Pour les single et multi family offices
Demander des documents aux familles en toute sécurité
Mise à jour: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español
Réponse courte
Au lieu de relancer les documents manquants par courriel, le family office crée une demande de documents dans FLIORE. La famille téléverse le document dans le portail protégé ; FLIORE vérifie le type, la taille et la signature du fichier, le classe dans le mandat et clôt la tâche associée. On obtient ainsi une preuve complète de qui a demandé et livré quoi, et quand – sans effort supplémentaire.
Le problème du courriel
Envoyer des pièces d’identité, des documents fiscaux et des justificatifs de l’origine des fonds par courriel n’est pas sûr et difficile à suivre. Les pièces jointes finissent dans des boîtes personnelles, les délais sont convenus oralement, et à la fin plus personne ne sait quelle version fait foi.
La conformité et les autorités de surveillance manquent aussi de preuves : quand la demande a-t-elle été faite, quand le document a-t-il été livré, et qui l’a vérifié ?
Sécurité et protection des données
Dans le portail, les familles ne voient que leurs propres mandats ; la base de données impose cette séparation. La base de données et les documents sont stockés en Suisse (région de Zurich) ; l’hébergement de l’application fonctionne sur une infrastructure européenne. Les demandes peuvent être retirées tant qu’elles sont ouvertes ; les demandes satisfaites restent comme preuve.
Comme demandes, tâches et documents sont liés, le family office peut montrer à tout moment quels documents manquent encore pour chaque famille, et depuis quand.
Ce que vit la famille
Pour la famille, une demande est un bref message dans le portail : quel document est nécessaire, pour quand et pourquoi. Elle le téléverse depuis son ordinateur ou son téléphone, sans envoyer de pièces jointes par courriel ni chercher le bon interlocuteur.
Une fois le document vérifié et classé, la demande disparaît de sa liste. Les demandes ouvertes restent visibles jusqu’à ce qu’elles soient satisfaites ou retirées ; rien n’est oublié de part et d’autre et la relation reste organisée. Le family office décide pour chaque demande si un rappel est nécessaire.
Termes de cette page
- Origine des fonds
- La provenance des valeurs concrètement apportées à une relation d’affaires ou à une transaction.
- Piste d’audit
- Journal inaltérable qui enregistre qui a créé, modifié, approuvé ou supprimé quelles données, et quand.
Questions fréquentes
Comment demander un document à une famille ?
Créez une demande de documents dans le mandat, avec type de document et délai. La famille la reçoit dans le portail.
Quels fichiers sont acceptés ?
Les formats courants de documents et d’images. FLIORE vérifie le type, la taille et la signature du fichier avant de classer le document.
Que se passe-t-il après le téléversement ?
Le document est classé dans le mandat, la tâche est clôturée et l’équipe est notifiée.
Une famille peut-elle voir les demandes d’autres familles ?
Non. Dans le portail, chaque famille ne voit que ses propres mandats ; la base de données l’impose.
Puis-je retirer une demande ?
Oui, tant qu’elle est ouverte. La tâche associée est alors également clôturée.
Sources
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) – Fedlex
- Loi sur le blanchiment d’argent (LBA, RS 955.0) – Fedlex
- GAFI – Recommandations du Groupe d’action financière
Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.
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