Para single y multi family offices
Solicitar documentos a las familias de forma segura
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
En lugar de perseguir por correo los documentos que faltan, el family office crea una solicitud de documentos en FLIORE. La familia sube el documento en el portal protegido; FLIORE comprueba el tipo, el tamaño y la firma del archivo, lo archiva en el mandato y cierra la tarea asociada. Así queda una prueba completa de quién solicitó y entregó qué, y cuándo, sin esfuerzo adicional.
El problema del correo electrónico
Enviar documentos de identidad, documentación fiscal y pruebas del origen de los fondos por correo electrónico no es seguro y es difícil de seguir. Los adjuntos acaban en buzones personales, los plazos se acuerdan de palabra y al final nadie sabe qué versión es la válida.
Al cumplimiento y a los supervisores también les faltan pruebas: ¿cuándo se hizo la solicitud, cuándo se entregó el documento y quién lo comprobó?
Cómo funciona una solicitud
- El equipo elige el mandato, el tipo de documento, el plazo y una breve explicación.
- FLIORE crea automáticamente una tarea para la persona responsable.
- La familia ve la solicitud en el portal y sube el documento.
- FLIORE comprueba el tipo, el tamaño y la firma del archivo y archiva el documento en el mandato.
- La tarea se cierra, el equipo recibe una notificación y el registro de auditoría deja constancia de cada paso.
Seguridad y protección de datos
En el portal, las familias solo ven sus propios mandatos; la base de datos impone esta separación. La base de datos y los documentos se almacenan en Suiza (región de Zúrich); el alojamiento de la aplicación funciona sobre infraestructura de la UE. Las solicitudes pueden retirarse mientras estén abiertas; las atendidas permanecen como prueba.
Como solicitudes, tareas y documentos están vinculados, el family office puede mostrar en todo momento qué documentos faltan todavía para cada familia y desde cuándo.
Lo que vive la familia
Para la familia, una solicitud es un breve mensaje en el portal: qué documento se necesita, para cuándo y por qué. Lo sube desde su ordenador o su teléfono, sin enviar adjuntos por correo ni buscar a la persona de contacto adecuada.
Una vez comprobado y archivado el documento, la solicitud desaparece de su lista. Las solicitudes abiertas siguen visibles hasta que se atienden o se retiran; nada se olvida por ninguna de las partes y la relación sigue ordenada. El family office decide para cada solicitud si hace falta un recordatorio.
Términos de esta página
- Origen de los fondos
- La procedencia de los bienes concretos aportados a una relación de negocios o a una operación.
- Registro de auditoría
- Registro inalterable que recoge quién creó, modificó, aprobó o eliminó qué datos y cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo solicito un documento a una familia?
Cree una solicitud de documentos en el mandato con tipo de documento y plazo. La familia la recibe en el portal.
¿Qué archivos se aceptan?
Los formatos habituales de documentos e imágenes. FLIORE comprueba el tipo, el tamaño y la firma del archivo antes de archivarlo.
¿Qué ocurre después de la subida?
El documento se archiva en el mandato, la tarea se cierra y el equipo recibe una notificación.
¿Puede una familia ver las solicitudes de otras familias?
No. En el portal, cada familia solo ve sus propios mandatos; la base de datos lo impone.
¿Puedo retirar una solicitud?
Sí, mientras esté abierta. La tarea asociada también se cierra.
Fuentes
- Ley federal suiza de protección de datos (LPD, RS 235.1) – Fedlex
- Ley suiza contra el blanqueo de capitales (GwG/LBA, RS 955.0) – Fedlex
- GAFI – Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
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