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Un cahier des charges pour le logiciel de family office

Mise à jour: 14 novembre 2026 · Leutrim Miftaraj, FLIORE · Principes rédactionnels · Autres langues: Deutsch · English · Español

Réponse courte

Un cahier des charges décrit ce que le logiciel d’un family office doit faire avant de comparer les fournisseurs : objectifs, personnes concernées, contexte du système, exigences fonctionnelles, exigences de qualité comme la sécurité et le lieu de stockage des données, et contraintes comme la protection des données et la conservation. Chaque exigence reçoit une priorité et un critère d’acceptation vérifiable. Les offres deviennent comparables et la réception univoque.

Pourquoi un cahier des charges avant le choix

Sans exigences écrites, un family office compare des présentations plutôt que des solutions : chaque fournisseur montre ses forces, et à la fin c’est l’impression d’ensemble de la présentation qui décide. Un cahier des charges inverse la démarche. Il consigne ce dont l’organisation a elle-même besoin, le pondère et rend vérifiable si une solution y répond. La méthode suit l’ingénierie des exigences telle que la décrivent par exemple l’International Requirements Engineering Board (IREB) et la norme ISO/IEC/IEEE 29148.

Structure du cahier des charges

Objectifs : quels résultats le logiciel doit-il permettre, comme une vue mensuelle consolidée ou un dossier KYC vérifiable ?
Parties prenantes : direction, comptabilité, conformité, famille, conseillers, réviseurs – avec leurs attentes.
Contexte du système : banques, comptabilité, messagerie, signature, portails des autorités et leurs interfaces.
Exigences fonctionnelles : ce que le système doit faire.
Exigences de qualité : avec quel niveau il doit le faire, comme sécurité, disponibilité, facilité d’utilisation, exportabilité.
Contraintes : droit, lieu des données, conservation, budget, calendrier.
Priorisation et critères d’acceptation pour chaque exigence.

Exemples d’exigences

Extrait d’un cahier des charges (priorité selon MoSCoW)
ID	Exigence	Priorité	Critère d’acceptation
F-01	Représenter les structures avec pourcentages de participation et validité sur un nombre illimité de niveaux	Must	Une structure à quatre niveaux est saisie ; le patrimoine par personne correspond au calcul manuel
F-02	Déterminer les ayants droit économiques par ordre juridique	Must	Pour un cas test, le système fournit les personnes attendues pour CH et DE
F-03	Importer les relevés bancaires au format CAMT.053 et détecter les doublons	Must	Un relevé importé deux fois ne crée pas d’écritures à double
F-04	Signaler 60 jours à l’avance les pièces d’identité et procurations qui expirent	Should	Un document test qui expire dans 59 jours apparaît au calendrier
Q-01	Les données sont stockées en Suisse	Must	Lieu des données assuré contractuellement et liste des sous-traitants
Q-02	Connexion à deux facteurs pouvant être imposée à toute l’organisation	Must	Une connexion sans second facteur est refusée
Q-03	Export complet des données dans un format ouvert	Must	L’export de toutes les structures, personnes, valeurs et documents est possible sans le fournisseur

Rédiger de bonnes exigences

Une bonne exigence est univoque, vérifiable et neutre quant à la solution. « Le système doit être convivial » n’est pas une exigence vérifiable ; « Après une introduction d’une heure, une collaboratrice de la comptabilité saisit sans aide une nouvelle société avec trois associés » l’est. Les critères d’acceptation peuvent suivre le schéma « Étant donné – Lorsque – Alors » : étant donné un mandat avec une pièce d’identité échue, lorsque le calendrier est ouvert, alors le document apparaît comme en retard. Pour les exigences de qualité, l’ISO/IEC 25010 fournit une structure, par exemple selon la sécurité, la fiabilité, la facilité d’utilisation et la portabilité.

Prioriser

Toutes les exigences n’ont pas la même importance. La méthode MoSCoW distingue Must, Should, Could et Won’t-have-this-time. Les exigences Must sont des critères éliminatoires : une solution qui en manque une est écartée. Les exigences Should et Could entrent dans la comparaison avec des pondérations. Qui formule trop d’exigences Must ne trouve aucune solution ; qui en formule trop peu finit par comparer des pommes et des poires.

Exemple pratique (simplifié)

Un multi family office recueille 140 souhaits de l’équipe et de la famille lors de deux ateliers. Après tri, il reste 62 exigences, dont 18 Must. Trois fournisseurs reçoivent le cahier des charges et doivent répondre pour chaque exigence par rempli, partiellement rempli ou non rempli, et proposer des justificatifs. Un fournisseur est écarté parce qu’il n’assure pas un lieu des données en Suisse. Avec les deux autres, les critères d’acceptation sont vérifiés lors d’un essai avec de vraies structures anonymisées – la décision repose sur les résultats, pas sur la présentation.

Du cahier des charges à la décision

Le cahier des charges ne montre sa valeur que dans la comparaison. Une démarche en deux étapes a fait ses preuves : d’abord, les fournisseurs répondent par écrit pour chaque exigence par rempli, partiellement rempli ou non rempli et nomment un justificatif – une fonction, une documentation, une référence. Des exigences Must non remplies conduisent à l’exclusion. Ensuite, les fournisseurs restants vérifient des critères d’acceptation choisis lors d’un essai avec les propres données anonymisées du family office.

L’appréciation utilise une matrice pondérée des fonctions, de la qualité, des coûts sur plusieurs années et du fournisseur – stabilité, support, développement. Il est important de fixer la pondération avant l’ouverture des offres, faute de quoi elle s’adapte inconsciemment au favori. Le résultat est documenté avec sa motivation ; il est en même temps la base du contrat et de la réception ultérieure.

Dans FLIORE

FLIORE peut être testé au regard d’un tel cahier des charges dans un mandat de test : structures sur plusieurs niveaux, ayants droit économiques par ordre juridique, import de relevés bancaires, délais, droits, lieu des données en Suisse et export complet. Le manuel de chaque module aide à rattacher les exigences aux fonctions.

En bref

Méthode	Ingénierie des exigences (IREB, ISO/IEC/IEEE 29148)
Modèle de qualité	ISO/IEC 25010
Priorisation	MoSCoW : Must, Should, Could, Won’t-have-this-time

Termes de cette page

Ayant droit économique: La personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une société, une fondation ou un trust, ou pour le compte de laquelle une transaction est effectuée.
Multi family office: Un prestataire qui s’occupe du patrimoine et des affaires de plusieurs familles non liées entre elles.

Questions fréquentes

Combien d’exigences un cahier des charges doit-il contenir ?

Autant que nécessaire pour couvrir les objectifs. Pour un family office, 40 à 80 exigences clairement formulées sont en général plus parlantes que plusieurs centaines d’exigences vagues.

Qui rédige le cahier des charges ?

Les responsables métier, soutenus par une personne expérimentée en ingénierie des exigences. L’essentiel est que les utilisateurs formulent et acceptent eux-mêmes leurs exigences.

Les fournisseurs devraient-ils aider à rédiger le cahier des charges ?

Plutôt pas avant l’appel d’offres, sinon le cahier des charges serait taillé pour un fournisseur. Les questions des fournisseurs pendant l’appel d’offres sont en revanche utiles.

Qu’est-ce qu’un critère d’acceptation ?

Une condition vérifiable qui décide si une exigence est remplie – idéalement avec un cas test concret.

Comment le cahier des charges est-il utilisé lors de la mise en œuvre ?

Comme base pour la configuration, les cas tests et la réception. On garde ainsi la trace de la fourniture des prestations convenues.

Que comprennent les contraintes ?

Les exigences légales comme la protection des données et la conservation, le lieu des données, le budget, le calendrier et les systèmes existants avec lesquels le logiciel doit fonctionner.

Comment comparer les coûts ?

Par le coût total sur plusieurs années : licences, mise en œuvre, migration des données, temps interne, formation et exploitation. Une entrée bon marché peut coûter plus cher sur cinq ans qu’une licence plus élevée avec moins d’effort.

Comment traiter les exigences Should non remplies ?

Elles entrent dans l’appréciation avec des pondérations et peuvent faire l’objet de négociations, comme une livraison dans une version ultérieure. Les extensions assurées contractuellement devraient être consignées avec une date.

Sources

Cette page sert d’orientation et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Les sources juridiques citées font foi dans leur version applicable.

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