Guía en profundidad · Patrimonio
Construir el marco de reporting de un family office
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
Un marco de reporting define quién recibe qué informes y cuándo, y cómo se obtienen las cifras. Distingue a los destinatarios – consejo familiar, principal, siguiente generación, consejo de fundación, asesores –, fija módulos como patrimonio neto, asignación, rentabilidad, liquidez, riesgos y plazos, y regula el flujo de datos desde el banco, pasando por la conciliación y la valoración, hasta la aprobación a cuatro ojos.
Del informe al marco de reporting
Muchos family offices elaboran buenos informes aislados, pero no un marco de reporting: cada informe se construye desde cero, con sus propias cifras, su propia estructura y su propia fecha de referencia. Eso cuesta tiempo y provoca contradicciones en cuanto dos informes responden de forma distinta a la misma pregunta. Un marco de reporting separa la base de datos de la presentación: las cifras se obtienen una vez, se concilian y se aprueban; los informes son vistas de esas cifras, adaptadas a sus destinatarios.
Destinatarios y sus preguntas
| Destinatario | Pregunta central | Frecuencia | Contenido |
|---|---|---|---|
| Principal o generación fundadora | ¿Dónde está el patrimonio y qué hay que decidir? | Mensual | Patrimonio neto, evolución, decisiones abiertas, liquidez |
| Consejo familiar | ¿Evoluciona el patrimonio según la estrategia? | Trimestral | Asignación frente a la estrategia, rentabilidad frente al benchmark, riesgos |
| Siguiente generación | ¿Qué pertenece a la familia y por qué? | Semestral | Visión simplificada, explicaciones, parte didáctica |
| Consejo de fundación | ¿Cumple la fundación su fin? | En cada sesión | Patrimonio de la fundación, distribuciones, plazos de la autoridad de supervisión |
| Asesores fiscales, auditores | ¿Son correctas las cifras por entidad jurídica? | Anual | Posiciones, rentas, transacciones por estructura y fecha de referencia |
Los módulos de un informe mensual
- Patrimonio neto con la variación respecto al mes anterior y desde el inicio del año, desglosada en movimiento de mercado, entradas y salidas, y revalorizaciones.
- Asignación por clase de activos, divisa y estructura, siempre frente a la asignación estratégica.
- Rentabilidad: ponderada en el tiempo para los mandatos líquidos, IRR y MOIC para las inversiones en mercados privados, siempre con un benchmark.
- Liquidez: fondos disponibles, salidas esperadas como llamadas de capital e impuestos, cobertura.
- Riesgos y anomalías: concentraciones, límites superados, puntos de cumplimiento abiertos.
- Plazos y decisiones de las próximas semanas.
El flujo de datos
- Importar los datos bancarios por vía electrónica (CAMT.053, MT940, extractos de cartera) y excluir duplicados.
- Conciliar las posiciones por cuenta y cartera con los extractos bancarios; aclarar las diferencias.
- Valorar los activos ilíquidos con método, fecha y fuente, o actualizar la valoración.
- Aplicar la transparencia a través de las estructuras y consolidar en la divisa de reporting.
- Control de plausibilidad: explicar las variaciones importantes, señalar las cotizaciones que faltan.
- Aprobación según el principio de los cuatro ojos y después envío o publicación en el portal de clientes.
Controles que generan confianza
Un informe vale lo que valen los controles que lo respaldan. Al menos una vez al mes deberían conciliarse las posiciones con los bancos, comprobarse que las valoraciones están actualizadas y explicarse las variaciones por encima de un umbral. Cada informe aprobado se guarda con su versión, para poder demostrar después qué cifras se comunicaron en cada momento. Los GIPS fijan para las presentaciones de rentabilidad los principios de representación fiel y divulgación completa, una buena referencia también para los informes internos.
Ejemplo práctico (simplificado)
Un single family office elaboraba antes un informe distinto desde Excel para cada reunión familiar. Tras el cambio, las cifras se obtienen cada mes en un solo proceso: los datos bancarios se importan el tercer día hábil, se concilian hasta el quinto y se valoran y aprueban hasta el séptimo. El principal recibe el informe mensual, el consejo familiar un informe estratégico trimestral con las mismas cifras y los hijos una versión simplificada cada seis meses a través del portal. Desde entonces no hay contradicciones entre informes, porque solo existe una base de datos.
Informes para miembros de la familia sin formación financiera
No a todos los miembros de la familia les gusta leer tablas. Para destinatarios sin formación financiera valen tres reglas: primero, una página al principio con los tres a cinco mensajes que de verdad cuentan – patrimonio neto, variación y sus causas, decisión más importante –; segundo, explicaciones en frases completas en lugar de abreviaturas, por ejemplo «Los valores ganaron un 2,1 por ciento en el trimestre, sobre todo por la subida de las acciones; los inmuebles no se revalorizaron»; tercero, gráficos recurrentes, para que los cambios se vean de un vistazo.
Para la siguiente generación funciona bien una breve parte didáctica que explique un tema cada trimestre, por ejemplo la diferencia entre rentabilidad y renta, o el papel de una fundación. La constancia es importante: los mismos términos, el mismo orden y los mismos colores en cada informe. Presentar las cifras de forma distinta cada trimestre crea desconfianza, aunque las cifras sean correctas.
En FLIORE
FLIORE importa los extractos bancarios, consolida el patrimonio a través de todas las estructuras en la divisa de reporting elegida, calcula TWR, IRR y MOIC y genera el informe mensual en PDF. En el portal de clientes, los miembros de la familia solo ven los contenidos publicados; el control de calidad de los datos señala antes de la aprobación las valoraciones desactualizadas y las cotizaciones que faltan.
De un vistazo
| Principio básico | Una base de datos conciliada, muchas vistas |
|---|---|
| Módulos centrales | Patrimonio neto, asignación, rentabilidad, liquidez, riesgos, plazos |
| Controles | Conciliación bancaria, actualidad de las valoraciones, explicación de grandes variaciones, aprobación a cuatro ojos |
Términos de esta página
- Llamada de capital
- Solicitud de un fondo de private equity o de infraestructuras a sus inversores para que desembolsen parte del capital comprometido.
- Principio de los cuatro ojos
- Principio de control según el cual las operaciones importantes, como los pagos, son revisadas y aprobadas por una segunda persona autorizada.
- Single family office
- Una organización que gestiona exclusivamente el patrimonio y los asuntos de una sola familia.
- camt.053
- Formato XML según ISO 20022 para extractos de cuenta electrónicos, que sustituye al antiguo formato SWIFT MT940.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto después del cierre de mes debería estar disponible el informe?
Depende de los datos y de las valoraciones. Son habituales cinco a diez días hábiles. Un proceso fiable y siempre igual importa más que la rapidez.
¿Cómo se tratan las valoraciones tardías de los mercados privados?
Con el último NAV disponible, actualizado por las llamadas de capital y las distribuciones, y con una fecha de valoración visible. Los lectores deben ver lo actual que es un valor.
¿Deben recibir todos los miembros de la familia el mismo informe?
No. El contenido y el nivel de detalle dependen del rol y de los derechos de información, idealmente fijados en el protocolo familiar.
¿Qué indicadores van en la primera página?
Patrimonio neto, variación con sus causas, desviación respecto a la estrategia, liquidez disponible y las decisiones abiertas más importantes.
¿Quién aprueba los informes?
Una segunda persona cualificada después de quien lo elabora; en los informes a órganos, a menudo la dirección del family office.
¿Cuánto tiempo se guardan los informes?
Al menos mientras puedan ser relevantes para decisiones, impuestos o auditorías. Un archivo con versiones muestra qué se comunicó en cada momento.
¿Deben distribuirse los informes en digital o en papel?
Un acceso digital protegido es más seguro que los adjuntos por correo y permite derechos graduados. El papel puede tener sentido en reuniones, pero los ejemplares deberían numerarse y después recogerse o destruirse de forma segura.
¿Quién debería tener acceso a los datos brutos?
El equipo del family office, con roles y derechos, no los destinatarios de los informes. Los destinatarios reciben informes aprobados; los datos brutos solo se facilitan para auditorías o a petición expresa con explicaciones, para que no surjan análisis propios divergentes.
Fuentes
- Global Investment Performance Standards (GIPS) – CFA Institute
- CFA Institute – estándares e investigación
- Institutional Limited Partners Association (ILPA)
- ISO 20022 – estándar de mensajes (CAMT.053)
- IFRS Foundation – principios de la información financiera
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
Más información
Más sobre Patrimonio y reporting
FLIORE en su family office
Vea estructuras, cumplimiento y patrimonio consolidado con sus propias preguntas, en una demostración personal.