Guide approfondi · Conformité

Le processus KYC dans un family office : de l’entrée en relation à la revue périodique

Mise à jour: 14 novembre 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español

Réponse courte

Le processus KYC d’un family office compte huit phases : présélection, identification et établissement des ayants droit économiques, clarification de l’origine du patrimoine, notation du risque, approbation, surveillance continue, revue sur événement et revue périodique jusqu’à la fin de la relation. Chaque phase a besoin d’un responsable, de résultats clairs et d’une clôture documentée, afin qu’une société d’audit puisse suivre le processus sans poser de questions.

Pourquoi un processus de bout en bout

Beaucoup de family offices remplissent soigneusement des obligations isolées, mais sans processus qui les relie : les pièces d’identité sont au dossier, le profil de risque manque ; la notation est motivée, mais personne ne la revoit après deux ans. Les audits critiquent rarement un document isolé – ils critiquent les lacunes entre les étapes. Un processus de bout en bout avec des transmissions fixes comble ces lacunes et rend le travail indépendant des personnes.

Les huit phases

Présélection : but de la relation, structure initiale, contrôle des sanctions et des PEP, décision d’engager les clarifications.
Identification : identifier et vérifier le cocontractant et les ayants droit économiques, saisir la structure avec ses rôles.
Origine : demander, justifier et vérifier la plausibilité de l’origine du patrimoine et des fonds.
Notation du risque : évaluer les facteurs, fixer la notation, consigner la motivation.
Approbation : décision d’accepter la relation – en cas de risque élevé par un membre de la direction.
Surveillance continue : transactions, contrôle lors de chaque modification des listes, échéances des pièces d’identité et des procurations.
Revue sur événement : nouveaux bénéficiaires, changement de domicile, fonction politique, résultat positif d’un contrôle.
Revue périodique et fin : mises à jour selon la notation du risque, fin de relation documentée.

Rôles et responsabilités

Qui est responsable de quoi dans le processus KYC (exemple)
Phase	Responsable de relation	Conformité	Direction
Présélection	Exécute	Est informée	–
Identification et origine	Exécute	Vérifie l’exhaustivité	–
Notation du risque	Propose	Confirme pour risque moyen et élevé	–
Approbation	Demande	Approuve pour risque faible et moyen	Approuve pour risque élevé
Surveillance et événements	Signale les anomalies	Examine, décide d’une annonce	Est informée en cas de soupçon
Revue périodique	Met à jour	Vérifie et clôt	Confirme pour risque élevé

Résultats par phase

Chaque phase se termine par un résultat vérifiable : la présélection par une décision d’acceptation, l’identification par des données personnelles complètes et un organigramme de la structure, la clarification de l’origine par une dérivation du patrimoine, la notation par la note et sa motivation, l’approbation par la date et le nom, la revue par une note sur les informations modifiées ou confirmées. Une étape n’est terminée que lorsque son résultat figure au dossier.

Quelques indicateurs clairement définis aident : délai entre présélection et approbation, part des revues périodiques en retard, nombre de résultats de contrôle ouverts et nombre de pièces d’identité qui expirent dans les 60 prochains jours.

Exemple pratique (simplifié)

Un multi family office reprend une famille d’entrepreneurs avec une holding, une fondation de famille et deux portefeuilles privés. Lors de la présélection, le contrôle ne donne aucun résultat. Lors de l’identification, il apparaît qu’un fils a récemment été élu au conseil communal d’une ville suisse – une fonction communale qui ne fait pas de lui une PEP, mais un facteur mentionné dans la motivation. L’origine du patrimoine peut être justifiée par la vente d’une partie d’entreprise. La notation est « moyenne » en raison d’une structure sur deux pays ; la conformité confirme, l’approbation intervient après huit jours ouvrables. Un an plus tard, la famille annonce que la fille s’est installée à Dubaï – un événement qui déclenche une nouvelle revue.

Faiblesses fréquentes

Approbation avant la fin de la clarification de l’origine, « parce que la famille est connue ».
Des événements sont remarqués mais ne déclenchent pas de réévaluation documentée.
Des revues périodiques sans date fixe et sans responsable.
Des résultats de contrôle levés oralement mais pas consignés.
Des relations terminées sans documentation sur la destination du patrimoine.

Transmissions entre les phases

La plupart des lacunes naissent aux transitions. Entre identification et notation du risque se perd ce qui a frappé lors du premier entretien ; entre approbation et surveillance manquent les transactions attendues comme référence ; entre un événement et la réévaluation s’écoule trop de temps.

Trois règles simples aident. Premièrement, chaque phase se termine par un statut au dossier – ouvert, en examen, clos – et la phase suivante ne commence que lorsque la précédente est close. Deuxièmement, lors de l’approbation, le profil de risque est traduit en paramètres de surveillance concrets, comme les montants, pays et contreparties attendus. Troisièmement, chaque événement a un délai de réévaluation, par exemple dix jours ouvrables. Les obligations isolées deviennent ainsi un circuit fermé qui fonctionne aussi lors de changements de personnel. On documente non seulement le résultat, mais aussi qui a décidé quoi et quand – souvent la première question d’un audit.

Dans FLIORE

Dans FLIORE, le mandat couvre tout le processus : personnes et rôles, structure, contrôles, évaluation des risques, documents et approbations selon le principe des quatre yeux. Les revues dues et les pièces d’identité qui expirent apparaissent dans le calendrier de conformité, chaque modification dans la piste d’audit, et le dossier KYC réunit les pièces pour les banques ou les audits.

En bref

Phases	Huit, de la présélection à la fin de la relation
Standard	Chaque phase avec un résultat vérifiable au dossier
Indicateurs	Délai, revues en retard, résultats ouverts, pièces d’identité qui expirent

Termes de cette page

Ayant droit économique: La personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une société, une fondation ou un trust, ou pour le compte de laquelle une transaction est effectuée.
Principe des quatre yeux: Principe de contrôle selon lequel les opérations importantes, comme les paiements, sont vérifiées et validées par une seconde personne autorisée.
Origine du patrimoine: La manière dont l’ensemble du patrimoine d’une personne s’est constitué, par exemple par l’entrepreneuriat, un héritage ou une activité professionnelle.
Surveillance continue: Examen continu d’une relation d’affaires et mise à jour des données du client pendant toute sa durée.
Multi family office: Un prestataire qui s’occupe du patrimoine et des affaires de plusieurs familles non liées entre elles.
Fondation de famille: Une fondation dont le but sert principalement les intérêts d’une ou de plusieurs familles.

Questions fréquentes

Combien de temps dure un processus KYC ?

Cela dépend de la structure et du risque. Les cas simples sont réglés en quelques jours ; les structures complexes avec une clarification de l’origine sur plusieurs pays peuvent prendre des semaines. L’essentiel est qu’aucune approbation ne soit donnée avant la fin des clarifications.

Un family office peut-il commencer à travailler avant la fin des clarifications ?

En règle générale, non. Les obligations de diligence doivent être remplies avant le début de la relation d’affaires ; les exceptions sont étroites et doivent être motivées.

Qui approuve une relation à risque élevé ?

Un membre de la direction, après préparation par le responsable de relation et la conformité. C’est ce qu’exigent les règles sur les obligations de diligence accrues.

Qu’est-ce qu’un événement qui déclenche une nouvelle revue ?

Notamment : de nouveaux ayants droit économiques ou bénéficiaires, un changement de domicile, une fonction politique, des résultats de contrôle, des entrées nettement supérieures aux attentes et des modifications des listes de pays.

Comment la fin d’une relation est-elle documentée ?

Avec la date, le motif, la destination du patrimoine et, le cas échéant, une référence à une annonce. Le dossier reste disponible pendant la durée de conservation.

Un petit family office a-t-il besoin des huit phases ?

Oui, mais dans une mesure proportionnée. Les phases peuvent être légères, mais elles doivent exister et être documentées.

Comment le processus est-il assuré lors de changements de personnel ?

Par des statuts uniformes par phase, un suppléant pour chaque rôle et un dossier compréhensible sans explications de la personne précédente. Un système central au lieu de classeurs personnels est la condition la plus importante.

Sources

Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.

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