El modelo de datos del patrimonio familiar

Respuesta breve

Un modelo de datos sólido representa el patrimonio familiar como una red: personas y entidades jurídicas son objetos, roles y participaciones son relaciones fechadas con porcentajes, cuentas y activos pertenecen a entidades jurídicas, y las valoraciones llevan fecha, fuente y divisa. Modelar bien desde el principio historial, datos maestros y divisas originales permite derivar de una sola fuente consolidación, beneficiarios efectivos, declaraciones e informes.

Por qué decide el modelo

Que un family office responda a las preguntas en minutos o en días se decide en su modelo de datos. Si las personas están en varias hojas de cálculo, las participaciones como texto en una columna y las valoraciones sin fecha, no pueden calcularse con fiabilidad ni el patrimonio por rama familiar ni la lista de beneficiarios efectivos. Un buen modelo representa la realidad de forma que cada pregunta recurrente pueda responderse con los mismos datos, sin volver a introducir nada.

Los objetos centrales

Principios

• Una persona, un registro: los datos maestros se llevan una sola vez y se usan en todas partes, sin copiarlos por mandato.
• Relaciones en lugar de texto: roles y participaciones son registros propios con porcentajes y vigencia, no campos de texto libre.
• Conservar el historial: los cambios cierran las entradas antiguas con una fecha en lugar de sobrescribirlas; solo así puede decirse quién tenía derechos y cuándo.
• Mantener la divisa original: la conversión se hace en el análisis, no al guardar.
• El origen de cada cifra: valoraciones con fecha, fuente y método.
• Pista de auditoría: cada cambio con la persona y la hora.

Dos ejes temporales

Para los family offices es especialmente valiosa una distinción: el periodo durante el que un hecho era válido y el momento en que se registró. Si una transmisión de participaciones de marzo se registra en junio, un análisis a abril debe poder mostrar la nueva situación y, al mismo tiempo, debe seguir siendo trazable lo que realmente mostraba un informe de abril. Llevar por separado la fecha de vigencia y el momento de registro responde a ambas preguntas.

Del modelo a las respuestas

1. Patrimonio consolidado: calcular a través de las participaciones con sus porcentajes, convertir las valoraciones a la fecha de referencia a la divisa de reporting.
2. Beneficiarios efectivos: evaluar roles y participaciones según las reglas de cada ordenamiento jurídico.
3. IAI/CRS: clasificación de las entidades jurídicas, personas que ejercen el control a partir de los roles, residencias fiscales con NIF.
4. Plazos: fechas de caducidad de documentos de identidad, poderes y documentos, intervalos de revisión según la calificación del riesgo.
5. Informes: vistas por persona, rama familiar, estructura o clase de activos.

Ejemplo práctico (simplificado)

Un family office llevaba hasta ahora las participaciones en una hoja de cálculo con una columna «propietario». Cuando un hijo recibió como donación el 20 por ciento de la holding, la entrada se sobrescribió. Un año después, el banco preguntó quién era el beneficiario efectivo en el momento de una transacción anterior: la respuesta solo pudo reconstruirse a partir de correos. En el nuevo modelo, la participación antigua termina con una fecha y comienza la nueva; la consulta a una fecha determinada da la respuesta en segundos.

Errores de modelado típicos

La mayoría de los problemas de datos en los family offices se remontan a unos pocos errores de modelado que al principio parecen inofensivos y después salen caros:

• El propietario como campo de texto: quien escribe «familia García» en una columna no puede calcular porcentajes ni determinar a los beneficiarios efectivos.
• Personas copiadas: la misma persona existe en tres mandatos con direcciones distintas; ¿cuál vale?
• Historial sobrescrito: una transmisión de participaciones sustituye la entrada antigua y se pierde la situación anterior.
• Valores convertidos almacenados: los valores se guardan en la divisa de reporting, se pierde la divisa original y los análisis posteriores resultan erróneos.
• Valoraciones sin fecha ni fuente: nadie sabe ya lo actual que es una cifra.
• Documentos sin vínculo: archivos en carpetas en lugar de vinculados a una persona, una entidad jurídica y una fecha de caducidad.

En FLIORE

FLIORE sigue estos principios: las personas se llevan una sola vez y se vinculan a los mandatos mediante roles fechados, las participaciones llevan porcentajes y vigencia, los valores conservan su divisa original y las valoraciones su fecha, y cada cambio figura en la pista de auditoría. De ahí se calculan la consolidación, la evaluación del riesgo, la comprobación previa del IAI/CRS y los informes.

De un vistazo

Términos de esta página

Beneficiario efectivo

La persona física que en última instancia posee o controla una sociedad, una fundación o un trust, o por cuya cuenta se realiza una transacción.

Residencia fiscal

El Estado en el que una persona tributa de forma ilimitada por su domicilio, su estancia u otros criterios.

Patrimonio consolidado

La visión de conjunto del patrimonio de una familia en todos los bancos, estructuras y monedas, en una moneda de reporting.

Registro de auditoría

Registro inalterable que recoge quién creó, modificó, aprobó o eliminó qué datos y cuándo.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• GLEIF – Legal Entity Identifier (ISO 17442)
• ISO 20022 – estándar de mensajes
• OCDE – Estándar Común de Declaración (campos de datos, NIF)
• ISO – códigos de divisas (ISO 4217) y de países (ISO 3166)
• GAFI – guía sobre beneficiarios efectivos

Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.

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