Para despachos private client
Software para despachos de abogados y notarías private client
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
Los despachos con práctica private client acompañan a familias durante años: constituyen fundaciones y holdings, forman parte de órganos, ejecutan testamentos y coordinan la fiscalidad. Además del software de despacho clásico, necesitan una herramienta que represente estructuras, personas con funciones, cargos en órganos, obligaciones de diligencia, plazos y documentos por familia, con una separación estricta de los mandatos.
La laguna del software de despacho
El software de despacho está pensado para expedientes, plazos procesales, registro de servicios y facturación. El trabajo private client exige más: una imagen de la familia con todas sus estructuras, participaciones y funciones, los activos, las obligaciones recurrentes de los cargos en órganos y las aclaraciones antiblanqueo. De lo contrario, esa información acaba en documentos de Word, hojas de cálculo y correos, repartida entre muchas personas.
Obligaciones antiblanqueo
Abogados y notarios no están sujetos a la normativa antiblanqueo en todas sus actividades, pero sí en determinadas operaciones. En Suiza, los abogados son intermediarios financieros cuando actúan, por ejemplo, como órgano de una sociedad de domicilio o como gestores de patrimonio, no en su actividad profesional típica. En Alemania, abogados y notarios están obligados según el § 2 apartado 1 n.º 10 GwG en determinadas transacciones, y asesores fiscales y auditores según el n.º 12. En Austria, las leyes profesionales contienen obligaciones equivalentes. El despacho debe poder demostrar qué mandatos están afectados y cómo se cumplieron las obligaciones.
Qué debe ofrecer el software
- Familias y estructuras con personas, funciones y participaciones.
- Cargos en órganos de los miembros del despacho, con plazos y relevancia para la responsabilidad.
- Obligaciones de diligencia con clasificación de riesgos, filtrado y justificantes.
- Plazos de acuerdos, registros, impuestos y revisiones.
- Documentos cifrados con versiones y puesta a disposición de los clientes.
- Separación estricta de las familias y registro de todos los accesos.
Secreto profesional y protección de datos
El secreto profesional del abogado y del notario exige especial cuidado al elegir servicios en la nube: lugar de almacenamiento, cifrado, derechos de acceso del proveedor y confidencialidad contractual. Los despachos deberían revisar los contratos de encargo del tratamiento y asegurarse de que el proveedor no accede a los contenidos ni utiliza los datos para otros fines.
Implantación en el despacho
- Registrar los mandatos private client y los cargos en órganos.
- Representar las estructuras por familia y asignar los documentos.
- Marcar los mandatos sujetos a la normativa antiblanqueo y mantener al día las aclaraciones.
- Incorporar los plazos y designar responsables.
- Abrir el portal del cliente a familias seleccionadas.
En FLIORE
FLIORE representa a las familias como mandatos con estructuras, funciones, evaluación de riesgos, filtrado, documentos y plazos. Los datos se almacenan en Suiza (región de Zúrich), las organizaciones se separan a nivel de base de datos y los datos de los clientes no se usan para entrenar una IA. El registro de tiempos y la facturación complementan el software de despacho para los servicios private client.
De un vistazo
| Destinatarios | Despachos de abogados, notarías y asesorías fiscales con práctica private client |
|---|---|
| Normativa antiblanqueo | Solo en determinadas actividades, p. ej. § 2 apartado 1 n.º 10 y 12 GwG (DE) |
| Requisito clave | Estructuras familiares, cargos en órganos, confidencialidad |
Preguntas frecuentes
¿Sustituye la plataforma el software de despacho?
No. Los expedientes, los plazos procesales y la contabilidad del despacho siguen en su software. La plataforma lo complementa con estructuras familiares, patrimonio, obligaciones de diligencia y plazos de los cargos en órganos.
¿Es compatible una solución en la nube con el secreto profesional?
En principio sí, si el lugar de almacenamiento, el cifrado, los derechos de acceso y la confidencialidad están garantizados contractual y técnicamente. La evaluación es responsabilidad del despacho.
¿Pueden las familias consultar sus propios documentos?
A través de un portal del cliente con documentos y vistas compartidos expresamente, sin acceso a las notas internas.
¿Cómo se supervisan los cargos en órganos?
Con una lista de todas las funciones en órganos por persona, plazos de acuerdos y cuentas anuales y una comprobación periódica de que los cargos siguen vigentes.
¿Cómo se garantiza la separación de los mandatos?
Con una plataforma que separa las familias a nivel de base de datos, asigna derechos por persona y mandato y registra cada acceso. Así, el personal solo ve las familias que atiende.
Fuentes
- Ley suiza contra el blanqueo de capitales (GwG/LBA, RS 955.0) – Fedlex
- Ley alemana contra el blanqueo (GwG), § 2 – sujetos obligados
- Federación Suiza de Abogados (SAV/FSA)
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
Más información
Más sobre Soluciones por público
FLIORE en su family office
Vea estructuras, cumplimiento y patrimonio consolidado con sus propias preguntas, en una demostración personal.