Conformité
Le dossier KYC : structure, contenu, auditabilité
Mise à jour: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español
Réponse courte
Le dossier KYC contient tout ce qui permet à un family office de montrer qu’il a rempli ses obligations de diligence : identification du cocontractant, établissement des ayants droit économiques, profil de risque, justificatifs de l’origine du patrimoine, résultats des contrôles, clarifications et décisions. Il est vérifiable lorsqu’un tiers qualifié peut suivre, sans poser de questions, ce qui a été vérifié et décidé, et quand.
La référence : le tiers qualifié
La documentation anti-blanchiment a un but clair : une société d’audit, un organisme d’autorégulation ou une autorité doit pouvoir se forger un jugement fiable sans explications des personnes concernées. La LBA suisse exige expressément que les documents soient établis de manière à ce que des tiers experts puissent se faire une idée objective (art. 7 LBA). La même logique s’applique en Allemagne et en Autriche.
Un plan éprouvé
- Page de garde avec mandat, notation du risque, responsable et date de la prochaine revue.
- Identification du cocontractant : copies des pièces d’identité, extraits de registre, procurations.
- Ayants droit économiques : organigramme de la structure, déclarations, justificatifs pour chaque niveau.
- Profil de risque avec la motivation de la notation.
- Origine du patrimoine et des fonds, avec dérivation et justificatifs.
- Contrôles : PEP, sanctions, médias – avec date, résultat et appréciation des résultats positifs.
- Clarifications, correspondance et décisions, dans l’ordre chronologique.
- Revues périodiques avec leurs résultats.
La mise à jour est une obligation
Un dossier complet lors de l’entrée en relation est souvent dépassé après quelques années : passeports échus, bénéficiaires qui ont déménagé, nouvelles sociétés. Depuis la révision de 2023, la LBA suisse exige expressément de vérifier périodiquement l’actualité des données clients ; en Allemagne, la mise à jour fait partie de la surveillance continue selon le § 10 GwG. Les échéances des pièces d’identité ont donc leur place dans une liste de délais, pas dans la tête de collaborateurs.
Conservation
- Suisse : au moins dix ans après la fin de la relation d’affaires ou l’exécution de la transaction (art. 7, al. 3, LBA).
- Allemagne : cinq ans, à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle la relation d’affaires prend fin (§ 8 GwG).
- Autriche : cinq ans après la fin de la relation d’affaires selon la FM-GwG.
- Les délais de conservation fiscaux et commerciaux peuvent être plus longs et s’appliquent en parallèle.
Lacunes typiques lors des audits
Appréciation manquante des résultats de contrôle, organigrammes sans date, déclarations sur l’ayant droit économique sans signature, notations sans motivation, justificatifs d’origine sans dérivation et dossiers dans lesquels personne ne sait quelle version fait foi. Presque toutes ces lacunes ne viennent pas de la négligence, mais de documents dispersés entre courriels, lecteurs réseau et classeurs papier.
Un test utile avant tout audit consiste à remettre un dossier à un collègue qui n’a jamais travaillé sur le mandat et à lui demander d’expliquer la notation. Partout où il doit poser une question, le dossier a une lacune.
Dans FLIORE
FLIORE tient le dossier sur le mandat : personnes avec données d’identité et alertes d’échéance, structure, évaluation des risques, contrôles et documents chiffrés avec versions. Le dossier KYC réunit en un clic les pièces sélectionnées en un PDF avec page de garde et liste des annexes – par exemple pour une banque ou un audit.
En bref
| Référence | Compréhensible pour des tiers qualifiés sans questions |
|---|---|
| Conservation | CH au moins 10 ans, DE et AT 5 ans après la fin de la relation |
| Lacune la plus fréquente | Justificatifs sans appréciation ni motivation |
Termes de cette page
- Ayant droit économique
- La personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une société, une fondation ou un trust, ou pour le compte de laquelle une transaction est effectuée.
- Origine du patrimoine
- La manière dont l’ensemble du patrimoine d’une personne s’est constitué, par exemple par l’entrepreneuriat, un héritage ou une activité professionnelle.
- Surveillance continue
- Examen continu d’une relation d’affaires et mise à jour des données du client pendant toute sa durée.
Questions fréquentes
Le dossier KYC peut-il être tenu uniquement sous forme électronique ?
Oui, en Suisse, en Allemagne et en Autriche. Il faut que les documents soient complets, lisibles, protégés contre toute modification ultérieure et disponibles pendant toute la durée de conservation.
Qu’est-ce qui n’a pas sa place dans le dossier KYC ?
Les documents sans lien avec la diligence, comme une correspondance privée sans pertinence. Le droit de la protection des données impose le principe de minimisation : collecter ce que les obligations exigent.
Qui peut consulter le dossier ?
Uniquement les personnes qui en ont besoin pour leur tâche, ainsi que la société d’audit et l’autorité de surveillance. Un concept d’accès avec rôles et une journalisation des accès protègent les données sensibles de la famille.
Le dossier doit-il être remis lors d’un changement de prestataire ?
L’obligation de conservation reste au family office assujetti. Lors d’un changement de logiciel, le dossier doit pouvoir être exporté complètement et lisiblement, afin que la durée de conservation continue d’être respectée.
Sources
- Loi sur le blanchiment d’argent (LBA, RS 955.0) – Fedlex
- Loi allemande sur le blanchiment (GwG), § 8 – obligation d’enregistrement et de conservation
- Loi autrichienne sur la prévention du blanchiment dans les marchés financiers (FM-GwG) – RIS
- GAFI – Recommandations du Groupe d’action financière
Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.
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