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El cierre anual de todas las estructuras familiares
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
El cierre anual de un family office va más allá de la contabilidad: posiciones de fin de año en cada banco, valoraciones de inversiones ilíquidas, cuentas de cada sociedad, informes a la supervisión de fundaciones, documentación fiscal por persona y un balance patrimonial consolidado. Un calendario fijo de enero a junio, con responsables y los plazos legales de CH, DE y AT, evita agobios con plazos y auditores.
Varios cierres a la vez
Un patrimonio familiar con una holding, una sociedad inmobiliaria, una fundación familiar y patrimonio privado genera cada año varias cuentas anuales, con reglas, destinatarios y plazos distintos. Al mismo tiempo, los miembros de la familia necesitan documentación para sus declaraciones fiscales y el consejo familiar espera una visión de conjunto. Quien aborda estas tareas por separado reúne varias veces los mismos datos y pierde de vista los plazos.
Los plazos legales de un vistazo
| País | Formulación | Aprobación | Publicidad |
|---|---|---|---|
| Suiza | Sin plazo fijo, en la práctica antes de la junta general | Junta general en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (art. 699 CO) | Sin publicidad general para sociedades privadas |
| Alemania | Sociedades de capital pequeñas en seis meses, las demás en tres (§ 264 HGB) | GmbH: hasta el final del octavo mes, GmbH pequeña once meses (§ 42a GmbHG) | A más tardar doce meses tras el cierre del ejercicio (§ 325 HGB) |
| Austria | En cinco meses (§ 222 UGB) | Según el derecho de sociedades | Depósito en el registro mercantil a más tardar nueve meses tras la fecha del balance (§ 277 UGB) |
Calendario de enero a junio
- Enero: pedir a todos los bancos los extractos de fin de año, los certificados fiscales y los resúmenes de rendimientos; conciliar las posiciones por cuenta y cartera.
- Febrero: obtener las valoraciones de las inversiones ilíquidas; los fondos de mercados privados suelen comunicar sus valores anuales solo en primavera: marcar los valores provisionales.
- Febrero a marzo: conciliar periodificaciones, préstamos entre estructuras y prestaciones a miembros de la familia.
- Marzo a abril: elaborar las cuentas de cada sociedad, realizar la auditoría o revisión.
- Abril a junio: juntas generales, acuerdos del consejo de fundación, informes a la autoridad de supervisión de fundaciones.
- En paralelo: documentación fiscal por persona y balance patrimonial consolidado para el consejo familiar.
Fundaciones e impuestos
Las fundaciones supervisadas presentan el informe anual y las cuentas a su autoridad de supervisión; la autoridad federal suiza de supervisión de fundaciones lo exige por regla general en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. La fundación privada austriaca necesita cada año la revisión de su auditor de la fundación. Para las declaraciones fiscales de los miembros de la familia, lo decisivo es que rendimientos, retenciones y patrimonio estén completos por persona y país, incluidos los rendimientos de estructuras que tributan en transparencia.
Ejemplo práctico (simplificado)
Un family office atiende a una holding SA suiza, una GmbH inmobiliaria alemana, una fundación familiar suiza y cuatro particulares en dos países. En diciembre elabora un plan de cierre con 34 tareas, responsables y plazos. Como un fondo de private equity importante solo comunica su valor anual en abril, la holding cierra con un valor actualizado y el efecto se registra en el año siguiente, con una nota en las cuentas. La junta general de la holding se celebra a finales de mayo; la GmbH aprueba sus cuentas en junio y las publica antes de diciembre.
Problemas frecuentes
- Certificados fiscales de algunos bancos que faltan hasta bien entrada la primavera.
- Valoraciones distintas de la misma participación en cuentas distintas.
- Préstamos entre estructuras que no cuadran entre sí.
- Plazos de publicidad olvidados en sociedades alemanas, con un procedimiento sancionador como consecuencia.
- Una visión familiar consolidada que no coincide con las cuentas individuales.
La visión familiar consolidada a fin de año
Además de las cuentas legales, la familia necesita una visión de conjunto a 31 de diciembre: el patrimonio neto de todas las estructuras y del patrimonio privado, a valores de mercado en lugar de valores contables, la evolución del año desglosada en movimientos de mercado, entradas y salidas y revalorizaciones, la rentabilidad obtenida y los costes. Esta visión no es una cuenta legal y sigue sus propias reglas: las participaciones se ven por transparencia, los préstamos dentro de la familia se compensan y los impuestos diferidos pueden mostrarse en una línea propia.
Es importante el puente con las cuentas individuales: para cada estructura debería poder explicarse por qué el valor contable de las cuentas difiere del valor de mercado de la visión familiar, normalmente por el principio de prudencia contable y por reservas ocultas no afloradas. Este puente genera confianza en la familia, los asesores y los auditores, porque muestra que ambas cifras proceden de los mismos datos.
En FLIORE
FLIORE lleva posiciones, valoraciones y documentos por estructura a la fecha de referencia, anota en el calendario de cumplimiento los plazos de cierre, de junta general y de supervisión y genera el balance patrimonial consolidado con los mismos datos. Auditores y asesores fiscales reciben derechos de lectura limitados en el tiempo y registrados.
De un vistazo
| Suiza | Junta general en seis meses (art. 699 CO) |
|---|---|
| Alemania | Publicidad a más tardar doce meses tras el cierre del ejercicio (§ 325 HGB) |
| Austria | Depósito en el registro mercantil en nueve meses (§ 277 UGB) |
| Cuello de botella | Valores tardíos de fondos de mercados privados y certificados fiscales con retraso |
Términos de esta página
- Fundación familiar
- Una fundación cuyo fin sirve principalmente a los intereses de una o varias familias.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debe empezar la planificación del cierre?
En diciembre del año en curso, con tareas, responsables y plazos para todas las estructuras. Así pueden pedirse a tiempo la documentación bancaria y las valoraciones.
¿Cómo se tratan las valoraciones tardías de los fondos?
Con el último valor disponible, actualizado por las llamadas de capital y las distribuciones, y una nota en las cuentas. La diferencia se registra en el año siguiente.
¿Debe formular cuentas una fundación familiar suiza?
Sí, lleva la contabilidad según las reglas del Código de obligaciones. Como fundación familiar no necesita órgano de revisión ni está supervisada.
¿Qué ocurre en Alemania si la publicidad llega tarde?
La Oficina Federal de Justicia abre un procedimiento sancionador. Por eso el plazo de doce meses debería figurar en el calendario.
¿Quién elabora la visión familiar consolidada?
El family office, con los mismos datos que las cuentas individuales, completados con el patrimonio privado y los valores de mercado. No es una cuenta legal, sino una base de dirección.
¿Cuánto tiempo se conservan los documentos?
Según los plazos mercantiles y fiscales de cada país; en Suiza, diez años para los libros y justificantes contables.
¿Qué diferencia hay entre valor contable y valor de mercado?
Las cuentas valoran según el derecho contable, a menudo como máximo al coste de adquisición. La visión familiar muestra los valores de mercado actuales. La diferencia – reservas o cargas ocultas – debería explicarse para cada estructura.
¿Cómo se tratan las prestaciones entre la familia y las sociedades?
Se facturan en condiciones de mercado y se periodifican en las cuentas. Las prestaciones gratuitas o los préstamos sin interés pueden tener consecuencias fiscales y por eso forman parte de la conciliación del cierre.
¿Qué incluye el paquete fiscal por persona?
Rendimientos y retenciones por país, patrimonio a la fecha de referencia, rendimientos de estructuras que tributan en transparencia, intereses de deudas y gastos deducibles, completos y con justificantes, para que el asesor fiscal pueda trabajar sin preguntas.
¿Quién coordina el cierre de todas las estructuras?
Normalmente el CFO o la dirección del family office, con un plan común para contabilidad, auditoría, asesoría fiscal y consejo de fundación. Una persona con la responsabilidad global evita que los plazos se pierdan entre las partes.
Fuentes
- Código suizo de obligaciones (OR/CO, RS 220) – Fedlex
- Código de comercio alemán (HGB), § 325 – publicidad
- Ley alemana de sociedades de responsabilidad limitada (GmbHG), § 42a
- Código empresarial austriaco (UGB) – RIS
- Código civil suizo (ZGB/CC, RS 210) – Fedlex
- Autoridad Federal de Supervisión de Fundaciones
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
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