit les délais de neuf sources : contrôles, revues KYC, enregistrements KYC, délais de gouvernance, documents, procurations, appels de fonds, tâches et ayants droit économiques. Les mandats archivés sont exclus. Le calendrier peut être abonné comme fichier ICS dans Outlook ou Google Agenda.
En bref
| Sources de délais | Droit fiscal, anti-blanchiment, des sociétés et des fondations, contrats, fonds |
|---|---|
| Requis pour chaque délai | Responsable, préavis, preuve d’exécution |
| Préavis typique | Quatre à huit semaines pour les déclarations |
Termes de cette page
- Ayant droit économique
- La personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une société, une fondation ou un trust, ou pour le compte de laquelle une transaction est effectuée.
- Appel de fonds
- Demande adressée par un fonds de private equity ou d’infrastructure à ses investisseurs de verser une partie du capital engagé.
Questions fréquentes
Quel délai est le plus souvent manqué ?
En pratique, les pièces d’identité qui expirent et les procurations à durée limitée. Elles n’apparaissent que lorsqu’une banque bloque une transaction. Un rappel automatique avec 60 jours de préavis l’évite.
Les déclarations d’impôt ont-elles leur place dans le calendrier de conformité ?
Oui, au moins les délais et les prolongations. En Suisse, les délais varient d’un canton à l’autre, en Allemagne et en Autriche selon le mandat de conseil.
Qui devrait être responsable du calendrier ?
Souvent la fonction de conformité ou le CFO. Un suppléant est important pour que le calendrier continue de fonctionner pendant les absences.
Un calendrier Outlook partagé suffit-il ?
Pour quelques délais, peut-être. Dès que des preuves, des responsabilités et un reporting sont nécessaires, un simple agenda atteint ses limites. Une source unique, à laquelle on peut s’abonner dans les agendas personnels, est judicieuse.
En quoi les délais diffèrent-ils des contrôles ?
Un délai a une date fixe, comme une déclaration au 30 juin. Un contrôle est une vérification récurrente, comme la revue semestrielle des droits d’accès. Les deux ont leur place dans le même calendrier, afin que rien ne se perde entre fiscalité, conformité et exploitation.
Sources
- Administration fédérale des contributions (AFC) – Échange automatique de renseignements
- Office fédéral central des impôts allemand (BZSt) – CRS et FATCA
- Ministère fédéral autrichien des finances – GMSG et WiEReG
- IRS – Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)
Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.
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