Gouvernance
Constituer l’équipe d’un family office : rôles, ordre, risques
Mise à jour: · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español
Réponse courte
L’équipe d’un family office commence en général par une direction qui a la confiance de la famille et un spécialiste des finances et de l’administration. Selon l’orientation suivent les placements, la conformité ou la comptabilité. Beaucoup reste externalisé : gestion de fortune, fiscalité, droit, exploitation informatique. L’essentiel : des rôles clairs, des suppléances et une manière de travailler qui documente le savoir au lieu de le garder en tête.
L’ordre typique
- Direction : la personne de confiance de la famille, généraliste avec une expérience de conduite.
- Finances et administration : comptabilité, paiements, reporting, documents.
- Fonction d’orientation : placements (CIO) pour un patrimoine liquide important, conformité pour de nombreuses structures et des activités réglementées.
- Assistance et services à la famille : rendez-vous, voyages, immeubles, assurances.
- D’autres spécialistes dès que le volume et la complexité le justifient.
En interne ou à l’extérieur ?
Ce qui exige la confiance, une vue d’ensemble et le pilotage relève de l’interne : coordination, reporting, contrôle des prestataires, préparation des décisions. Ce qui requiert une expertise spécialisée ou des effets d’échelle s’achète bien à l’extérieur : gestion de mandats individuels, déclarations d’impôt, conseil juridique, exploitation informatique, salaires. La limite se déplace avec la taille ; une équipe légère dotée d’une bonne technologie peut accomplir beaucoup.
Profils et recrutement
On cherche des personnes qui allient discrétion, jugement et connaissances généralistes. Beaucoup viennent de la banque privée, de l’audit, de la fiduciaire ou de la finance d’entreprise. Outre les compétences, l’adéquation avec la famille compte : un family office est une petite organisation en relation étroite avec ses propriétaires. Les références et une période d’essai avec des objectifs clairs comptent davantage que dans les grandes entreprises.
Limiter le risque lié aux personnes clés
- Doter chaque rôle d’un suppléant, même externe.
- Documenter processus, accès et délais au lieu de les garder en tête.
- Répartir procurations et pouvoirs de signature de façon que personne ne doive agir seul.
- Tenir les données de manière centrale plutôt que dans des dossiers et messageries personnels.
- Aborder tôt la succession de la direction du family office.
Rémunération et fidélisation
Les family offices sont en concurrence avec les banques et les cabinets de conseil pour le personnel. Outre un salaire fixe conforme au marché, des composantes à long terme, la formation continue et la qualité particulière du travail aident : proximité des décisions, variété et continuité. Des obligations de confidentialité et des clauses de non-concurrence ont leur place dans chaque contrat de travail.
Dans FLIORE
FLIORE soutient les équipes légères avec des rôles et des droits, des tâches avec échéances, une piste d’audit et un manuel pour chaque module. Le savoir reste dans le système lors des changements de personnes, et les nouveaux membres de l’équipe trouvent plus vite leurs repères.
En bref
| Premières embauches | Direction et finances/administration |
|---|---|
| Typiquement externalisé | Gestion de fortune, fiscalité, droit, exploitation informatique |
| Risque principal | Un savoir détenu par quelques personnes seulement |
Termes de cette page
- Piste d’audit
- Journal inaltérable qui enregistre qui a créé, modifié, approuvé ou supprimé quelles données, et quand.
Questions fréquentes
Quelle est la taille typique d’une équipe de family office ?
La fourchette est large, d’une seule personne à de grandes équipes. Beaucoup de single family offices travaillent avec quelques collaborateurs et des partenaires externes.
Faut-il un CIO dédié ?
Souvent oui, pour un patrimoine liquide important géré activement. Lorsque le patrimoine se trouve surtout dans une entreprise ou dans l’immobilier, la surveillance de gérants externes suffit souvent.
Des membres de la famille devraient-ils travailler dans le family office ?
Cela peut avoir du sens, mais exige des rôles clairs, des conditions conformes au marché et une règle pour les conflits entre rôle familial et rôle professionnel.
Comment la direction du family office est-elle surveillée ?
Par le conseil de famille, un conseil consultatif ou le conseil d’administration de la société de family office – avec des objectifs clairs, des rapports réguliers et le principe des quatre yeux pour les décisions importantes.
Combien de temps faut-il pour constituer une équipe ?
Pour les premières fonctions clés, il faut compter plusieurs mois, parce que les profils adaptés sont rares et que la confiance prend du temps. Une solution transitoire avec des partenaires externes et une bonne technologie permet de passer cette phase.
Sources
- Code des obligations (CO, RS 220) – Fedlex
- Code civil allemand (BGB), contrat de service, §§ 611 ss
- STEP – Society of Trust and Estate Practitioners
Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.
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