Gobernanza
Formar el equipo de un family office: roles, orden, riesgos
Actualizado: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principios editoriales · Otros idiomas: Deutsch · English · Français
Respuesta breve
El equipo de un family office suele empezar con una dirección que tiene la confianza de la familia y un especialista en finanzas y administración. Según el enfoque siguen inversiones, cumplimiento o contabilidad. Mucho se externaliza: gestión de patrimonio, fiscalidad, asesoría jurídica, operación informática. Lo decisivo son roles claros, suplencias y una forma de trabajar que documenta el conocimiento en lugar de guardarlo en la cabeza.
El orden típico
- Dirección: la persona de confianza de la familia, generalista con experiencia de liderazgo.
- Finanzas y administración: contabilidad, pagos, reporting, documentos.
- Función de enfoque: inversiones (CIO) para un patrimonio líquido importante, cumplimiento para muchas estructuras y actividades reguladas.
- Asistencia y servicios a la familia: citas, viajes, inmuebles, seguros.
- Otros especialistas en cuanto el volumen y la complejidad lo justifiquen.
¿Interno o externo?
Lo que exige confianza, visión de conjunto y dirección pertenece al interior: coordinación, reporting, control de los proveedores, preparación de las decisiones. Lo que requiere conocimientos especializados o economías de escala se compra bien fuera: gestión de mandatos concretos, declaraciones fiscales, asesoría jurídica, operación informática, nóminas. La línea se desplaza con el tamaño; un equipo ligero con buena tecnología puede lograr mucho.
Perfiles y selección
Se buscan personas que unan discreción, criterio y conocimientos generalistas. Muchas proceden de la banca privada, la auditoría, el sector fiduciario o las finanzas corporativas. Además de la competencia, cuenta el encaje con la familia: un family office es una organización pequeña con una relación estrecha con sus propietarios. Las referencias y un periodo de prueba con objetivos claros importan más que en las grandes empresas.
Limitar el riesgo de las personas clave
- Dotar a cada rol de un suplente, aunque sea externo.
- Documentar procesos, accesos y plazos en lugar de guardarlos en la cabeza.
- Repartir poderes y firmas autorizadas de forma que nadie tenga que actuar solo.
- Mantener los datos de forma central y no en carpetas y buzones personales.
- Hablar pronto de la sucesión de la dirección del family office.
Remuneración y fidelización
Los family offices compiten con bancos y consultoras por el personal. Además de un salario fijo de mercado, ayudan los componentes a largo plazo, la formación continua y la calidad particular del trabajo: cercanía a las decisiones, variedad y continuidad. Las obligaciones de confidencialidad y las cláusulas de no competencia tienen su lugar en todo contrato de trabajo.
En FLIORE
FLIORE apoya a los equipos ligeros con roles y derechos, tareas con vencimientos, una pista de auditoría y un manual para cada módulo. El conocimiento queda en el sistema cuando cambian las personas, y los nuevos miembros del equipo se orientan antes.
De un vistazo
| Primeras contrataciones | Dirección y finanzas/administración |
|---|---|
| Externalizado habitualmente | Gestión de patrimonio, fiscalidad, asesoría jurídica, operación informática |
| Riesgo principal | Conocimiento concentrado en pocas personas |
Términos de esta página
- Registro de auditoría
- Registro inalterable que recoge quién creó, modificó, aprobó o eliminó qué datos y cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Qué tamaño tiene un equipo típico de family office?
La horquilla es amplia, desde una sola persona hasta equipos grandes. Muchos single family offices trabajan con pocos empleados y socios externos.
¿Hace falta un CIO propio?
A menudo sí, para un patrimonio líquido importante gestionado de forma activa. Cuando el patrimonio está sobre todo en una empresa o en inmuebles, suele bastar con supervisar a gestores externos.
¿Deberían trabajar miembros de la familia en el family office?
Puede tener sentido, pero exige roles claros, condiciones de mercado y una regla para los conflictos entre el rol familiar y el profesional.
¿Cómo se supervisa a la dirección del family office?
A través del consejo familiar, un consejo asesor o el consejo de administración de la sociedad del family office, con objetivos claros, informes periódicos y el principio de los cuatro ojos en las decisiones importantes.
¿Cuánto se tarda en formar un equipo?
Para las primeras funciones clave hay que contar con varios meses, porque los perfiles adecuados escasean y la confianza lleva tiempo. Una solución transitoria con socios externos y buena tecnología cubre esta fase.
Fuentes
- Código suizo de obligaciones (OR/CO, RS 220) – Fedlex
- Código civil alemán (BGB), contrato de servicios, §§ 611 y ss.
- STEP – Society of Trust and Estate Practitioners
Esta página sirve de orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Las fuentes legales citadas prevalecen en su versión aplicable.
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