Exploitation
Gérer les procurations : mandats bancaires, procurations générales, délais
Mise à jour: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español
Réponse courte
Un family office agit presque toujours sur la base de procurations : mandats bancaires, pouvoirs de signature pour des sociétés, procurations générales et spéciales, mandats pour cause d’inaptitude. L’essentiel est un registre central qui consigne l’étendue, les mandataires, les délais, l’effet au décès et le lieu de dépôt de l’original. Les procurations dépassées sont un risque – tout comme celles qui manquent en cas d’urgence.
Les principaux types
- Mandats bancaires : droits de disposition ou d’information sur des comptes et portefeuilles, en général sur les formulaires propres de la banque.
- Pouvoirs de signature : signature individuelle ou collective pour des sociétés, inscrite au registre du commerce.
- Procuration générale : représentation étendue dans toutes les affaires financières.
- Procuration spéciale : pour une opération précise, comme la vente d’un immeuble.
- Mandat pour cause d’inaptitude (Suisse) et Vorsorgevollmacht (Allemagne et Autriche) : représentation en cas d’incapacité.
Effet au décès
Qu’une procuration s’éteigne ou non au décès du mandant dépend de son contenu et du droit applicable. Les procurations qui restent valables après le décès permettent au mandataire de rester capable d’agir jusqu’à ce que la succession soit clarifiée – par exemple pour payer des factures. Les banques traitent ces procurations différemment ; leur effet devrait être clarifié à l’avance avec chaque banque. Les héritiers peuvent révoquer une telle procuration.
Registres et dépôt
En Suisse, la constitution et le lieu de dépôt d’un mandat pour cause d’inaptitude peuvent être inscrits auprès de l’office de l’état civil. En Allemagne, le registre central des procurations de la Chambre fédérale des notaires les enregistre, en Autriche le registre central autrichien des représentations (ÖZVV). L’inscription aide tribunaux et autorités à trouver la bonne personne en cas d’urgence.
Tenir un registre des procurations
- Recenser toutes les procurations : mandant, mandataires, étendue, pouvoir individuel ou collectif.
- Noter les délais, les réserves de révocation et l’effet au décès.
- Consigner le lieu de dépôt de l’original et des copies.
- Reporter les dates d’échéance et de revue au calendrier.
- Lors d’un changement ou d’un départ de personnel, révoquer immédiatement les procurations et informer les banques.
Risques typiques
D’anciens collaborateurs avec des mandats bancaires encore valables, des procurations en faveur de personnes décédées, des signatures collectives qui ne peuvent plus être exercées après un départ et des mandats pour cause d’inaptitude manquants dans la génération aînée. Ce dernier risque n’apparaît souvent que trop tard : une autorité ou un tribunal doit alors désigner un représentant.
Dans FLIORE
FLIORE tient les procurations par mandat avec mandataires, étendue et date d’échéance. Les procurations qui expirent apparaissent dans le calendrier de conformité ; l’original est conservé chiffré dans le coffre-fort documentaire.
En bref
| Contenu central du registre | Étendue, mandataires, délai, décès, lieu de dépôt |
|---|---|
| Registres | Office de l’état civil (CH), registre central des procurations (DE), ÖZVV (AT) |
| Risque principal | Procurations dépassées et absence de règlement pour l’incapacité |
Termes de cette page
- Mandat pour cause d’inaptitude
- Déclaration par laquelle une personne désigne qui la représentera si elle perd sa capacité de discernement ou de décision.
Questions fréquentes
À quelle fréquence les procurations doivent-elles être revues ?
Au moins une fois par an et à chaque changement de personnel. Certaines banques exigent aussi une confirmation régulière des personnes autorisées à signer.
Une procuration générale remplace-t-elle un mandat pour cause d’inaptitude ?
Pas de manière fiable. En Suisse, le mandat pour cause d’inaptitude, avec ses exigences de forme, est l’instrument prévu pour l’incapacité. En Allemagne et en Autriche aussi, la procuration devrait viser expressément cette situation.
La banque doit-elle accepter une procuration générale ?
Les banques préfèrent leurs propres formulaires et peuvent refuser des procurations générales ou exiger des vérifications supplémentaires. Il vaut la peine d’établir aussi les mandats bancaires sur les formulaires de chaque banque.
Qui peut révoquer une procuration ?
Le mandant à tout moment ; après son décès, en règle générale les héritiers. La révocation devrait être écrite et communiquée à toutes les banques et à tous les partenaires contractuels.
Sources
- Code civil suisse (CC), art. 360 ss, mandat pour cause d’inaptitude – Fedlex
- Registre central des procurations de la Chambre fédérale des notaires allemande
- oesterreich.gv.at – procurations et registre des représentations
- Code des obligations (CO, RS 220) – Fedlex
Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.
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