Sécurité
Concept de droits d’accès : qui peut voir quoi dans un family office
Mise à jour: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español
Réponse courte
Un concept de droits d’accès définit qui, dans le family office, peut accéder à quelles données et effectuer quelles actions. Ses principes : besoin de savoir, rôles plutôt que droits individuels, séparation des fonctions pour les paiements et les approbations, accès limités dans le temps pour les conseillers externes et revue régulière de tous les droits. Le droit de la protection des données et l’ISO 27001 exigent précisément ces mesures.
Pourquoi un concept est nécessaire
Un family office détient les données les plus confidentielles d’une famille : patrimoine, dispositions successorales, directives anticipées, conflits. En même temps, beaucoup de personnes travaillent avec ces données – l’équipe, les membres de la famille, les conseillers fiscaux, les avocats, les gestionnaires de fortune. Sans concept, les droits s’accumulent sans contrôle au fil des ans : d’anciens conseillers conservent leur accès, des stagiaires voient le patrimoine total, et plus personne ne sait qui peut faire quoi.
Principes
- Besoin de savoir : chaque personne ne voit que ce dont elle a besoin pour sa tâche.
- Des rôles plutôt que des droits individuels : les droits sont attribués par des rôles, comme direction, comptabilité, conformité, assistance, conseiller externe.
- Séparation des fonctions : qui saisit un paiement ne l’approuve pas lui-même.
- Limitation dans le temps : les accès externes prennent fin automatiquement à la fin du projet.
- Traçabilité : l’attribution, la modification et l’utilisation des droits sont journalisées.
Associer correctement les membres de la famille
Tous les membres de la famille ne devraient pas tout voir. Une règle courante : chacun voit son propre patrimoine et les structures dans lesquelles il détient un intérêt ; seules certaines personnes voient le patrimoine total, comme la génération fondatrice ou le conseil de famille. La génération suivante reçoit un aperçu par étapes. Ces règles devraient être discutées avec la famille et consignées par écrit, idéalement dans la charte familiale.
Introduire un concept
- Recenser les domaines de données et leur besoin de protection : patrimoine, documents, données personnelles, paiements, conformité.
- Définir les rôles et fixer pour chaque rôle les droits de lecture, d’écriture et d’approbation.
- Comparer les accès existants au concept et les assainir.
- Rendre la connexion à deux facteurs obligatoire pour tous les utilisateurs.
- Revoir les droits au moins tous les six mois et les retirer immédiatement en cas de départ.
Cadre légal
La loi fédérale sur la protection des données exige une sécurité des données adaptée au risque ; l’art. 32 du RGPD exige des mesures techniques et organisationnelles appropriées. L’ISO/IEC 27001 contient des exigences concrètes en matière de contrôle et de droits d’accès. Pour les intermédiaires financiers surveillés s’ajoutent les exigences prudentielles relatives aux risques opérationnels.
Dans FLIORE
FLIORE attribue les droits par des rôles, sépare les organisations au niveau de la base de données (row level security), prend en charge une connexion à deux facteurs pouvant être imposée à toute l’organisation et identifie séparément les conseillers externes. Le portail client ne montre aux familles que des contenus expressément libérés ; chaque modification apparaît dans la piste d’audit.
En bref
| Principe directeur | Besoin de savoir et séparation des fonctions |
|---|---|
| Revue | Au moins tous les six mois, immédiatement en cas de départ |
| Cadre légal | LPD (CH), art. 32 RGPD, ISO/IEC 27001 |
Termes de cette page
- Piste d’audit
- Journal inaltérable qui enregistre qui a créé, modifié, approuvé ou supprimé quelles données, et quand.
Questions fréquentes
Qui est responsable du concept de droits d’accès ?
La direction du family office en porte la responsabilité ; la mise en œuvre relève souvent de la conformité ou d’un responsable informatique. L’essentiel est que quelqu’un effectue réellement la revue régulière.
Les conseillers externes devraient-ils recevoir leur propre accès ?
Oui – c’est préférable aux identifiants partagés ou aux pièces jointes par courriel. Un accès individuel, limité dans le temps et aux droits restreints est plus sûr et traçable.
Comment gérer l’accès d’urgence ?
Un accès d’urgence documenté, scellé ou accessible uniquement selon le principe des quatre yeux, évite un blocage si une personne clé est indisponible. Son utilisation doit être journalisée et revue après coup.
Les petits family offices ont-ils besoin d’un concept formel ?
Même avec trois collaborateurs, une règle écrite simple en vaut la peine. Elle évite que les droits s’accumulent sans contrôle au fil des ans.
Quelle est la différence entre un rôle et un droit ?
Un droit permet une action précise, comme lire les documents d’un mandat. Un rôle regroupe plusieurs droits pour une fonction, comme la comptabilité. Si les droits sont attribués par des rôles, un changement de personnel exige seulement de réattribuer le rôle.
Sources
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) – Fedlex
- Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 – EUR-Lex
- ISO/IEC 27001 – systèmes de management de la sécurité de l’information
Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.
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