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Implantar un software de family office: el plan de proyecto
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
Un software de family office se implanta con éxito cuando el proyecto se dirige como tal: con una imagen objetivo, responsables, fases y criterios de aceptación. Ha dado buen resultado la secuencia de inicio, concepto, realización e implantación, inspirada en el método suizo HERMES. El mayor esfuerzo no lo causan las funciones, sino unos datos limpios: estructuras, personas, posiciones e historial.
Por qué fracasan las implantaciones
Las implantaciones de software en los family offices rara vez fracasan por el software. Fracasan por objetivos poco claros, por datos repartidos en veinte hojas de cálculo y contradictorios, por un equipo sin tiempo junto al trabajo diario y por una puesta en marcha sin aceptación. Quien planifica estos riesgos desde el principio lleva incluso a un family office mediano a una nueva plataforma en un plazo razonable.
Las fases
- Inicio: fijar objetivos, alcance, presupuesto, dirección del proyecto, órgano de decisión y riesgos.
- Concepto: describir los requisitos, inventariar los datos, diseñar la estructura objetivo de mandatos y roles, elaborar el concepto de migración.
- Realización: registrar estructuras y personas, configurar las conexiones bancarias, traspasar posiciones y valoraciones históricas, configurar informes y derechos.
- Implantación: funcionamiento en paralelo, conciliación con el sistema anterior, formación, aceptación, cambio y retirada de los archivos antiguos.
El inventario de datos: el camino crítico
Antes de traspasar nada, todo se pone sobre la mesa: estructuras con porcentajes de participación y vigencia, personas con roles y datos de identidad, cuentas y carteras por banco, posiciones a una fecha de referencia, valoraciones de activos ilíquidos, documentos con fechas de caducidad y plazos abiertos. Para cada tipo de datos se decide qué fuente prevalece, quién la depura y en qué plazo. Una fecha de corte clara para el traspaso – por ejemplo el cierre de mes o de trimestre – facilita la conciliación.
Los datos históricos se limitan a propósito: para las series de rentabilidad suelen bastar de tres a cinco años; para el expediente KYC, las pruebas completas de las relaciones vigentes.
Roles en el proyecto
| Rol | Tarea | Titular típico |
|---|---|---|
| Promotor | Objetivos, presupuesto, decisiones ante objetivos en conflicto | Dirección del family office o representante de la familia |
| Dirección del proyecto | Planificación, control, riesgos, información | Persona interna con tiempo asignado o dirección de proyecto externa |
| Responsables funcionales | Requisitos, depuración de datos, aceptación por área | CFO, cumplimiento, reporting |
| Proveedor | Configuración, interfaces, migración, formación | Equipo de proyecto del proveedor del software |
| Protección de datos y seguridad | Contrato de encargo del tratamiento, concepto de derechos de acceso, ubicación de los datos | Cumplimiento o asesoría externa |
Aceptación y funcionamiento en paralelo
La aceptación comprueba si la nueva plataforma entrega los resultados acordados: las posiciones por cuenta coinciden con los extractos bancarios, el patrimonio neto consolidado coincide con el cálculo anterior o la diferencia está explicada, los beneficiarios efectivos son correctos en cada estructura, los informes contienen los módulos acordados y los derechos siguen el concepto de derechos de acceso. Un funcionamiento en paralelo durante uno o dos cierres mensuales da seguridad; no debería durar más, porque el trabajo doble reduce la aceptación por parte del equipo.
Ejemplo práctico (simplificado)
Un single family office con 28 estructuras en tres países implanta una nueva plataforma. En el inicio se fijan tres objetivos: una visión mensual consolidada, un expediente KYC completo por estructura y un calendario de cumplimiento. En el concepto, el inventario muestra que los porcentajes de participación difieren entre dos hojas de cálculo: la depuración lleva más tiempo que cualquier trabajo técnico. Tras dos cierres mensuales en paralelo, las posiciones coinciden; la aceptación se recoge en un acta y las hojas antiguas se archivan en modo de solo lectura.
Protección de datos y contrato
Antes de traspasar datos personales deben estar resueltos el contrato de encargo del tratamiento, la lista de subencargados y la ubicación de los datos. La ley federal suiza de protección de datos y el RGPD exigen medidas técnicas y organizativas adecuadas; el family office sigue siendo responsable. Igual de importante es la exportabilidad: ante un cambio posterior de proveedor, los datos deben poder devolverse completos y en forma legible.
Riesgos y contramedidas
Los riesgos típicos de una implantación son conocidos y pueden reducirse con medios sencillos:
- Poco tiempo en el equipo: liberar en parte a los responsables funcionales durante el proyecto y redistribuir las tareas diarias.
- Calidad de datos poco clara: inventario y depuración antes del traspaso, con un responsable por tipo de datos.
- Alcance creciente: priorizar los requisitos y aplazar a propósito las ampliaciones a una segunda fase.
- Falta de aceptación: implicar pronto a los usuarios, formar con los propios datos, introducir primero las mejoras perceptibles.
- Dependencia del proveedor: aclarar de antemano la exportación de datos, la documentación y las reglas contractuales de salida.
- Puesta en marcha sin aceptación: fijar de antemano los criterios de aceptación y confirmarlos por escrito.
En FLIORE
FLIORE apoya la implantación con importaciones de estructuras, personas y extractos bancarios (CAMT.053, MT940), un manual para cada módulo, derechos basados en roles y la exportación completa de los datos. Los datos se guardan en Suiza (región de Zúrich); el contrato de encargo del tratamiento y la lista de subencargados están disponibles.
De un vistazo
| Fases | Inicio, concepto, realización, implantación (inspiradas en HERMES) |
|---|---|
| Camino crítico | Datos: estructuras, personas, posiciones, historial |
| Aceptación | Posiciones, patrimonio neto, beneficiarios efectivos, informes, derechos |
Términos de esta página
- Beneficiario efectivo
- La persona física que en última instancia posee o controla una sociedad, una fundación o un trust, o por cuya cuenta se realiza una transacción.
- Single family office
- Una organización que gestiona exclusivamente el patrimonio y los asuntos de una sola familia.
- camt.053
- Formato XML según ISO 20022 para extractos de cuenta electrónicos, que sustituye al antiguo formato SWIFT MT940.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura una implantación?
Depende del número de estructuras, de bancos y de la calidad de los datos. Lo decisivo es casi siempre la depuración de los datos, no la configuración.
¿Cuánto historial hay que traspasar?
El que exijan la rentabilidad, la fiscalidad y el cumplimiento. A menudo bastan de tres a cinco años de series; las pruebas KYC de las relaciones vigentes se traspasan completas.
¿Hace falta una dirección de proyecto externa?
No necesariamente. Lo decisivo es una persona con tiempo asignado y un mandato. Una dirección de proyecto sin tiempo liberado junto al trabajo diario fracasa a menudo.
¿Cuánto debe durar el funcionamiento en paralelo?
Uno o dos cierres mensuales suelen bastar para reconocer y explicar las diferencias. Un paralelo más largo inmoviliza capacidad y reduce la aceptación.
¿Qué forma parte de la aceptación?
Posiciones conciliadas por cuenta, diferencias de patrimonio neto explicadas, beneficiarios efectivos correctos, informes completos y un concepto de derechos de acceso aplicado.
¿Qué pasa con las hojas de cálculo antiguas?
Se archivan en modo de solo lectura y siguen disponibles durante los plazos de conservación, pero ya no se editan.
¿Cuánto cuesta una implantación?
Además de las licencias, hay tiempo interno y, en su caso, una dirección de proyecto externa y la depuración de datos. El esfuerzo interno es la partida más subestimada; debería figurar expresamente en el presupuesto.
¿Cómo se implica a la familia?
Con los objetivos al principio y con el acceso al portal al final. Entre medias suele bastar una breve información sobre el avance y las fechas; el trabajo técnico corresponde al equipo.
¿Cómo se organiza la formación?
Con los propios datos del family office y por roles: contabilidad, cumplimiento, dirección y familia aprenden cada uno lo que necesitan. Las sesiones breves justo antes de la puesta en marcha funcionan mejor que una formación larga semanas antes; un manual por módulo ayuda después en el día a día.
Fuentes
- HERMES – método de gestión de proyectos de la administración federal suiza
- Ley federal suiza de protección de datos (LPD, RS 235.1) – Fedlex
- Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 – EUR-Lex
- ISO/IEC 27001 – sistemas de gestión de la seguridad de la información
- ISO 20022 – estándar de mensajes (CAMT.053)
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
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